Assistente de Operações e Administração de Construção — CPT-11508

Vaga não está no LinkedIn

🔥 43 minutos atrás

🌏 Qualquer lugar do mundo

⏱ Meio Período

🟡 Pleno

🟠 Sênior

📋 Assistente Administrativo

👻 Score fantasma 25%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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20four7VA

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51 - 200 funcionários

Fundada em 2010

💼 Consultoria

📦 Logística

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA é uma empresa especializada em serviços de assistente virtual que oferece soluções de staffing remoto personalizáveis para negócios de todos os portes. A companhia disponibiliza uma ampla gama de serviços de assistente virtual, incluindo atividades administrativas, suporte ao negócio, marketing e assistência técnica, ajudando os clientes a ganhar eficiência e reduzir custos operacionais. Com uma equipe robusta de assistentes virtuais (VAs) altamente qualificados, a 20four7VA garante que os clientes possam focar no crescimento do negócio enquanto suas diversas necessidades são atendidas por profissionais especializados.

Descrição

• Monitorar um endereço de e-mail exclusivo da empresa para receber faturas, recibos, certificados de seguro (COIs) e documentação de fornecedores • Revisar, organizar e encaminhar documentos e faturas recebidos • Aplicar os códigos corretos de projeto e custos e sinalizar itens que exigem aprovação do cliente • Manter arquivos digitais e documentação dos projetos organizados • Solicitar e acompanhar Certificados de Seguro, formulários W-9, documentação de indenização trabalhista e outros registros de subempreiteiros • Monitorar datas de vencimento e acompanhar pendências relacionadas aos requisitos de conformidade • Auxiliar nas solicitações de serviços públicos, pedidos de licenças e documentação relacionada • Acompanhar aprovações de licenças, inspeções e requisitos de encerramento dos projetos • Auxiliar na elaboração de levantamentos de materiais (takeoffs), cálculos de quantidades, orçamentos, propostas e preparação de licitações • Solicitar e organizar preços e propostas de subempreiteiros e fornecedores • Fazer pedidos de materiais e produtos com fornecedores aprovados • Confirmar preços, disponibilidade e entregas, além de acompanhar pedidos atrasados • Revisar e atualizar cronogramas de projetos no Monday.com • Acompanhar marcos, inspeções, entregas e tarefas dos projetos • Distribuir conjuntos de plantas e informações dos projetos aos subempreiteiros • Manter checklists de abertura de obras, seleções de designers, pastas de projetos e registros de compras organizados • Comunicar-se com clientes e equipes por meio do Gmail e do Slack • Utilizar ChatGPT, Claude e outras ferramentas de IA aprovadas para resumir informações, preparar rascunhos e otimizar fluxos de trabalho • Fornecer suporte operacional e administrativo recorrente dentro de escopos de trabalho definidos

🎯 Requisitos

• Experiência anterior em administração, operações ou coordenação de projetos • Experiência no setor de construção é fortemente desejável • Experiência no suporte a empreiteiros, construtoras, subempreiteiros ou projetos de construção é desejável • Experiência com documentação de construção e coordenação de projetos é desejável • Experiência com orçamentação, levantamentos de materiais (takeoffs), coordenação de licitações ou compras é um diferencial importante • Familiaridade com documentação de conformidade de subempreiteiros é um diferencial • Sólidas habilidades em planilhas, gerenciamento de arquivos e organização • Excelente comunicação escrita e verbal em inglês • Facilidade para aprender processos e terminologia específicos de construção da empresa • Experiência com ChatGPT, Claude ou ferramentas de IA similares é desejável • Perfil altamente organizado e orientado a processos • Grande atenção aos detalhes • Facilidade para gerenciar vários projetos de construção e prazos • Proatividade no acompanhamento de pendências e na identificação de informações ausentes • Capacidade de trabalhar de forma independente dentro de processos estabelecidos • Facilidade para se comunicar com subempreiteiros, fornecedores e membros da equipe interna • Forte capacidade de resolução de problemas e organização • Facilidade para utilizar ferramentas de IA visando melhorar a eficiência • Interesse em se tornar um recurso de suporte operacional de longo prazo • Domínio do Monday.com • Domínio do Gmail / Google Workspace • Domínio do Google Drive • Familiaridade com QuickBooks é desejável • Domínio do Slack • Domínio do ChatGPT • Domínio do Claude AI • Inglês falado e escrito avançado é obrigatório • Disponibilidade de segunda a sexta-feira, aproximadamente das 8h/9h às 13h (CST)

🏖️ Benefícios

• Remuneração competitiva • Pagamentos semanais • Diversas vagas disponíveis • Treinamento gratuito e desenvolvimento de habilidades • Suporte e orientação contínuos • Comunidade ativa sempre pronta para oferecer suporte • Horário de trabalho diário flexível • Trabalho remoto • Jornada parcial de 10 a 20 horas por semana