CPT-11387 Assistente Executivo e Pessoal / Assistente Virtual

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20four7VA

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51 - 200 funcionários

Fundada em 2010

💼 Consultoria

📦 Logística

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA é uma empresa especializada em serviços de assistente virtual que oferece soluções de staffing remoto personalizáveis para negócios de todos os portes. A companhia disponibiliza uma ampla gama de serviços de assistente virtual, incluindo atividades administrativas, suporte ao negócio, marketing e assistência técnica, ajudando os clientes a ganhar eficiência e reduzir custos operacionais. Com uma equipe robusta de assistentes virtuais (VAs) altamente qualificados, a 20four7VA garante que os clientes possam focar no crescimento do negócio enquanto suas diversas necessidades são atendidas por profissionais especializados.

Descrição

• Gerenciar contas de e-mail pessoais e profissionais de ambos os principals • Monitorar e triagear múltiplas caixas de entrada do Gmail e Outlook/Office 365 • Redigir respostas de e-mail para revisão e aprovação • Monitorar e gerenciar chamadas telefônicas recebidas, filtrar chamadores e acompanhar follow-ups • Ser responsável e gerenciar os calendários pessoais e profissionais de ambos os principals • Coordenar reuniões entre múltiplos negócios, equipes e fusos horários • Agendar, reagendar e confirmar reuniões e compromissos • Pesquisar, planejar e reservar viagens domésticas e internacionais complexas • Organizar voos, hotéis, transporte terrestre, estadias prolongadas, acomodações mobiliadas e serviços locais • Gerenciar viagens com pontos e milhas (award travel) • Coordenar viagens em grupo e familiares, incluindo férias, aluguel de temporada, voos, cruzeiros, eventos charter e arranjos via WeTravel • Resolver interrupções de viagem e alterações de itinerário em tempo real • Gerenciar reservas em restaurantes, compromissos, eventos, experiências, equipe doméstica e prestadores de serviços • Pesquisar, comparar e avaliar fornecedores • Coordenar presentes, celebrações, ocasiões especiais e tarefas pessoais • Trabalhar com as equipes executiva, de operações, TI e criativa • Gerenciar tarefas e atividades operacionais por meio do HighLevel CRM e ferramentas compartilhadas • Monitorar tarefas pendentes e prazos em múltiplas empresas • Apresentar opções bem pesquisadas com diferenças, vantagens, desvantagens, custos e uma recomendação • Pesquisar soluções de forma independente antes de escalar problemas • Documentar fluxos de trabalho e desenvolver processos repetíveis e procedimentos operacionais padrão

🎯 Requisitos

• Mínimo de 3 anos de experiência apoiando executivos, proprietários de empresas, indivíduos de alto patrimônio líquido ou famílias como Assistente Executivo, Assistente Pessoal ou Gerente de Propriedade/Doméstico • Experiência comprovada no gerenciamento de calendários e agendas executivas complexas • Forte experiência em organização de viagens domésticas e internacionais • Experiência em reserva de itinerários internacionais complexos • Sólido entendimento de pontos, milhas, parceiros de transferência e programas de recompensas de viagem • Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês • Forte presença profissional ao telefone • Discrição, julgamento e confidencialidade excepcionais • Disponibilidade e capacidade para assinar NDA e lidar com informações sensíveis • Fortes habilidades de resolução de problemas e capacidade de pesquisar soluções de forma independente • Capacidade de antecipar necessidades e agir com iniciativa sem aguardar instruções • Excepcionais habilidades de organização e gerenciamento de tempo • Capacidade de gerenciar múltiplas prioridades entre dois CEOs e várias empresas • Forte atenção aos detalhes e acompanhamento • Disponibilidade para trabalhar em horário comercial fixo no fuso horário Eastern dos EUA • Internet de alta velocidade confiável e ambiente de trabalho profissional e silencioso • Capacidade de trabalhar de forma independente mantendo comunicação consistente • Preferido: experiência apoiando indivíduos ou famílias de alto patrimônio líquido • Preferido: experiência em family office • Preferido: experiência internacional em suporte executivo para viagens prolongadas • Preferido: experiência como agente de viagens ou histórico profissional em planejamento de viagens • Preferido: conhecimento avançado em award travel e programas de fidelidade • Preferido: familiaridade com viagens de luxo, alta gastronomia, hotéis premium e experiências de alto padrão • Preferido: experiência em gerenciamento de projetos; certificação é um diferencial • Preferido: experiência com ferramentas de IA e automação de fluxos de trabalho • Preferido: experiência com Canva ou outra ferramenta criativa/design • Preferido: coordenação de equipe doméstica e prestadores de serviço • Preferido: suporte a múltiplos negócios ou proprietários de empresas simultaneamente • Proficiência em Gmail, Outlook, Microsoft Office 365, Google Calendar, Outlook Calendar, Microsoft Teams, HighLevel CRM, plataformas de reserva de companhias aéreas e hotéis, Seats.aero, AwardTool, Amex Membership Rewards, Capital One, programas de fidelidade de companhias aéreas, WeTravel, Google Workspace, Microsoft Office, ferramentas de produtividade com IA, plataformas de automação de fluxo de trabalho e Canva (preferido) • 40 horas contratadas por semana, de segunda a sexta-feira • Preferência por inglês nível A–B, nativo ou com proficiência quase nativa • Disponibilidade para atuar como contratado independente sob um Master Services Agreement (Contrato de Prestação de Serviços) e Statement of Work (Declaração de Trabalho)

🏖️ Benefícios

• Remuneração competitiva • Pagamentos semanais • Diversas vagas em aberto • Treinamento gratuito e desenvolvimento de habilidades • Suporte e orientação constantes • Uma comunidade vibrante sempre pronta para apoiar você