Business Operations Coordinator

🕒 Abril 20

🇵🇭 Filipinas – Remoto

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

⚙️ Operações de Negócios

👻 Score fantasma 76%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Outsourced Staff

SiteLinkedInTodas as Vagas

51 - 200 funcionários

💼 Consultoria

📣 Marketing

📦 Logística

Consulting • Marketing • Logistics

A Outsourced Staff é uma empresa especializada em fornecer equipes remotas de alto calibre para várias funções, incluindo desenvolvimento de software, suporte de TI, marketing digital e atendimento ao cliente. Com mais de 25 anos de experiência, eles se concentram em conectar empresas com talentos excepcionais para auxiliar no crescimento, garantindo que os candidatos sejam minuciosamente avaliados quanto às habilidades e compatibilidade cultural. A empresa oferece uma ampla gama de soluções terceirizadas, incluindo assistência virtual, desenvolvimento de software e suporte ao cliente, promovendo eficiência e produtividade para seus clientes.

Descrição

• Manage inbox, email triage, and meeting scheduling on behalf of the Founder • Act as gatekeeper to the Founder's time and calendar • Handle DocuSign, documentation, and administrative follow-ups • Prepare materials for meetings, conferences, and travel • Monitor communication channels and ensure timely responses • Maintain HubSpot CRM records, meeting notes, and follow-up actions • Track proposal submissions and associated follow-up tasks • Support coordination of conference meetings and relationship tracking • Keep the pipeline organised and ensure no opportunities fall through the cracks • Coordinate across the consulting team and track internal action items • Support onboarding logistics for new consultants • Ensure tasks are visible, followed up, and completed across the team • Help maintain operational structure as the business continues to grow • Support expense coordination and invoice documentation preparation • Assist with administrative coordination in Xero and ProjectWorks • Maintain organised records of client agreements and project documentation • Liaise with relevant internal contacts to keep financial administration on track • Maintain structured document management across Microsoft 365 and SharePoint • Support internal templates, SOPs, and operational files • Document and refine processes for repeatable tasks • Identify inefficiencies and recommend improvements over time

🎯 Requisitos

• 3 to 5 years in an operations coordinator, business administrator, or senior EA role, ideally within professional services or consulting • Hands-on experience with HubSpot or similar CRM • Comfortable working in Xero and a project management or PSA tool; ProjectWorks experience is a bonus • Proficient in Microsoft 365, including SharePoint, Teams, and Outlook • Strong written and verbal English communication • High level of ownership and accountability, able to operate independently with minimal direction • Organised, detail-oriented, and reliable under pressure • Confident dealing with senior stakeholders and external clients • Comfortable in a fast-moving, growing business where the scope will evolve