Gerente de Operações de Membros e Eventos

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Teamswell

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11 - 50 funcionários

Fundada em 2021

🎯 Recrutamento

👥 RH Tech

🤝 B2B

Recruitment • HR Tech • B2B

A Teamswell é uma empresa de nearshoring e colocação de talentos que conecta empresas dos EUA com talentos profissionais bilíngues e avaliados da América Latina. Eles oferecem serviços de contratação de ponta a ponta — desde a busca, avaliação cognitiva e de idiomas, avaliação de compatibilidade cultural, integração, folha de pagamento, conformidade, até suporte de RH — para que as contratações funcionem como membros completos da equipe, trabalhando nos fusos horários dos EUA. A Teamswell preenche cargos nas áreas de engenharia, dados e IA, segurança e TI, produto, design, marketing, finanças e administração, e operações de atendimento ao cliente, com ênfase na qualidade, economia de custos e colaboração em tempo real.

Descrição

• Coordenar todos os projetos, iniciativas e entregáveis em andamento, garantindo que o trabalho progrida conforme o cronograma e que nada seja esquecido. • Priorizar a carga de trabalho da equipe para assegurar que os recursos estejam focados nas atividades de maior valor. • Gerenciar folhas de ponto de funcionários e contratados. • Coordenar comunicações diárias e facilitar reuniões recorrentes da equipe. • Liderar a comunicação e o reporte entre áreas, fornecendo visibilidade sobre o status dos projetos, riscos, impedimentos e resultados. • Registrar itens de ação, decisões e acompanhamentos de reuniões, garantindo responsabilidade até a conclusão. • Monitorar KPIs organizacionais e manter scorecards, assegurando relatórios precisos e pontuais para reuniões de liderança. • Desenvolver, manter e melhorar continuamente o Manual de Operações da empresa, Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs), fluxos de trabalho e documentação interna. • Identificar oportunidades para melhorar a eficiência operacional por meio de otimização de processos e automação. • Manter sistemas operacionais repetíveis que suportem a escalabilidade do negócio. • Ser responsável pela integridade dos dados do CRM, mantendo registros precisos, atualizados e organizados. • Configurar, manter e otimizar automações, workflows, dashboards e relatórios no HubSpot. • Administrar sistemas da empresa, plataformas de software, licenças de usuários e fornecedores de tecnologia. • Provisionar e desprovisionar acessos de usuários, mantendo a gestão segura de credenciais e padrões de privacidade de dados. • Manter dashboards de relatório operacional e garantir que as métricas organizacionais estejam atualizadas. • Coordenar atividades de onboarding e offboarding para funcionários e contratados, incluindo configuração de contas, acesso a sistemas, coordenação de equipamentos e cronogramas de treinamento. • Realizar cross-training em funções operacionais para garantir continuidade do negócio e suporte durante ausências de funcionários. • Monitorar SLAs de atendimento ao cliente e de resposta inbound para garantir que os padrões de serviço sejam consistentemente alcançados. • Ser responsável pelo calendário de eventos contínuo de 12 meses da organização, abrangendo todos os formatos de evento, incluindo webinars, eventos de networking, jantares para membros, sessões educativas, conferências e eventos especiais. • Desenvolver conceitos de eventos e ideias de conteúdo em colaboração com a liderança e os membros. • Manter playbooks de produção de eventos, templates, cronogramas, checklists e processos de execução padronizados. • Coordenar toda a logística de eventos, incluindo busca de locais, gestão de palestrantes, contratos, catering, requisitos audiovisuais, hospitalidade e experiência dos participantes. • Supervisionar a execução no dia do evento para garantir entrega impecável e experiências excepcionais para os membros. • Construir e gerir relacionamentos com locais, fornecedores, patrocinadores e parceiros externos. • Coordenar atividades de patrocínio, incluindo prospecção, contratação, execução, faturamento e gestão de relacionamento. • Coordenar eventos hospedados por membros e oportunidades de fala que aumentem a visibilidade e o engajamento dos membros. • Garantir que os membros recebam oportunidades contínuas para atuar como palestrantes, anfitriões ou colaboradores ao longo do ano. • Manter registros precisos de eventos, controle de presença e relatórios de resultados dos eventos. • Conduzir avaliações pós-evento, coletar feedback, identificar oportunidades de melhoria e atualizar os playbooks de eventos conforme necessário.

🎯 Requisitos

• Graduação em Administração de Empresas, Gestão de Operações, Marketing, Gestão de Eventos, Hotelaria, Comunicação ou área relacionada é preferencial. • 4+ anos de experiência em Gestão de Operações, Gerenciamento de Projetos, Gestão de Membros, Community Management, Gestão de Eventos, Customer Success ou funções operacionais de liderança semelhantes. • Experiência comprovada em coordenar múltiplos projetos e gerenciar iniciativas cross‑functional em ambientes dinâmicos. • Experiência no planejamento, organização e execução de eventos profissionais do conceito até a conclusão. • Experiência em gestão de fornecedores, patrocinadores, contratos e relacionamentos comerciais externos. • Experiência prática com plataformas de CRM, preferencialmente HubSpot. • Experiência na criação e manutenção de workflows, automações, dashboards e relatórios. • Forte proficiência em Microsoft Office, Google Workspace, softwares de gerenciamento de projetos e plataformas de colaboração. • Experiência em manter documentação operacional, SOPs e bases de conhecimento internas. • Excelentes habilidades de organização, planejamento e gestão do tempo com atenção excepcional aos detalhes. • Capacidade comprovada de gerenciar múltiplas prioridades cumprindo prazos de forma consistente. • Experiência em acompanhar KPIs, preparar relatórios operacionais e apoiar a tomada de decisão executiva. • Capacidade de identificar ineficiências operacionais e implementar melhorias de processo escaláveis. • Excelente comunicação verbal e escrita em inglês. • Fortes habilidades interpessoais com capacidade de construir relacionamentos entre liderança, membros, fornecedores, patrocinadores e stakeholders externos. • Abordagem profissional e orientada ao cliente com habilidades excepcionais de resolução de problemas. • Perfil altamente proativo com forte senso de ownership e responsabilidade. • Habilidades excepcionais de coordenação e execução de projetos. • Perfil analítico com foco em melhoria contínua. • Capacidade de trabalhar de forma autônoma ao mesmo tempo em que colabora efetivamente entre equipes. • Adaptável, com boa capacidade de recursos e confortável em gerenciar prioridades em mudança em um ambiente de alto crescimento.