Assistente Executivo(a) - LATAM

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Veta Virtual

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11 - 50 funcionários

🤝 B2B

☁️ SaaS

⚡ Produtividade

B2B • SaaS • Productivity

Veta Virtual é uma empresa especializada em serviços de recepcionista virtual e assistente virtual. Oferece uma gama de serviços que inclui atendimento telefônico, gestão de chamadas inbound e outbound, agendamento de compromissos e tratamento de overflow de chamadas. Seus serviços são projetados para converter quem liga em clientes, oferecendo experiências personalizadas por meio de recepcionistas humanos, 100% reais, dedicados. A Veta Virtual atua em diversos setores, incluindo jurídico, contábil e médico, ajudando empresas a manter uma imagem profissional, aprimorar o atendimento ao cliente e liberar recursos internos. A empresa enfatiza a interação humana, com recepcionistas que se integram perfeitamente aos provedores de telefonia existentes, oferecendo uma solução com excelente custo-benefício em comparação à contratação de equipe em tempo integral.

Descrição

• Gerenciar agendas executivas complexas — agendamento, priorização e proteção do tempo em múltiplos fusos horários com precisão e antecipação. • Atuar como ponto primário de contato para equipes internas, clientes e parceiros externos, garantindo comunicação clara e pontual em nome da liderança. • Redigir, revisar e gerenciar correspondência de alto nível — e-mails, memorandos, pautas de reunião, documentos de briefing e resumos executivos. • Coordenar de ponta a ponta a logística de viagens nacionais e internacionais, incluindo itinerários, hospedagens e prestação/relatórios de despesas. • Preparar apresentações, relatórios e materiais de apoio para reuniões-chave, sessões do conselho e comunicações com stakeholders. • Acompanhar tarefas, prazos de projeto e follow-ups para garantir que nada seja esquecido e que as prioridades da liderança permaneçam no rumo. • Tratar informações sensíveis e confidenciais com máxima discrição, profissionalismo e integridade em todos os momentos. • Identificar oportunidades para otimizar fluxos de trabalho, implementar ferramentas e melhorar a eficiência operacional no escritório executivo.

🎯 Requisitos

• 3+ anos de experiência como Assistente Executivo, Assistente Pessoal ou Chief of Staff (Chefe de Gabinete) apoiando executivos C-suite ou de nível sênior, preferencialmente em ambiente remoto. • Fluência avançada em inglês — escrito e falado — com gramática excepcional, tom profissional e capacidade de representar a liderança em todas as comunicações. • Domínio de ferramentas de produtividade e colaboração, como Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Drive), Microsoft Office Suite, Zoom e Slack. • Capacidade comprovada de gerenciar agendas complexas e em constante mudança e prioridades concorrentes em múltiplos fusos horários sem falhas. • Atenção excepcional aos detalhes e habilidades organizacionais — você identifica o que outros deixam passar e se antecipa. • Alta inteligência emocional e discrição ao lidar com informações confidenciais, situações sensíveis e relacionamentos em nível executivo. • Fortes habilidades de comunicação escrita — capaz de redigir correspondência refinada, resumir informações com clareza e ajustar o tom conforme o público. • Experiência em coordenar logística de viagens, gestão de despesas e comunicação com fornecedores ou terceiros. • Diferencial: familiaridade com ferramentas de gestão de projetos como Asana, ClickUp, Notion ou Monday.com. • Profissional proativo, autogerido, com alto senso de responsabilidade, forte capacidade de execução e habilidade para atuar de forma independente em um ambiente remoto. • Conhecimento sobre como ferramentas de IA (ChatGPT, Notion AI, etc.) podem otimizar fluxos de trabalho de suporte executivo é um diferencial importante. • É necessário estar localizado(a) na LATAM ou na EUROPA.

🏖️ Benefícios

• 10+ dias de férias remuneradas por ano • Todos os feriados nacionais dos EUA • Vaga 100% remota — trabalhe de qualquer lugar do mundo com um setup profissional de home office • Ambiente dinâmico com reais oportunidades de crescimento, assumir mais responsabilidades e causar impacto visível no nível da liderança • Cultura de apoio e colaboração por meio da Veta Virtual e do nosso cliente — onde suas contribuições são percebidas e valorizadas