Assistente Administrativo Executivo

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🕒 Outubro 22, 2025

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WOW Remote Teams

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1 - 10 funcionários

Fundada em 2021

🤝 B2B

🛍️ Comércio Eletrônico

🎯 Recrutamento

B2B • eCommerce • Recruitment

A WOW Remote Teams é uma empresa que conecta empresas a profissionais virtuais de alto nível da América Latina, incluindo assistentes virtuais, especialistas em marketing digital, desenvolvedores de software, designers gráficos e muito mais. Seus serviços ajudam as organizações a economizar em despesas salariais ao mesmo tempo em que oferecem talentos bilíngues e pré-avaliados. Com foco em processos de contratação ágeis, os clientes podem receber indicações de candidatos em apenas três dias, tornando a WOW Remote Teams uma solução econômica para escalar equipes com eficiência.

Descrição

• Fornecer suporte administrativo e operacional de alto nível a uma organização de saúde dinâmica. • Coordenar e confirmar coletas diárias de laboratório para contas de saúde e prestadores de serviço. • Responder prontamente às consultas de clientes por telefone, e-mail ou SMS — tratando solicitações de coleta, atualizações de resultados e necessidades de suprimentos. • Organizar e manter a documentação de conformidade, incluindo formulários de assinatura em arquivo e verificações de conta. • Gerenciar reservas de viagem, hospedagem e agendas de reuniões para executivos e equipe. • Prestar assistência administrativa abrangente à gerência e à equipe de vendas. • Manter e atualizar sistemas de CRM com prospects de vendas, detalhes de leads e informações de contato precisas. • Auxiliar em ações de prospecção — contatar leads, agendar reuniões e acompanhar propostas. • Apoiar na preparação de proformas, cotações de preços e materiais informativos para clientes e parceiros. • Atuar como contato com fornecedores e parceiros para coordenar entregas de produtos, resolver dúvidas de conta e gerenciar logística. • Colaborar em iniciativas de marketing, incluindo criação de flyers, apresentações e conteúdo digital. • Coordenar convites para eventos educacionais e campanhas de divulgação para públicos-alvo. • Servir como primeiro ponto de contato para comunicações com clientes, garantindo respostas rápidas e profissionais. • Gerenciar consultas de casos de parceiros de saúde, fornecendo atualizações e documentação em tempo hábil. • Rastrear despesas, recibos, faturas e reembolsos; auxiliar em tarefas básicas de contabilidade e bookkeeping. • Coordenar com equipes de flebotomia para coleta de amostras no local e confirmar a logística relacionada. • Garantir coordenação eficiente entre departamentos para manter altos padrões de serviço e eficiência operacional.

🎯 Requisitos

• Proven background in administrative, executive, or operational support roles. • Exceptional written and verbal communication skills in English (Spanish is a plus). • Highly organized, with excellent multitasking and prioritization abilities. • Proficiency in Google Workspace, Excel, and task management platforms (e.g., Monday.com, Slack). • Ability to adapt quickly, learn new systems, and handle confidential information with professionalism. • Comfortable working in a healthcare-related setting and coordinating with clinicians, labs, and vendors. • Available for extended communication hours only when necessary (SMS - Phone calls). • Minimum of 3 years in administrative, operations, or executive assistant roles. • Familiarity with CRM tools, email marketing platforms, and light design applications (e.g., Canva, PowerPoint). • Experience managing multiple projects simultaneously in a remote environment. • Strong interpersonal and problem-solving skills, with a proactive and entrepreneurial mindset. • Excellent attention to detail, time management, and follow-up discipline. • Comfortable balancing day-to-day execution with long-term organizational planning.

🏖️ Benefícios

• Full-time, 100% remote position — available to candidates based in Latin America. • Stable and long-term opportunity in the U.S. healthcare industry. • Direct collaboration with leadership and multi-disciplinary teams. • Exposure to diverse functions, from operations and marketing to client relations and compliance. • Professional growth in a fast-evolving, mission-driven organization.