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Atlas Assistants

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11 - 50 Mitarbeiter

🤝 B2B

⚡ Produktivität

👥 HR Tech

B2B • Productivity • HR Tech

Atlas Assistants ist ein Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, geschulte Executive Assistants bereitzustellen, damit Unternehmerinnen und Unternehmer sowie Fach- und Führungskräfte die Kontrolle über ihre Zeit zurückgewinnen und ihre Effizienz steigern. Der Service bietet erfahrene und geprüfte Executive Assistants, die in einer Vielzahl betrieblicher Abläufe geschult sind, darunter E‑Mail-Management, Kalenderplanung, Reisemanagement und operative Unterstützung. Durch die Implementierung erprobter Systeme und SOPs (Standard Operating Procedures) stellt Atlas Assistants sicher, dass Kundinnen und Kunden Aufgaben effektiv delegieren können – und dadurch mehr Zeit gewinnen, sich auf Unternehmenswachstum und persönliche Lebensqualität zu konzentrieren. Ziel des Unternehmens ist es, die Last administrativer Aufgaben zu reduzieren, indem für die geschäftlichen und persönlichen Bedürfnisse jedes Kunden die ideale Besetzung gefunden, eingestellt und geschult wird.

Beschreibung

• Ensure accurate and timely invoicing for all clients. • Process payroll efficiently with zero discrepancies. • Manage and deliver contracts to clients, ensuring compliance and timely execution. • Reduce outstanding accounts receivable to improve cash flow. • Perform regular account reconciliations to maintain financial accuracy. • Deliver clear and actionable financial reporting and data analysis. • Enhance client satisfaction through proactive billing and contract communications. • Perform daily reconciliation checks between Airtable and Stripe: charges, refunds, and cancellations. • Validate payroll data (hours, rates, bonuses) against approved records. • Confirm EA overtime hours with clients and generate invoices in the correct billing cycle. • Draft, review, and send contracts to EAs and clients using tools like PandaDoc. • Manage contract renewals and updates as needed. • Generate and deliver accurate financial reports weekly. • Conduct account reconciliations within 5 business days of month-end. • Provide administrative and coordination support to other departments (such as TA or Customer Success).

🎯 Anforderungen

• At least 2 years in billing, payroll administration, contracts management, or similar roles. • Strong technical proficiency, communication, and problem-solving skills. • Ability to learn and adapt to new tools quickly is a must. • Experience with Stripe, Airtable, Google Workspace, Zoom, Notion, Slack, PandaDoc, Bill.com, Deel, and Wise/PayPal/Payoneer is a plus, but we are happy to train the right person. • Ability to work US Business Hours (Eastern Time).

🏖️ Vorteile

• Flexible, remote work to fit your lifestyle. • Access to ongoing mentorship, advanced training, and support to enhance your financial and operational expertise. • Join a team that values growth, accountability, and celebrates your success.