Assistant(e) aux opérations et à l'administration dans le secteur de la construction – CPT-11508

Emploi pas sur LinkedIn

🔥 il y a 40 minutes

🌏 N'importe où dans le monde

⏱ Temps Partiel

🟡 Intermédiaire

🟠 Senior

📋 Assistant Administratif

👻 Score fantôme 25%

Ce que ça veut dire : la probabilité que cette offre reste ouverte sans recrutement actif.Comment le lire : 60 % ou plus, on pense que c'est une offre fantôme. Un score plus bas est moins inquiétant.Comment on la calcule : ancienneté, republications, postes ouverts vs taille de l'équipe, rapidité de clôture, et si le salaire est indiqué.À noter : une estimation à partir de données publiques, pas un jugement sur l'entreprise. De vraies offres peuvent avoir un score élevé, alors prenez-le comme un indice, pas comme un fait.

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20four7VA

Site WebLinkedInTous les Emplois

51 - 200 employés

Fondée en 2010

💼 Conseil

📦 Logistique

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA est une entreprise spécialisée dans les services d’assistants virtuels, proposant des solutions de staffing à distance personnalisables pour des entreprises de toutes tailles. Elle offre une large gamme de services d’assistanat virtuel — administratif, support opérationnel, marketing et assistance technique — afin d’aider ses clients à gagner en efficacité et à réduire leurs coûts fixes. Forte d’une équipe solide d’assistants virtuels qualifiés (VAs), 20four7VA permet à ses clients de se concentrer sur la croissance de leur activité tandis que leurs besoins variés sont pris en charge par des professionnels expérimentés.

Description

• Surveiller une adresse e-mail dédiée de l’entreprise pour les factures, reçus, attestations d’assurance et documents des fournisseurs • Examiner, organiser et transmettre les documents et factures reçus • Attribuer les codes projet et codes de coûts appropriés et signaler les éléments nécessitant l’approbation du client • Tenir à jour des dossiers numériques et la documentation des projets de manière organisée • Demander et suivre les attestations d’assurance, formulaires W-9, documents relatifs à l’indemnisation des accidents du travail et autres dossiers des sous-traitants • Surveiller les dates d’expiration et relancer les éléments de conformité en attente • Contribuer aux demandes de raccordement aux services publics, aux demandes de permis et à la documentation associée • Suivre les approbations de permis, les inspections et les exigences de clôture des projets • Contribuer aux métrés, calculs de quantités, estimations, propositions commerciales et préparation des appels d’offres • Solliciter et organiser les tarifs et propositions des sous-traitants et fournisseurs • Passer les commandes de matériaux et de produits auprès de fournisseurs agréés • Confirmer les tarifs, la disponibilité et les livraisons, et relancer les commandes en retard • Examiner et mettre à jour les plannings des projets dans Monday.com • Suivre les jalons, inspections, livraisons et tâches des projets • Distribuer les jeux de plans et les informations relatives aux projets aux sous-traitants • Tenir à jour les check-lists d’ouverture de chantier, les choix du client, les dossiers de projet et les documents d’approvisionnement • Communiquer avec les clients et les équipes via Gmail et Slack • Utiliser ChatGPT, Claude et d’autres outils d’IA approuvés pour synthétiser les informations, préparer des brouillons et fluidifier les processus • Fournir un support récurrent aux opérations et à l’administration dans le cadre de périmètres d’intervention définis

🎯 Exigences

• Une expérience préalable en administration, opérations ou coordination de projets est requise • Une expérience dans le secteur de la construction est fortement souhaitée • Une expérience auprès d’entrepreneurs, constructeurs, sous-traitants ou sur des projets de construction est souhaitée • Une expérience de la documentation de construction et de la coordination de projets est souhaitée • Une expérience en estimation, métrés, coordination d’appels d’offres ou approvisionnement constitue un atout important • La connaissance des documents de conformité des sous-traitants constitue un atout • De solides compétences en tableurs, gestion de fichiers et organisation sont requises • Excellentes capacités de communication écrite et orale en anglais • Aisance pour apprendre les processus et la terminologie propres à l’entreprise dans le secteur de la construction • Une expérience de ChatGPT, Claude ou d’outils d’IA similaires est souhaitée • Très bonne organisation et approche méthodique • Grande attention portée aux détails • Aisance dans la gestion de plusieurs projets de construction et de leurs échéances • Esprit d’initiative pour effectuer les relances et repérer les informations manquantes • Capacité à travailler de manière autonome dans le respect de processus établis • Aisance dans les échanges avec les sous-traitants, fournisseurs et membres de l’équipe interne • Solides capacités de résolution de problèmes et d’organisation • Aisance dans l’utilisation d’outils d’IA pour améliorer l’efficacité • Souhait de devenir une ressource de support opérationnel sur le long terme • Maîtrise de Monday.com • Maîtrise de Gmail / Google Workspace • Maîtrise de Google Drive • La connaissance de QuickBooks est souhaitée • Maîtrise de Slack • Maîtrise de ChatGPT • Maîtrise de Claude AI • Anglais écrit et oral courant indispensable • Disponibilité du lundi au vendredi, environ de 8 h/9 h à 13 h (heure du Centre des États-Unis)

🏖️ Avantages

• Rémunération compétitive • Paiements hebdomadaires • Plusieurs postes sont disponibles • Formation et développement des compétences gratuits • Accompagnement et conseils continus • Communauté dynamique toujours prête à vous accompagner • Horaires de travail quotidiens flexibles • Télétravail • Temps partiel de 10 à 20 heures par semaine