CPT-11269 Assistant(e) de direction et Assistant(e) virtuel(le) — Opérations commerciales

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20four7VA

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51 - 200 employés

Fondée en 2010

🤝 B2B

🛍️ eCommerce

☁️ SaaS

B2B • eCommerce • SaaS

20four7VA est une entreprise spécialisée dans les services d’assistants virtuels, proposant des solutions de staffing à distance personnalisables pour des entreprises de toutes tailles. Elle offre une large gamme de services d’assistanat virtuel — administratif, support opérationnel, marketing et assistance technique — afin d’aider ses clients à gagner en efficacité et à réduire leurs coûts fixes. Forte d’une équipe solide d’assistants virtuels qualifiés (VAs), 20four7VA permet à ses clients de se concentrer sur la croissance de leur activité tandis que leurs besoins variés sont pris en charge par des professionnels expérimentés.

Description

• Gérer et organiser la boîte de réception du dirigeant, son agenda et ses priorités quotidiennes • Aider à planifier les réunions et mettre en place les bonnes pratiques de gestion d'agenda • Coordonner les relances, rappels et actions à entreprendre • Aider à organiser les flux de travail exécutifs et améliorer l'efficacité au quotidien • Assister dans les tâches administratives générales de direction selon les besoins • Examiner et organiser la documentation fournisseurs et les pièces justificatives nécessaires • Demander aux fournisseurs les contrats manquants, les attestations d'assurance, les logos et les documents justificatifs • Maintenir des systèmes de classement organisés pour la documentation événementielle et les actifs numériques • Aider à organiser les photos d'événements et les archives numériques en utilisant les workflows établis • Soutenir la documentation des processus en cours et les améliorations des workflows • Aider aux rapprochements bancaires et des cartes de crédit • Tenir à jour les tableaux et rapports de suivi • Soutenir la préparation de devis et de propositions pour les projets • Aider au nettoyage du CRM et à l'organisation de la base de données • Soutenir les projets administratifs généraux selon les besoins • Recommander et mettre en œuvre des améliorations simples de workflows • Aider à organiser les systèmes Microsoft 365 et les fichiers numériques • Contribuer à la mise en place d'outils de planification, de modèles et d'automatisations métier lorsque cela est pertinent • Rechercher des solutions technologiques qui améliorent l'efficacité opérationnelle • Identifier les opportunités de rationalisation des processus administratifs répétitifs • Aider à maintenir les trackers de projet et la gestion interne des tâches • Aider à organiser les calendriers des réseaux sociaux et les workflows marketing • Examiner les supports marketing et aider à l'organisation du contenu • Soutenir les communications et la gestion des relations avec les fournisseurs • Aider au suivi des leads et à l'administration du développement commercial

🎯 Exigences

• Expérience préalable en tant qu'Assistant(e) de direction ou Assistant(e) administratif(ve) senior requise • Bonne maîtrise de Microsoft 365 souhaitée • Compétences avancées en Excel ou en tableurs souhaitées • Expérience de soutien à des dirigeants ou propriétaires d'entreprise souhaitée • Expérience dans l'organisation des processus et de la documentation d'entreprise • Expérience CRM (Constant Contact appréciée) • Solides compétences organisationnelles et de coordination de projets • Excellente maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral

🏖️ Avantages

• Rémunération compétitive • Paiements hebdomadaires • Plusieurs postes ouverts disponibles • Formation gratuite et montée en compétences • Soutien et accompagnement constants • Une communauté dynamique toujours prête à vous soutenir • Et plus encore !