CPT-11387 Assistant(e) exécutif(ve) et personnel(le) – Assistant(e) virtuel(le)

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20four7VA

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51 - 200 employés

Fondée en 2010

💼 Conseil

📦 Logistique

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA est une entreprise spécialisée dans les services d’assistants virtuels, proposant des solutions de staffing à distance personnalisables pour des entreprises de toutes tailles. Elle offre une large gamme de services d’assistanat virtuel — administratif, support opérationnel, marketing et assistance technique — afin d’aider ses clients à gagner en efficacité et à réduire leurs coûts fixes. Forte d’une équipe solide d’assistants virtuels qualifiés (VAs), 20four7VA permet à ses clients de se concentrer sur la croissance de leur activité tandis que leurs besoins variés sont pris en charge par des professionnels expérimentés.

Description

• Gérer les comptes e‑mail personnels et professionnels des deux dirigeants • Surveiller et trier plusieurs boîtes de réception Gmail et Outlook/Office 365 • Rédiger des réponses e‑mail pour relecture et approbation • Gérer les appels entrants, filtrer les appelants et assurer le suivi des relances • Assurer la gestion des agendas personnels et professionnels des deux dirigeants • Coordonner des réunions entre plusieurs entreprises, équipes et fuseaux horaires • Planifier, replanifier et confirmer réunions et rendez‑vous • Rechercher, planifier et réserver des voyages complexes nationaux et internationaux • Organiser vols, hôtels, transports terrestres, séjours prolongés, logements meublés et services locaux • Gérer les voyages primes (points et miles) • Coordonner les voyages de groupe et familiaux, y compris vacances, locations, vols, croisières, événements affrétés et arrangements WeTravel • Résoudre en temps réel les perturbations de voyage et modifications d’itinéraire • Gérer les réservations de restaurants, rendez‑vous, événements, expériences, personnel domestique et prestataires de services • Rechercher, comparer et sélectionner des prestataires • Coordonner cadeaux, célébrations, occasions spéciales et courses personnelles • Collaborer avec les équipes exécutives, opérations, IT et créatives • Gérer les tâches et activités opérationnelles via HighLevel CRM et outils partagés • Suivre les tâches en cours et les échéances à travers plusieurs sociétés • Présenter des options bien documentées indiquant différences, avantages, inconvénients, coûts et une recommandation • Rechercher des solutions de manière autonome avant d’escalader les problèmes • Documenter les workflows et développer des processus reproductibles ainsi que des procédures opérationnelles standardisées

🎯 Exigences

• Minimum 3 ans d’expérience en soutien d’exécutifs, propriétaires d’entreprise, personnes fortunées ou familles en tant qu’Executive Assistant, Personal Assistant ou Estate/Household Manager • Expérience avérée dans la gestion d’agendas exécutifs complexes • Solide expérience dans l’organisation de voyages nationaux et internationaux • Expérience de réservation d’itinéraires internationaux complexes • Bonne connaissance des points, miles, partenaires de transfert et programmes de récompenses voyage • Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais • Présence téléphonique professionnelle • Discrétion, jugement et confidentialité exceptionnels • Volonté et capacité de signer un NDA et de gérer des informations sensibles • Fortes compétences en résolution de problèmes et capacité à rechercher des solutions de façon autonome • Capacité à anticiper les besoins et à prendre des initiatives sans attendre d’instructions • Compétences organisationnelles et de gestion du temps exceptionnelles • Capacité à gérer plusieurs priorités pour deux PDG et plusieurs entreprises • Grande attention aux détails et suivi rigoureux • Disponibilité pour travailler selon les horaires fixes du fuseau horaire U.S. Eastern • Connexion internet haut débit fiable et environnement de travail professionnel et calme • Capacité à travailler de manière autonome tout en maintenant une communication régulière • Souhaité : expérience auprès de personnes ou familles fortunées • Souhaité : expérience en family office • Souhaité : expérience d’assistance exécutive lors de longs déplacements internationaux • Souhaité : expérience en agence de voyage ou en planification professionnelle de voyages • Souhaité : connaissance avancée des voyages primes et des programmes de fidélité • Souhaité : familiarité avec le voyage de luxe, la haute gastronomie, les hôtels haut de gamme et les expériences premium • Souhaité : expérience en gestion de projet ; une certification est un plus • Souhaité : expérience des outils d’IA et d’automatisation des workflows • Souhaité : expérience de Canva ou autre outil créatif/design • Souhaité : coordination du personnel domestique et des prestataires • Souhaité : soutien simultané à plusieurs entreprises ou dirigeants • Maîtrise de Gmail, Outlook, Microsoft Office 365, Google Calendar, Outlook Calendar, Microsoft Teams, HighLevel CRM, outils de gestion de tâches partagés, plateformes de réservation aérienne et hôtelière, Seats.aero, AwardTool, Amex Membership Rewards, Capital One, programmes de fidélité aérienne, WeTravel, Google Workspace, Microsoft Office, outils de productivité IA, plateformes d’automatisation des workflows et Canva (souhaité) • 40 heures contractuelles par semaine, du lundi au vendredi • Préférence pour l’anglais niveau A–B, natif ou quasi‑natif • Volonté de travailler en tant que prestataire indépendant sous Master Services Agreement et Statement of Work (cahier des charges)

🏖️ Avantages

• Rémunération compétitive • Paiements hebdomadaires • Plusieurs postes ouverts • Formation gratuite et montée en compétences • Support et accompagnement constants • Une communauté dynamique prête à vous soutenir