Assistant(e) Opérations et Administratif(ve)

il y a 3 mois

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Omniscient Digital

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B2B • eCommerce • Marketing

Omniscient Digital est une agence de growth organique spécialisée dans l’accompagnement des éditeurs de logiciels B2B pour transformer le SEO et le contenu en canaux de croissance performants. Elle propose un éventail de services, notamment la stratégie SEO et de contenu, la production de contenu, l’optimisation de contenu, le link building (netlinking) et le web analytics. En privilégiant des solutions sur mesure, Omniscient Digital conçoit des programmes de croissance organique durables, visant à accroître la visibilité sur les moteurs de recherche, générer du trafic et convertir ce trafic en leads pour ses clients.

11 - 50 employés

Fondée en 2019

🤝 B2B

🛍️ eCommerce

Description

• Omniscient Digital est une agence de croissance organique qui collabore avec des entreprises B2B SaaS ambitieuses telles que SAP, Adobe, Loom et Hotjar pour transformer le SEO et le contenu en moteurs de croissance. • À propos du poste : Nous recrutons un(e) Assistant(e) Opérations & Administratif(ve) pour assurer le bon fonctionnement de notre activité sur les volets opérations, ventes et livraison client. • Vous gérerez des tâches administratives essentielles, aiderez à construire des processus reproductibles et soutiendrez la direction durant la montée en charge de l’entreprise, tout en recherchant en permanence des moyens de rendre l’organisation plus efficace grâce à l’IA et à l’automatisation. • Le poste couvre l’ensemble de l’entreprise, y compris le marketing, les ventes, le recrutement et la réussite client. • Excellente opportunité pour une personne organisée, proactive, qui aime bidouiller des outils pour trouver de meilleures façons de faire et qui est en début de carrière, désireuse de progresser. • Si vous aimez la structure, résoudre des problèmes et souhaitez rejoindre une agence en mouvement rapide qui valorise l’autonomie et la prise d’initiative, poursuivez votre lecture. • Nous demandons que ce poste ait au moins 4 heures de chevauchement avec l’heure de l’Est des États‑Unis (US Eastern Time) et idéalement des horaires de travail de 9h à 17h, heure de l’Est. • Vos responsabilités incluent : • Gestion de projet & opérations : assurer le suivi des réunions et ajouter des tâches dans notre outil de gestion de projet ; surveiller Asana pour détecter les tâches en retard ou les blocages et alerter le membre d’équipe approprié ; relancer les feuilles de temps incomplètes des membres de l’équipe ; établir des rapports mensuels de suivi du temps pour aider la direction à comprendre la capacité de l’équipe et les besoins d’embauche ; créer des GPTs personnalisés pour permettre aux équipes clients de rationaliser leur travail et leur recherche ; rédiger des SOPs (procédures opérationnelles standard) pour les tâches administratives récurrentes • Support contenu & éditorial : utiliser des automatisations pour générer des briefs de contenu avec les inputs des équipes clientes ; produire des rapports Clearscope ; importer du contenu dans les systèmes de gestion de contenu des clients comme WordPress et Webflow ; maintenir et mettre à jour les modèles de briefs de contenu client, en veillant à leur alignement avec les personas et les roadmaps • Ventes & marketing : prendre en charge le workflow de publication des podcasts ; effectuer des mises à jour sur le site web de l’entreprise ; réutiliser du contenu via des workflows IA et le téléverser dans l’outil de planification des réseaux sociaux pour approbation ; rédiger les propositions commerciales initiales en utilisant des workflows IA et des modèles de présentation ; organiser les propositions commerciales et les dossiers clients dans Google Drive • Recrutement & People Ops : effectuer le premier tri des candidatures ; planifier les entretiens candidats via Ashby ; soutenir le recrutement pour des rôles spécialisés en configurant le sourcing via Clay et des séquences Ashby ; activer l’accès aux outils et automatisations pour les freelances (Drive, Airtable, etc.) • Prêt à postuler ? Nous recueillerons vos informations et serons ravis de vous rencontrer.

🎯 Exigences

• 2+ years of experience as an Executive Assistant or Operations Assistant in a remote setup • You proactively communicate progress and challenges to keep stakeholders informed. • You have outstanding written and verbal communication skills. • You’re organized, proactive, and resourceful. • You try to solve problems independently before asking for help. • Willingness to learn and take on evolving responsibilities as the team scales • Familiarity with tools like Asana, Airtable, Google Drive, Slack, Notion, 1Password, Calendly, and Fireflies.ai. • Basic understanding of marketing is a strong plus. • You’re meticulous. Whether it be a well-placed comma, a pixel-perfect design, or clear communication, you sweat the details. • You seek feedback. You’re eager to learn new things to grow and improve your skills. • You believe in punctuality. Deadlines are not optional for you. • You’re an intellectually curious critical thinker. Time flies by as you find yourself researching interesting topics or finding creative ways to solve a problem. • You’re process-oriented. You try to be as efficient as possible, usually by creating checklists and systems. You're always looking for ways to improve a process. • You make great decisions quickly. You have a bias toward action and learning on the fly. You don't shy away from making the best decision at the moment, knowing that you can iterate and improve as you go. • You’re adaptable. You're flexible and agile. You realize that things change and often don't work out perfectly, so you do what needs to be done and keep moving forward. • You’re great at working independently. You’re comfortable setting and achieving your own goals and can communicate what you’re working on. You don't need or want to be managed, and you don't depend on stress or high-pressure environments to get shit done. • You're not an asshole. We spend a lot of our days engaging with team members and clients. There's no room for assholes. You're friendly, eager to jump in and take ownership, and love to work as a team to be successful. • The application password is: OPS2025

🏖️ Avantages

• Remote flexibility: We’re a 100% remote company, so you can work from anywhere. • Rapid skill development: Working with us means you’ll get more experience and develop your skills faster than you would at a large, slow-moving company. • Opportunity for responsibility: We offer ample opportunities to take on more responsibility and make a significant impact. • Coaching: We’ll coach you up toward becoming world-class at your function. • Team trips: We take team trips each year to cities like Los Angeles, Boston, Austin, and Chicago to get some time together in person. • Autonomy: We’ll provide you with the trust and space to problem solve and make the role your own.