Assistant(e) Opérations auprès de la Direction — anglais & allemand

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il y a 2 mois

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GWNET: Global Women's Network for the Energy Transition

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Energy • Social Impact • Non-profit

GWNET est une initiative mondiale qui vise à accélérer la transition énergétique en donnant aux femmes les moyens d’agir au sein du secteur de l’énergie. Grâce au networking interdisciplinaire, au plaidoyer, à la formation et au mentoring, GWNET s’emploie à corriger les déséquilibres de genre et à promouvoir, à l’échelle mondiale, des actions intégrant la dimension de genre dans les initiatives liées à l’énergie. L’organisation met également en relation des professionnelles, fournit des ressources de mentoring et met en lumière les contributions des femmes dans les énergies renouvelables et les domaines connexes.

2 - 10 employés

Fondée en 2017

⚡ Énergie

🌍 Impact social

🤝 À but non lucratif

Description

• Gérer de manière proactive des calendriers complexes sur plusieurs fuseaux horaires, prioriser et traiter les demandes de planification, et protéger les temps de concentration de la direction. • Préparer les ordres du jour, gérer la logistique, prendre des notes détaillées (comptes rendus), assister aux réunions au nom des directeurs si nécessaire, et assurer le suivi des actions. • Rédiger, traduire et répondre à des correspondances professionnelles (e-mails, documents, notes) ; coordonner avec les équipes pour obtenir des contributions et maintenir le CRM à jour. • Organiser les déplacements internationaux et nationaux, l’hébergement et les itinéraires pour conférences, présentations commerciales et réunions en personne. • Maintenir à jour les plateformes et les archives administratives, y compris présentations, contrats et autres documents sensibles ; gérer la documentation et le classement. • Aider à l’organisation des événements que OET (Open Energy Transition) organise ou auxquels elle participe. • Fournir un support administratif général : remplir et mettre en forme des candidatures, notes de projet, réponses à appels d’offres, présentations, documents de recherche, demandes de subvention et documentation d’archivage. • Servir d’intermédiaire entre la direction et les équipes internes (Heads of Department, Team Leads, Lead Maintainers). • Fournir une assistance projet : mettre en place des workflows (ex. Asana), relancer les tâches et superviser les tâches de l’équipe de direction pour maintenir le contexte nécessaire à la prise de décision. • Effectuer des tâches administratives ponctuelles liées au Business Development, par ex. identifier des contacts chez des clients potentiels. • Rendre compte au Head of People et travailler en étroite collaboration avec le Finance Manager.

🎯 Exigences

• 3+ ans d’expérience en tant qu’Ops, Assistant(e) de direction/exécutif(ve) ou Assistant(e) administratif(ve), ou en soutien à des managers seniors dans des environnements rapides, très autonomes et en télétravail complet. • Maîtrise de l’anglais et de l’allemand (les deux obligatoires). • Expérience dans la gestion financière, la comptabilité et/ou les systèmes et rapports de paie. • Expérience de soutien simultané à plusieurs dirigeants et de travail transverse entre plusieurs départements (atout). • Expérience en startup, dans le secteur de l’énergie, en soutien au Business Development ou dans des équipes de taille similaire (~50 personnes) (atout). • Expérience dans la rédaction/soumission d’appels d’offres et de demandes de subvention, ainsi que dans des sujets liés à la conformité et au risque (atout). • Grande autonomie, proactivité, sens du détail et sens de l’organisation exceptionnels. • Capacité à gérer des informations sensibles avec intégrité et confidentialité. • Fort sens des responsabilités et capacité à gérer les besoins de plusieurs dirigeants et à re-prioriser en fonction de l’évolution des exigences opérationnelles. • À l’aise avec les outils technologiques : familiarité avec les LLMs, Google Workspace, Discord, HubSpot CRM, Asana, Microsoft 365, Adobe, DocuSign et autres outils de gestion de bureau/projets/tâches. • Excellentes compétences interpersonnelles — chaleureux(se), professionnel(le), sûr(e) de soi et diplomate. • Diplôme universitaire non requis ; l’expérience, les compétences en communication et l’éthique de travail priment.

🏖️ Avantages

• Environnement de travail flexible et 100% en télétravail, avec une forte autonomie et sans micro-management. • Opportunité de soutenir des dirigeants passionnés et investis œuvrant pour un changement sociétal positif dans le secteur de l’énergie. • Culture valorisant la transparence, l’empathie, la confiance, l’humilité, la diversité, la collaboration et la reconnaissance. • Politique de porte ouverte avec retours réciproques et visibilité claire de sa place au sein de l’organisation. • Structure hiérarchique relativement plate où les contributions sont valorisées et les titres moins importants. • Rémunération compétitive avec potentiel d’évolution (les avantages peuvent varier selon votre pays/région de résidence). • Intégration et formation accompagnées, adaptées aux forces, intérêts et ambitions de carrière. • Possibilité de contribuer de manière significative à la culture d’entreprise et aux processus durant la phase de construction.