Assistant(e) administratif(ve) juridique et facturation

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Veta Virtual est une entreprise spécialisée dans les services de standard externalisé (virtual receptionist) et d’assistant(e) virtuel(le) (virtual assistant). Elle propose une gamme de prestations destinées à transformer les appelants en clients grâce à des expériences personnalisées délivrées par des réceptionnistes dédiés, 100 % humains. • Réponse aux appels et gestion des appels entrants et sortants • Prise de rendez-vous • Gestion des débordements d’appels Ses services s’intègrent en toute transparence à vos solutions de téléphonie existantes, offrant une alternative économique à l’embauche de personnel à temps plein. Veta Virtual intervient dans de nombreux secteurs — juridique, comptable, médical, etc. — et aide les entreprises à préserver une image professionnelle, à améliorer la relation client et à libérer des ressources internes.

Description

• En tant qu'assistant(e) administratif(ve) juridique et facturation, vous assisterez l'avocat du cabinet et l'associé gérant sur deux domaines principaux — les opérations administratives juridiques et la préparation de la facturation. • Gérer et filtrer la boîte de réception de l'avocat — organiser la correspondance entrante, signaler les éléments prioritaires, rédiger des réponses et veiller à ce qu'aucun élément important ne soit oublié. • Traiter les appels sortants aux clients via Lawmatics — gérer les relances PNC et les communications clients sensibles au facteur temps nécessitant une attention immédiate, généralement 2 à 3 appels par jour. • Utiliser Lawmatics CRM pour la saisie des clients, la gestion du pipeline et le suivi des communications — contribuer au développement et à l'affinement des workflows internes à mesure que le cabinet étoffe ses systèmes. • Préparer la facturation hebdomadaire — exporter les temps facturables et les frais vers Excel, effectuer une vérification orthographique, corriger les éléments et créer des brouillons de factures précis prêts pour relecture par l'avocat. • Viser à gérer de manière autonome l'émission hebdomadaire des factures une fois la formation terminée — prendre en charge le cycle de facturation depuis la préparation jusqu'à la génération des factures. • Tenir à jour les dossiers clients dans Clio Manage et Lawmatics — garder l'ensemble des enregistrements organisés, actualisés et conformes aux standards du cabinet. • Assurer des tâches administratives ponctuelles et la rédaction de correspondances au besoin — s'adapter rapidement aux priorités changeantes et contribuer là où le cabinet nécessite un soutien.

🎯 Exigences

• Expérience avec Lawmatics ou un CRM juridique similaire — familiarité avec la navigation, la configuration et la gestion des pipelines clients dans une plateforme de gestion de cabinet est fortement souhaitée. • Expérience avec Clio Manage ou un système de gestion de dossiers juridiques similaire est un atout important. • Maîtrise solide d'Excel — à l'aise pour exporter des données, effectuer des vérifications, corriger des éléments et produire des rapports de facturation propres sans supervision. • Expérience préalable en cabinet d'avocats, en administration juridique ou en facturation juridique est souhaitée — mais les candidats disposant d'une solide expérience en facturation et en administration dans d'autres secteurs seront pris en considération. • Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais — vous serez amené(e) à communiquer avec des clients et des avocats au nom du cabinet et votre professionnalisme reflète directement l'image du cabinet. • Grande organisation et sens du détail — l'exactitude de la facturation est impérative et vous accordez une grande importance à la précision de chaque chiffre et de chaque dossier. • Esprit proactif et autonome — vous anticipez les besoins, résolvez les problèmes de manière indépendante et n'attendez pas qu'on vous dise quoi faire ensuite. • À l'aise dans un petit cabinet dynamique où les processus sont encore en cours de construction et où votre contribution à l'amélioration des workflows est réellement appréciée.

🏖️ Avantages

• 10 jours de congés payés par an, plus tous les jours fériés fédéraux des États-Unis. • 100 % en télétravail — possibilité de travailler depuis n'importe où en Amérique latine (LATAM) ou en Europe avec un poste de travail professionnel. • Un poste stable et soutenant au sein d'un cabinet d'avocats boutique où vos compétences organisationnelles et votre rigueur en matière de facturation soutiennent directement la croissance du cabinet et l'expérience client. • Un environnement de travail collaboratif et transparent via Veta Virtual et notre client — où votre fiabilité et votre sens du détail sont véritablement appréciés dès le premier jour.