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Directeur·rice de cabinet et opérations exécutives

Emploi pas sur LinkedIn

🔥 il y a 13 minutes

🇪🇺 Europe – Télétravail

⏰ Temps Plein

🔴 Expert

👩🏽‍✈️ Directeur de cabinet

🗣️🇺🇸🇬🇧 Anglais requis

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Veta Virtual

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11 - 50 employés

💼 Conseil

⚖️ Juridique

🏥 Santé

Consulting • Legal • Healthcare

Veta Virtual est une entreprise spécialisée dans les services de standard externalisé (virtual receptionist) et d’assistant(e) virtuel(le) (virtual assistant). Elle propose une gamme de prestations destinées à transformer les appelants en clients grâce à des expériences personnalisées délivrées par des réceptionnistes dédiés, 100 % humains. • Réponse aux appels et gestion des appels entrants et sortants • Prise de rendez-vous • Gestion des débordements d’appels Ses services s’intègrent en toute transparence à vos solutions de téléphonie existantes, offrant une alternative économique à l’embauche de personnel à temps plein. Veta Virtual intervient dans de nombreux secteurs — juridique, comptable, médical, etc. — et aide les entreprises à préserver une image professionnelle, à améliorer la relation client et à libérer des ressources internes.

Description

• Gérer la liste principale des projets actifs de plusieurs entreprises, notamment les échéances, livrables, responsables et prochaines étapes • Veiller au bon avancement des initiatives majeures et préserver le temps du dirigeant • Relancer de manière proactive les validations, réponses et actions jusqu’à leur clôture • Examiner les rapports financiers, les dashboards d’expérience client et autres documents afin d’identifier les lacunes ou incohérences • Coordonner les équipes internes et les parties prenantes externes, notamment dans le cadre d’une initiative associative à vocation sociale • Être l’interlocuteur·rice de confiance des investisseurs, des particuliers fortunés, des institutions, des cadres dirigeants et des représentants des pouvoirs publics • Participer aux réunions, appels téléphoniques et échanges d’e-mails, y compris en l’absence du dirigeant • Trier les messages et rédiger des correspondances au nom du dirigeant • Veiller à ce que les relances externes importantes soient effectuées dans les délais • Mettre en place et gérer un outil de gestion de projet tel que Notion ou Asana • Remplacer l’utilisation de Google Sheets par des dashboards de suivi des projets et des priorités • Évaluer et déployer de nouveaux outils, notamment des outils d’IA • Créer des processus, modèles et check-lists afin d’assurer la continuité en cas d’absence • Gérer un agenda évoluant rapidement sur plusieurs fuseaux horaires • Préserver du temps pour les tâches prioritaires • Préparer les ordres du jour, notes de contexte et recherches synthétiques pour les réunions clés • Organiser les déplacements en France et à l’international, notamment les vols, hôtels, transports terrestres et itinéraires • Rattaché·e directement au dirigeant senior, en tant que contributeur·rice individuel·le

🎯 Exigences

• Au moins 2 ans d’expérience en tant que Chief of Staff, Office Manager, Executive Assistant, chef·fe de projet ou dans un poste similaire • Solides compétences en gestion de projet et grande rigueur dans le suivi des actions • Capacité à piloter les échéances, à signaler rapidement les points bloquants, à prendre des initiatives et à assurer les relances jusqu’à la finalisation • Très bonne maîtrise des outils technologiques, esprit vif et analytique • Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils • Excellente maîtrise de l’anglais à l’oral comme à l’écrit • Présence dynamique, avenante et professionnelle ; aisance pour échanger avec des collègues, investisseurs, cadres dirigeants et représentants des pouvoirs publics, y compris face caméra • Personne autonome, calme et adaptable, capable de gérer les changements avec aisance et de travailler sans consignes détaillées étape par étape • Disposition à exprimer respectueusement un désaccord ou à relancer le dirigeant, et à recevoir des retours constructifs • Disponibilité selon des horaires réguliers en heure de l’Est des États-Unis ou en heure d’Europe, avec une préférence pour l’heure de l’Est • Résider actuellement en Amérique latine (LATAM) ou en Europe • Atout : expérience auprès d’investisseurs, de particuliers fortunés, d’institutions, de cadres dirigeants ou de représentants des pouvoirs publics, ou formation dans les domaines STEM, de la finance, du secteur associatif, de l’ESG ou du développement durable • Atout : expérience pratique de la mise en place de systèmes de gestion de projet sur Notion, Asana ou un outil similaire, avec dashboards • Atout : expérience dans la création de présentations et de dashboards avec des outils d’IA déployés sur des plateformes telles que Lovable ou Vercel • Atout : expérience du travail avec des équipes distribuées dans les régions EMEA et NAM/LATAM • Envoyer impérativement une courte vidéo de 2 minutes répondant à une question, en anglais clair et assuré

🏖️ Avantages

• Rémunération compétitive en dollars américains, versée régulièrement chaque mois • Possibilité de recrutement à l’issue d’une période contractuelle, avec une phase initiale d’un mois ; les profils performants pourront être recrutés durablement • Poste 100 % en télétravail selon des horaires réguliers, avec une planification en amont des changements liés aux déplacements • Collaboration directe avec un dirigeant senior • Forte autonomie et véritable responsabilité • Culture bienveillante au sein de Veta Virtual et chez le client

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