CPT-11496 Assistente Virtual Executivo e de Equipe

Vaga não está no LinkedIn

🔥 4 minutos atrás

🌏 Qualquer lugar do mundo

⏳ Contrato/Temporário

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 25%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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20four7VA

SiteLinkedInTodas as Vagas

51 - 200 funcionários

Fundada em 2010

💼 Consultoria

📦 Logística

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA é uma empresa especializada em serviços de assistente virtual que oferece soluções de staffing remoto personalizáveis para negócios de todos os portes. A companhia disponibiliza uma ampla gama de serviços de assistente virtual, incluindo atividades administrativas, suporte ao negócio, marketing e assistência técnica, ajudando os clientes a ganhar eficiência e reduzir custos operacionais. Com uma equipe robusta de assistentes virtuais (VAs) altamente qualificados, a 20four7VA garante que os clientes possam focar no crescimento do negócio enquanto suas diversas necessidades são atendidas por profissionais especializados.

Descrição

• Gerenciar o calendário do Outlook do CEO, incluindo agendamentos, reagendamentos, fusos horários e tempo de deslocamento • Preparar briefings de reuniões, pautas e informações relevantes de contexto • Coordenar reservas de viagens e itinerários • Organizar recibos de despesas e documentação comprobatória • Acompanhar prazos, compromissos, participações como palestrante e certificações • Manter prioridades e acompanhamentos organizados • Manter informações de projetos, equipe, fornecedores e pipeline no Airtable • Realizar lançamentos recorrentes de dados, limpeza e manutenção de registros • Atualizar o status dos projetos e manter informações precisas após reuniões e ligações • Gerar relatórios e visualizações básicas sobre prazos, tarefas e atividades do pipeline • Configurar quadros no Trello para novos projetos e organizar documentos de clientes no SharePoint • Dar suporte a listas de inscrições, informações de participantes e lançamentos de dados relacionados a eventos • Pesquisar e selecionar fornecedores de eventos, incluindo locais, catering, audiovisual, produção, locação, transporte e equipe • Solicitar e organizar orçamentos, disponibilidade, COIs, W-9s e informações de fornecedores • Preparar comparativos lado a lado de fornecedores • Manter registros, tarifas, contatos e informações de desempenho dos fornecedores • Acompanhar contratos, depósitos e prazos de pagamento • Coordenar reuniões internas, fazer anotações e acompanhar itens de ação • Formatar e revisar apresentações, relatórios, documentos de run of show e outros materiais para clientes • Organizar arquivos compartilhados, listas de contatos e registros da empresa • Preparar documentos, PDFs e solicitações de assinatura eletrônica • Manter padrões consistentes de arquivamento e nomenclatura • Auxiliar no agendamento de publicações em redes sociais e na manutenção do calendário de conteúdo • Organizar arquivos de vídeo e marketing • Dar suporte a outras tarefas administrativas conforme as necessidades do negócio evoluírem • Prestar serviços definidos e específicos sob um contrato de prestador independente e uma Declaração de Trabalho acordada

🎯 Requisitos

• É altamente desejável ter mais de 3 anos de experiência como Assistente Executivo ou Assistente Administrativo • É altamente desejável ter experiência apoiando um CEO, fundador ou executivo sênior • Experiência com Airtable obrigatória • Sólida experiência com Microsoft 365 / Outlook obrigatória • Sólidas habilidades de lançamento de dados e administração obrigatórias • É altamente desejável ter experiência em pesquisa de fornecedores • Experiência em planejamento de eventos, hotelaria, agências ou organizações sem fins lucrativos será um diferencial • Experiência com SharePoint e Trello desejável • Experiência com agendamento de publicações em redes sociais será um diferencial • Perfil altamente organizado, proativo e confiável • Sólida experiência como Assistente Executivo e em suporte administrativo • Excelente inglês escrito, com forte capacidade de revisão de textos • Confortável em gerenciar prazos e prioridades concorrentes • Forte capacidade de pesquisa e prospecção de fornecedores • Perfil orientado a detalhes, com hábitos precisos de gestão de dados • Capacidade de trabalhar de forma independente e dar andamento às tarefas sem lembretes constantes • Discrição ao lidar com informações confidenciais de clientes, financeiras e contratuais • Confortável em apoiar tanto um CEO quanto uma equipe de projetos mais ampla • Conhecimento de Airtable, Microsoft 365 / Outlook, SharePoint, Trello, Google Docs / Google Sheets e Canva / PowerPoint • Conhecimento prático de plataformas de assinatura eletrônica será desejável • Inglês como idioma preferencial; excelente inglês escrito obrigatório • Disponibilidade de segunda a sexta-feira, entre 9h e 18h no fuso EST • Necessário atuar como prestador independente sob um Master Services Agreement e uma Declaração de Trabalho

🏖️ Benefícios

• Remuneração competitiva • Pagamentos semanais • Diversas vagas disponíveis • Treinamento gratuito e desenvolvimento de habilidades • Suporte e orientação contínuos • Comunidade vibrante, sempre pronta para oferecer suporte • A carga horária poderá aumentar de acordo com o desempenho e o volume de trabalho • Alinhamento de horário com a disponibilidade preferencial do cliente, quando viável