Executive Operations Assistant – Construction Industry

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🕒 Junho 5

🌐 Colômbia, Argentina, +3 outros países – Remoto

🇨🇴 Colômbia – Remoto 🇦🇷 Argentina – Remoto 🇨🇱 Chile – Remoto 🇺🇾 Uruguai – Remoto 🇧🇷 Brasil – Remoto

💵 $800 - $1.500 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

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Assist World

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51 - 200 funcionários

Fundada em 2022

🎯 Recrutamento

🤝 B2B

Recruitment • B2B

<Assist World> Assist World é uma empresa de terceirização e fornecimento de assistentes virtuais que conecta empresas a assistentes remotos qualificados em áreas como administração, contabilidade, atendimento ao cliente, vendas, mídias sociais, e-commerce e funções específicas de cada setor. Oferecem descoberta rápida, pareamento e integração, um painel de gerenciamento com gerentes de contas dedicados e a garantia de satisfação com opções de substituição ou reembolso. A Assist World atende empresas globalmente, enfatiza a contratação flexível e econômica (meio período ou período integral) sem compromissos de longo prazo, e promove um banco de milhares de assistentes pré-selecionados para equipes escaláveis.

Descrição

• Support the Vice President with daily operational and administrative activities • Coordinate priorities across departments • Maintain operational visibility and reporting • Facilitate communication flow between teams • Track follow-through on key initiatives • Coordinate recruiting and onboarding activities • Schedule interviews and communicate with candidates • Maintain employee setup documentation • Support internal employee communications • Assist with QuickBooks-related coordination • Organize accounting documentation • Support financial and operational reporting • Help maintain tracking systems and reporting visibility • Maintain scheduling visibility for active projects • Coordinate production schedules and communications • Support operational continuity across teams and crews • Identify and escalate scheduling conflicts or operational blockers • Monitor and organize executive inboxes • Prioritize incoming communications • Flag urgent and time-sensitive matters • Maintain communication responsiveness across departments

🎯 Requisitos

• Executive Assistant or Executive Support experience • Experience supporting leadership teams remotely • HR support experience • Accounting or financial administrative support experience • Experience coordinating schedules, meetings, and operational follow-ups • Strong organizational skills • Excellent time management • Ability to multitask effectively • Strong written and verbal English communication • High attention to detail • Professionalism and discretion with confidential information • Independent work capability • Strong problem-solving ability • Process improvement mindset • Ability to thrive in a fast-paced environment • Required / Preferred Exposure to QuickBooks, ServiceTitan, Google Workspace, Operational reporting systems

🏖️ Benefícios

• 100% REMOTE • $50 birthday bonus • $200 testimonial bonus • $500 entry monthly raffle • NO TRACKER. NO PROBLEM