IT Executive Assistant

🕒 Junho 21

🇵🇭 Filipinas – Remoto

💵 ₱60.000 - ₱80.000 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 31%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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NightOwl Consulting

SiteLinkedInTodas as Vagas

51 - 200 funcionários

💼 Consultoria

📦 Logística

🏗️ Construção

Consulting • Logistics • Construction

A NightOwl Consulting é uma provedora de Global Business Services (GBS) que conecta empresas a talentos qualificados nas Filipinas para otimizar processos de negócio e reduzir custos de forma significativa. Especializada na formação de equipes para diversas funções — como pré-construção, desenho técnico em AutoCAD, seguros, contabilidade e assistência administrativa — a NightOwl Consulting oferece soluções de offshoring personalizadas, ajustadas às necessidades específicas de cada cliente. Com um modelo de precificação transparente e com excelente relação custo-benefício, a empresa se orgulha de altos níveis de satisfação de clientes e de retenção de colaboradores, ao mesmo tempo em que promove uma cultura de trabalho acolhedora e engajadora. A NightOwl Consulting apoia os negócios recrutando, treinando e gerenciando equipes dedicadas para diversos setores, garantindo maior produtividade a um custo significativamente menor.

Descrição

• Manage the CIO’s calendar and coordinate scheduling across designated IT and Training leaders, proactively resolving conflicts, protecting focus time, and organizing recurring leadership meetings, including monthly Senior Leadership Team sessions. • Prepare meeting agendas, capture and distribute notes, track action items, and follow up on outstanding deliverables to ensure timely completion. • Draft, edit, and manage correspondence on behalf of the CIO and designated leaders; triage incoming requests and direct them to the appropriate stakeholders. • Coordinate domestic and international travel arrangements, develop detailed itineraries, and process expense reports for the CIO and designated leadership team members. • Support contract administration, vendor onboarding, and renewal processes in partnership with procurement teams; monitor key dates and route documentation for review and approval. • Maintain departmental records, distribution lists, organizational charts, and shared documentation, ensuring accuracy, version control, and appropriate access permissions. • Monitor deliverables, milestones, and deadlines across IT initiatives; coordinate cross-functional collaboration and provide leadership with clear visibility into project status and progress. • Handle sensitive personnel, security, financial, and vendor information with the highest level of professionalism, confidentiality, and compliance with company data security policies. • Perform other duties and responsibilities as assigned.

🎯 Requisitos

• Excellent written and verbal communication skills, with the ability to interact professionally and effectively across all levels of the organization. • Advanced proficiency with Microsoft 365 applications, including Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel, and PowerPoint. • Demonstrated ability to handle highly confidential and sensitive information with discretion, professionalism, and sound judgment. • Strong organizational, time management, and follow-through skills, with exceptional attention to detail. • Proven ability to prioritize competing demands, manage multiple tasks simultaneously, and consistently meet deadlines in a fast-paced environment. • Minimum of five (5) years of experience providing executive-level administrative support, preferably supporting multiple senior leaders simultaneously. • Experience within financial services, mortgage lending, banking, or another highly regulated industry is preferred. • Demonstrated success working in dynamic, high-accountability environments requiring strong coordination, communication, and problem-solving skills.

🏖️ Benefícios

• Above market salary • HMO on Day 1 for principal and two dependents • Government-mandated benefits • Performance-based Incentives • Quarterly Company Events • 1,000 PHP De Minimis • Equipment and software provided