Executive Assistant

Vaga não está no LinkedIn

🕒 Julho 28

🇵🇭 Filipinas – Remoto

💵 $1.500 - $2.000 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 32%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Pear Tree.

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1 - 10 funcionários

💼 Consultoria

📦 Logística

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

A Pear Tree é uma empresa de recrutamento e serviços de contratação offshore, nascida em Melbourne, que conecta empresas da Austrália, EUA e Reino Unido diretamente a profissionais offshore qualificados (principalmente das Filipinas) sem sobretaxas de agências. Eles oferecem suporte completo à contratação — sourcing, triagem, avaliações de habilidades, entrevistas em vídeo, verificação de referências — e oferecem assistência com folha de pagamento, Employer-of-Record e conformidade, além de uma garantia de substituição de seis meses. A Pear Tree recruta para funções em TI, vendas & marketing, finanças, criação, administração e operações, enfatizando economia de custos, pagamento direto aos talentos e fluxos de integração seguros.

Descrição

• Provide high-level administrative support to the Managing Director • Proactively manage multiple email inboxes and prioritise communications • Draft correspondence, prepare documents, and respond to enquiries on behalf of the Managing Director where appropriate • Coordinate meetings, appointments, and calendar management • Organise domestic and international travel, accommodation, and itineraries • Prepare agendas, meeting notes, and follow-up action items • Act as the primary administrative support for day-to-day executive activities • Assist with managing projects using the firm's project management software • Monitor project progress and ensure deadlines are met • Develop and improve internal workflows and business processes • Create task lists, monitor outstanding actions, and follow up with team members • Maintain project documentation and process manuals • Identify opportunities to improve operational efficiency through better systems and processes • Prepare executive reports and business performance summaries • Build and maintain management dashboards • Compile operational and project data into meaningful reports • Assist with acquisition and business growth reporting • Present information in a clear and professional format for leadership review • Support data-driven decision-making across the business • Prepare business documentation, presentations, and reports • Maintain organised digital filing systems and documentation • Coordinate internal communications and administrative activities • Assist with event planning and business initiatives where required • Support ad hoc operational and administrative projects • Review existing administrative processes and recommend improvements • Assist with implementing new systems and technologies • Develop Standard Operating Procedures (SOPs) and process documentation • Leverage technology and AI tools to improve productivity and streamline administrative tasks • Support the ongoing growth and scalability of the business

🎯 Requisitos

• Previous experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, or Senior Administrative Coordinator • Exceptional organisational and time management skills • Excellent written and verbal English communication • Strong experience managing executive calendars and email inboxes • Advanced Microsoft Office skills, particularly Excel and PowerPoint • Experience preparing executive reports and business dashboards • Confident using project management software • Strong attention to detail and ability to manage multiple priorities • High level of professionalism, discretion, and confidentiality • Ability to work independently and anticipate business needs • Desirable • Previous experience supporting business owners or senior executives • Experience within a professional services or accounting environment • Experience creating reporting dashboards and executive presentations • Exposure to workflow automation and process improvement initiatives • Experience using AI tools to improve productivity and business administration