Assistente Executivo Sênior do CEO

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Veta Virtual

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11 - 50 funcionários

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☁️ SaaS

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B2B • SaaS • Productivity

Veta Virtual é uma empresa especializada em serviços de recepcionista virtual e assistente virtual. Oferece uma gama de serviços que inclui atendimento telefônico, gestão de chamadas inbound e outbound, agendamento de compromissos e tratamento de overflow de chamadas. Seus serviços são projetados para converter quem liga em clientes, oferecendo experiências personalizadas por meio de recepcionistas humanos, 100% reais, dedicados. A Veta Virtual atua em diversos setores, incluindo jurídico, contábil e médico, ajudando empresas a manter uma imagem profissional, aprimorar o atendimento ao cliente e liberar recursos internos. A empresa enfatiza a interação humana, com recepcionistas que se integram perfeitamente aos provedores de telefonia existentes, oferecendo uma solução com excelente custo-benefício em comparação à contratação de equipe em tempo integral.

Descrição

• Gerenciar e organizar a caixa de entrada, calendário, reuniões, lembretes, anotações e acompanhamentos do CEO — garantindo que nada importante seja esquecido e que o tempo dele esteja sempre protegido e bem aproveitado. • Registrar pendências, ideias, compromissos e itens de ação — transformando entradas vagas ou incompletas em próximos passos claros e organizados, com responsáveis, prazos e prioridades definidos. • Criar e manter sistemas simples e práticos ao redor do CEO — trackers, listas de decisão, briefings semanais, ritmos de acompanhamento e atualizações de status de projetos — para que ele tenha sempre uma visão clara do que requer sua atenção. • Categorizar e priorizar projetos por responsável, prazo, status e decisão necessária — auxiliando o CEO a decidir o que deve ser ativo, delegado, adiado, escalado ou completamente removido da sua responsabilidade. • Fazer follow-up proativo com membros internos da equipe, fornecedores, parceiros, candidatos, advogados e outros stakeholders — mantendo compromissos no prazo e fazendo as coisas avançarem mesmo quando o CEO está focado em outras tarefas. • Liderar ou assumir integralmente determinados projetos e iniciativas estratégicas do início ao fim — reunindo contexto, coordenando as pessoas certas e conduzindo para a conclusão com mínima direção. • Preparar resumos concisos, briefings de reunião, recapitulações e recomendações que ajudem o CEO a tomar decisões mais rápidas e melhor informadas. • Proteger o foco do CEO e, com tato, fazer contrapontos quando ele for o gargalo — confortável em gerenciar para cima (managing up) e desafiar respeitosamente um líder sênior quando a situação exigir. • Coordenar trabalhos entre marketing, vendas, contratação, questões jurídicas e follow-up com fornecedores, operações internas, iniciativas de produto e outros projetos estratégicos conforme necessário.

🎯 Requisitos

• 6+ anos em cargos como Assistente Executivo Sênior, Executive Operations, Projetos Estratégicos, Gerente de Projetos, associado(a) de Chief of Staff ou função de suporte de alto nível similar — com experiência direta apoiando um fundador, CEO, proprietário ou executivo do nível C. • Capacidade comprovada de criar estrutura onde não existe — você constrói sistemas, trackers e ritmos operacionais do zero em vez de esperar que uma configuração perfeita seja entregue. • Experiência sólida em coordenação de projetos com múltiplos stakeholders — você consegue reunir contexto, identificar o que importa, coordenar as pessoas certas e manter o andamento sem perder o fio da meada. • Excelente comunicação escrita e habilidades de síntese — você escreve de forma clara e concisa e sabe adaptar-se à voz e ao estilo de comunicação de outra pessoa. • Forte julgamento independente — você percebe quando algo está incerto, pouco pensado ou não suficientemente bom, e age com base nesse instinto sem precisar ser solicitado. • Confortável com ambiguidade e ambientes de ritmo acelerado — você não precisa que cada passo seja detalhado e não entra em pânico quando as prioridades mudam. • Confortável em gerenciar para cima — você sabe fazer contrapontos respeitosos a um líder sênior, sinalizar gargalos e cobrar o CEO quando isso for necessário para o trabalho. • Experiência em ambiente de trabalho totalmente remoto ou distribuído, com alto grau de independência e responsabilidade. • Proficiência em ferramentas como Google Workspace, Slack, ClickUp, Notion, HubSpot, Airtable ou plataformas equivalentes. • Alto nível de discrição e confiabilidade — você lida com informações sensíveis e confidenciais com profissionalismo absoluto em todos os momentos. • Conforto e proficiência no uso de ferramentas de IA para apoiar pesquisa, elaboração de textos, síntese e criação de fluxos de trabalho são diferenciais importantes.

🏖️ Benefícios

• Salário competitivo em USD — pago de forma consistente todo mês, independentemente de onde você esteja. • 10 dias de férias remuneradas por ano, além de todos os feriados federais dos EUA — além de um dia de PTO dedicado no aniversário, porque ninguém deveria trabalhar no próprio aniversário. • 100% remoto — trabalhe de qualquer lugar da LATAM ou Europa com uma estrutura profissional em casa. • Ambiente de rápido crescimento e ritmo acelerado dentro de uma agência de marketing digital premiada — onde suas habilidades de organização e pensamento estratégico influenciam diretamente a forma como o CEO e a empresa operam. • Cultura colaborativa e de alta confiança na Veta Virtual e em nosso cliente — onde seu julgamento, discrição e capacidade de execução são valorizados e requisitados desde o primeiro dia.