CPT-11387 Assistenz der Geschäftsführung & Persönliche Assistenz (Virtuelle Assistenz)

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20four7VA

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51 - 200 Mitarbeiter

Gegründet 2010

💼 Beratung

📦 Logistik

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA ist ein spezialisierter Dienstleister für virtuelle Assistenz, der anpassbare Remote-Staffing-Lösungen für Unternehmen jeder Größe bereitstellt. Das Angebot umfasst ein breites Spektrum an Leistungen der virtuellen Assistenz – darunter administrative Tätigkeiten, Business Support, Marketing und technische Unterstützung –, damit Kundinnen und Kunden effizienter arbeiten und Gemeinkosten senken können. Mit einem leistungsstarken Team qualifizierter VAs stellt 20four7VA sicher, dass sich Unternehmen auf ihr Wachstum konzentrieren können, während ihre vielfältigen Anforderungen von erfahrenen Fachkräften erfüllt werden.

Beschreibung

• Verwaltung persönlicher und beruflicher E-Mail-Konten für beide Auftraggeber • Überwachen und Priorisieren mehrerer Gmail- und Outlook/Office-365-Postfächer • Entwerfen von E-Mail-Antworten zur Prüfung und Freigabe • Überwachen und Verwalten eingehender Telefonate, Sichten von Anrufern und Nachverfolgung offener Anliegen • Eigenständige Verwaltung der privaten und beruflichen Kalender beider Auftraggeber • Koordination von Meetings über mehrere Unternehmen, Teams und Zeitzonen hinweg • Terminvereinbarung, -verschiebung und -bestätigung für Meetings und Termine • Recherche, Planung und Buchung komplexer nationaler und internationaler Reisen • Arrangement von Flügen, Hotels, Bodentransfer, Langzeitaufenthalten, möblierten Unterkünften und lokalen Dienstleistungen • Verwaltung von Prämienreisen unter Nutzung von Punkten und Meilen • Koordination von Gruppen- und Familienreisen, einschließlich Urlaubsplanungen, Mietobjekten, Flügen, Kreuzfahrten, Charter-Events und WeTravel-Arrangements • Lösung von Reiseunterbrechungen und Reiseroutenänderungen in Echtzeit • Verwaltung von Restaurantreservierungen, Terminen, Veranstaltungen, Erlebnissen, Haushaltsmitarbeitern und Dienstleistern • Recherche, Vergleich und Prüfung von Dienstleistern und Anbietern • Koordination von Geschenken, Feierlichkeiten, besonderen Anlässen und persönlichen Erledigungen • Zusammenarbeit mit Executive-, Operations-, IT- und Kreativteams • Verwaltung von Aufgaben und operativen Tätigkeiten über HighLevel CRM und gemeinsame Tools • Überwachen offener Aufgaben und Fristen in mehreren Unternehmen • Präsentation gut recherchierter Optionen mit Unterschieden, Vor- und Nachteilen, Kostenangaben und einer Empfehlung • Eigenständige Recherche von Lösungen, bevor Themen eskaliert werden • Dokumentation von Arbeitsabläufen und Entwicklung wiederholbarer Prozesse und Standardarbeitsanweisungen (SOPs)

🎯 Anforderungen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Geschäftsinhabern, vermögenden Privatpersonen oder Familien als Executive Assistant, Personal Assistant oder Estate-/Household-Manager • Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung komplexer Führungskräftekalender und Terminpläne • Umfangreiche Erfahrung in der Abwicklung nationaler und internationaler Reisebuchungen • Erfahrung in der Buchung komplexer internationaler Reiserouten • Gutes Verständnis von Punkten, Meilen, Transferpartnern und Vielflieger-/Prämienprogrammen • Hervorragende schriftliche und mündliche Englischkenntnisse • Professionelles Auftreten am Telefon • Ausgeprägtes Diskretions-, Urteilsvermögen- und Vertraulichkeitsbewusstsein • Bereitschaft und Fähigkeit, eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) zu unterzeichnen und mit sensiblen Informationen umzugehen • Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und Fähigkeit zur eigenständigen Recherche von Lösungen • Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen und Initiative zu ergreifen, ohne auf Anweisungen zu warten • Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten • Fähigkeit, mehrere Prioritäten für zwei CEOs und mehrere Unternehmen gleichzeitig zu managen • Hohe Detailgenauigkeit und Verlässlichkeit bei der Nachverfolgung • Bereitschaft zur Arbeit zu festen US-Ostküsten-Geschäftszeiten (U.S. Eastern Business Hours) • Zuverlässiger, schneller Internetzugang und eine professionelle, ruhige Arbeitsumgebung • Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und gleichzeitig eine konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten • Bevorzugt: Erfahrung in der Unterstützung vermögender Privatpersonen oder Familien • Bevorzugt: Erfahrung in Family-Office-Umgebungen • Bevorzugt: Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften bei langfristigen internationalen Reisen • Bevorzugt: Hintergrund als Reiseberater/in oder in der professionellen Reiseplanung • Bevorzugt: Fortgeschrittene Kenntnisse in Prämienreisen und Treueprogrammen • Bevorzugt: Vertrautheit mit Luxusreisen, Fine Dining, Premium-Hotels und hochwertigen Erlebnissen • Bevorzugt: Projektmanagement-Erfahrung; Zertifizierung ist ein Plus • Bevorzugt: Erfahrung mit KI-Tools und Workflow-Automatisierung • Bevorzugt: Erfahrung mit Canva oder anderen Kreativ-/Design-Tools • Bevorzugt: Koordination von Haushaltsmitarbeitern und Dienstleistern • Bevorzugt: Unterstützung mehrerer Unternehmen oder Unternehmer gleichzeitig • Sicherer Umgang mit Gmail, Outlook, Microsoft Office 365, Google Calendar, Outlook Calendar, Microsoft Teams, HighLevel CRM, gemeinsamen Task-Management-Tools, Airline- und Hotel-Buchungsplattformen, Seats.aero, AwardTool, Amex Membership Rewards, Capital One, Vielfliegerprogrammen, WeTravel, Google Workspace, Microsoft Office, KI-Produktivitätstools, Workflow-Automatisierungsplattformen und Canva (bevorzugt) • Vertraglich vereinbarte 40 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag • Englischpräferenz Level A–B, muttersprachlich oder annähernd muttersprachlich • Bereitschaft, als unabhängiger Auftragnehmer unter einem Master Services Agreement und Statement of Work zu arbeiten

🏖️ Vorteile

• Wettbewerbsfähige Vergütung • Wöchentliche Zahlungen • Verschiedene offene Positionen verfügbar • Kostenlose Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten • Kontinuierliche Unterstützung und Anleitung • Eine lebendige Community, die jederzeit Unterstützung bietet