CPT-11508 Assistenz für Bauabläufe und Verwaltung

Stelle nicht auf LinkedIn

🔥 vor 32 Minuten

🌏 Überall auf der Welt

⏱ Teilzeit

🟡 Mittelstufe

🟠 Senior

📋 Administrative Assistenz

👻 Geisterscore 25%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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20four7VA

WebsiteLinkedInAlle Stellen

51 - 200 Mitarbeiter

Gegründet 2010

💼 Beratung

📦 Logistik

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA ist ein spezialisierter Dienstleister für virtuelle Assistenz, der anpassbare Remote-Staffing-Lösungen für Unternehmen jeder Größe bereitstellt. Das Angebot umfasst ein breites Spektrum an Leistungen der virtuellen Assistenz – darunter administrative Tätigkeiten, Business Support, Marketing und technische Unterstützung –, damit Kundinnen und Kunden effizienter arbeiten und Gemeinkosten senken können. Mit einem leistungsstarken Team qualifizierter VAs stellt 20four7VA sicher, dass sich Unternehmen auf ihr Wachstum konzentrieren können, während ihre vielfältigen Anforderungen von erfahrenen Fachkräften erfüllt werden.

Beschreibung

• Ein dediziertes Firmenpostfach auf Rechnungen, Belege, Versicherungsbescheinigungen und Unterlagen von Lieferanten prüfen • Eingehende Dokumente und Rechnungen prüfen, organisieren und weiterleiten • Die korrekten Projekt- und Kostenstellen- bzw. Kostencodes zuordnen und Positionen kennzeichnen, die eine Kundenfreigabe erfordern • Digitale Dateien und Projektdokumentation übersichtlich verwalten • Versicherungsbescheinigungen, W-9-Formulare, Unterlagen zur Arbeitsunfallversicherung und weitere Nachweise von Nachunternehmern anfordern und nachverfolgen • Ablaufdaten überwachen und offene Compliance-Anforderungen nachverfolgen • Bei Anfragen zu Versorgungsleistungen, Genehmigungsanträgen und zugehörigen Unterlagen unterstützen • Genehmigungen, Abnahmen und Anforderungen für den Projektabschluss nachverfolgen • Bei Aufmaßen, Mengenermittlungen, Kalkulationen, Angeboten und der Ausschreibungsvorbereitung im Bauwesen unterstützen • Preisangebote und Vorschläge von Nachunternehmern und Lieferanten einholen und organisieren • Material- und Produktbestellungen bei freigegebenen Lieferanten platzieren • Preise, Verfügbarkeit und Lieferungen bestätigen sowie verspätete Bestellungen nachverfolgen • Projektpläne in Monday.com prüfen und aktualisieren • Meilensteine, Abnahmen, Lieferungen und Projektaufgaben nachverfolgen • Planunterlagen und Projektinformationen an Nachunternehmer weitergeben • Checklisten zur Eröffnung von Baustellen, Designauswahlen, Projektordner und Beschaffungsunterlagen verwalten • Über Gmail und Slack mit Kunden und Teams kommunizieren • ChatGPT, Claude und andere freigegebene KI-Tools zum Zusammenfassen von Informationen, Erstellen von Entwürfen und Optimieren von Arbeitsabläufen nutzen • Wiederkehrende operative und administrative Unterstützung im Rahmen festgelegter Leistungsumfänge leisten

🎯 Anforderungen

• Mehrjährige Erfahrung in der Verwaltung, im operativen Geschäft oder in der Projektkoordination erforderlich • Erfahrung in der Baubranche stark bevorzugt • Erfahrung in der Unterstützung von Bauunternehmen, Bauherren, Nachunternehmern oder Bauprojekten bevorzugt • Erfahrung mit Baudokumentation und Projektkoordination bevorzugt • Erfahrung in Kalkulation, Aufmaß, Angebotskoordination oder Beschaffung ist von großem Vorteil • Kenntnisse der Compliance-Dokumentation von Nachunternehmern von Vorteil • Sehr gute Kenntnisse in der Arbeit mit Tabellenkalkulationen, Dateiverwaltung und Organisation erforderlich • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation auf Englisch • Bereitschaft, unternehmensspezifische Bauprozesse und Fachbegriffe zu erlernen • Erfahrung mit ChatGPT, Claude oder vergleichbaren KI-Tools bevorzugt • Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und prozessorientierte Arbeitsweise • Ausgeprägte Detailgenauigkeit • Sicherer Umgang mit mehreren Bauprojekten und Fristen • Proaktive Arbeitsweise bei Nachverfolgungen und beim Erkennen fehlender Informationen • Fähigkeit, innerhalb etablierter Prozesse selbstständig zu arbeiten • Sicheres Kommunizieren mit Nachunternehmern, Lieferanten und internen Teammitgliedern • Ausgeprägte Problemlösungs- und Organisationsfähigkeit • Bereitschaft, KI-Tools zur Effizienzsteigerung einzusetzen • Interesse daran, langfristig als operative Unterstützung tätig zu sein • Sehr gute Kenntnisse in Monday.com • Sehr gute Kenntnisse in Gmail / Google Workspace • Sehr gute Kenntnisse in Google Drive • Kenntnisse in QuickBooks bevorzugt • Sehr gute Kenntnisse in Slack • Sehr gute Kenntnisse in ChatGPT • Sehr gute Kenntnisse in Claude AI • Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse erforderlich • Verfügbarkeit montags bis freitags, ungefähr von 8:00/9:00 Uhr bis 13:00 Uhr CST

🏖️ Vorteile

• Wettbewerbsfähige Vergütung • Wöchentliche Zahlungen • Verschiedene offene Stellen verfügbar • Kostenlose Schulungen und Weiterbildungen • Kontinuierliche Unterstützung und Anleitung • Eine lebendige Community, die jederzeit Unterstützung bietet • Flexible tägliche Arbeitszeiten • Remote-Arbeit • Teilzeitbeschäftigung mit 10–20 Stunden pro Woche