CPT-11113 Virtueller Projektkoordinator & Administrator

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20four7VA

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51 - 200 Mitarbeiter

Gegründet 2010

🤝 B2B

🛍️ eCommerce

☁️ SaaS

B2B • eCommerce • SaaS

20four7VA ist ein spezialisierter Dienstleister für virtuelle Assistenz, der anpassbare Remote-Staffing-Lösungen für Unternehmen jeder Größe bereitstellt. Das Angebot umfasst ein breites Spektrum an Leistungen der virtuellen Assistenz – darunter administrative Tätigkeiten, Business Support, Marketing und technische Unterstützung –, damit Kundinnen und Kunden effizienter arbeiten und Gemeinkosten senken können. Mit einem leistungsstarken Team qualifizierter VAs stellt 20four7VA sicher, dass sich Unternehmen auf ihr Wachstum konzentrieren können, während ihre vielfältigen Anforderungen von erfahrenen Fachkräften erfüllt werden.

Beschreibung

• Aktive Verwaltung und Überprüfung des Projektzeitplans, um sicherzustellen, dass Baustellen-Teams, Subunternehmer und Zeitpläne aufeinander abgestimmt bleiben • Einreichen, Nachverfolgen und Nachhaken bei Baugenehmigungen; Koordination der laufenden Dokumentation mit Architekten und Dritten • Unterstützung des Geschäftsinhabers bei der Beschaffung und Koordination von Materialien für aktive Baustellen • Effizientes Erstellen, Verfassen und Finalisieren von Kostenvoranschlägen für Kundenprojekte, damit zeitkritische Chancen nicht verpasst werden • Systematische Erstellung und Versendung von Kundenrechnungen • Nutzung von Xero zur Überprüfung laufender Finanztransaktionen, um sicherzustellen, dass Materialkosten und Betriebsausgaben korrekt gekennzeichnet und den jeweiligen aktiven Projekten zugeordnet werden • Führung professioneller Telefonate und Kontaktaufnahme zur Nachverfolgung mit Lieferanten, Kunden oder kommunalen Behörden • Einsatz bereitgestellter KI-Tools zur Unterstützung beim Veröffentlichen, Terminieren oder Koordinieren vorgefertigter Blogbeiträge und Social-Media-Updates (Facebook/Instagram)

🎯 Anforderungen

• Erforderliche Erfahrung & Fähigkeiten • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Outlook und grundlegenden Office‑Verwaltungstools • Vertrautheit mit Cloud-Accounting-Plattformen (z. B. Xero oder QuickBooks) • Bereitschaft, BuilderTrend zu erlernen (das primäre Bau-CRM von Axenia) • Sicherheit im Arbeiten über eine gesicherte VPN-Verbindung und ein zuverlässiges Telefonsystem für ausgehende Kommunikation • Erfahrung im Projektmanagement oder in der operativen Koordination ist sehr erwünscht (nice-to-have) • Ein Hintergrund im Bauwesen, im Lesen von Architektenanforderungen oder in Materialermittlung und Mengenabschätzungen ist ein großer Vorteil, aber keine Voraussetzung.

🏖️ Vorteile

• Wettbewerbsfähige Vergütung • Wöchentliche Auszahlung • Verschiedene offene Positionen verfügbar • Kostenlose Schulungen und Weiterbildung • Permanente Unterstützung und Begleitung • Lebendige Community, die jederzeit Unterstützung bietet • Und mehr!