Operations- und Administrative Assistenz

vor 3 Monaten

Bewerben

E-Mails mit ähnlichen Jobs erhalten

Omniscient Digital

WebsiteLinkedInAlle Stellen

B2B • eCommerce • Marketing

Omniscient Digital ist eine Agentur für organisches Wachstum, die sich darauf spezialisiert hat, B2B‑Softwareunternehmen dabei zu unterstützen, SEO und Content in effektive Wachstumskanäle zu verwandeln. Das Leistungsportfolio umfasst unter anderem: • SEO und Content-Strategie • Content-Produktion • Content-Optimierung • Linkbuilding • Digital Analytics Mit Fokus auf maßgeschneiderte Lösungen entwickelt Omniscient Digital nachhaltige Programme für organisches Wachstum, die darauf ausgelegt sind, die Sichtbarkeit in Suchmaschinen zu erhöhen, Traffic zu steigern und Leads für ihre Kunden zu generieren.

11 - 50 Mitarbeiter

Gegründet 2019

🤝 B2B

🛍️ eCommerce

Beschreibung

• Omniscient Digital ist eine Agentur für organisches Wachstum, die mit ehrgeizigen B2B‑SaaS-Unternehmen wie SAP, Adobe, Loom und Hotjar zusammenarbeitet, um SEO und Content in Wachstumstreiber zu verwandeln. • Zur Rolle: Wir suchen eine Operations- und Administrative Assistenz, die dafür sorgt, dass unser Geschäft in den Bereichen Operations, Vertrieb und Kundenbetreuung reibungslos läuft. • Du übernimmst zentrale administrative Aufgaben, unterstützt beim Aufbau wiederholbarer Prozesse und begleitest die Führungsebene beim Hochskalieren des Unternehmens – dabei suchst du ständig nach Möglichkeiten, die Organisation mithilfe von KI und Automatisierung effizienter zu machen. • Die Rolle berührt alle Bereiche des Unternehmens, einschließlich Marketing, Vertrieb, Recruiting und Customer Success. • Das ist eine hervorragende Gelegenheit für eine organisierte, proaktive Person, die gerne mit Tools experimentiert, bessere Arbeitsweisen findet und sich früh in ihrer Karriere befindet und wachsen möchte. • Wenn du Struktur liebst, gerne Probleme löst und Teil einer schnell agierenden Agentur sein willst, die Eigenverantwortung und Ownership schätzt, lies weiter. • Wir erwarten, dass sich diese Rolle mindestens 4 Stunden mit der US Eastern Time überschneidet; idealerweise liegen die Arbeitszeiten bei 9:00–17:00 ET. • Deine Aufgaben umfassen: • Projektmanagement & Operations: Nachbereitung von Meetings und Anlegen von Aufgaben in unserem Projektmanagement-Tool; Asana auf überfällige Aufgaben oder Blocker überwachen und die zuständigen Teammitglieder informieren; unvollständige Stundenzettel von Teammitgliedern nachverfolgen; monatliche Zeitnachweise/Zeiterfassungsberichte für die Führung erstellen, um Teamkapazität und Einstellungsbedarf zu verstehen; Custom GPTs erstellen, um Kundenteams bei Arbeitsabläufen und Recherchen zu unterstützen; SOPs für wiederkehrende administrative Aufgaben erstellen • Content & Redaktionelle Unterstützung: Automatisierungen nutzen, um Content-Briefs mit Input der Kundenteams zu generieren; Clearscope-Berichte erstellen; Inhalte in Content-Management-Systeme der Kunden wie WordPress und Webflow hochladen; Content‑Brief‑Vorlagen pflegen und aktualisieren und dabei Personas und Roadmaps berücksichtigen • Vertrieb & Marketing: Unterstützung des Podcast-Publishing-Workflows; Aktualisierungen an der Unternehmenswebsite vornehmen; Inhalte mit KI-Workflows umarbeiten und zur Freigabe in das Social-Scheduling-Tool hochladen; erste Sales‑Vorschläge mit Hilfe von KI-Workflows und Präsentationsvorlagen entwerfen; Sales‑Angebote und Kundenakten in Google Drive organisieren • Recruiting & People Ops: Erste Sichtung von Bewerbungen; Kandidateninterviews mit Ashby terminieren; Unterstützung bei der Besetzung von Spezialistenrollen durch Einrichtung von Clay-Sourcing und Ashby-Sequenzen; Toolzugänge und Automatisierungen für Freelancer einrichten (Drive, Airtable etc.) • Bereit, dich zu bewerben? Wir sammeln deine Angaben und freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

🎯 Anforderungen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder Operations Assistant in einer Remote-Arbeitsumgebung • Du kommunizierst proaktiv über Fortschritte und Herausforderungen, um Stakeholder informiert zu halten. • Du verfügst über hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. • Du bist organisiert, proaktiv und einfallsreich. • Du versuchst, Probleme eigenständig zu lösen, bevor du um Hilfe bittest. • Bereitschaft, zu lernen und sich während des Wachstums des Teams weiterentwickelnde Aufgaben zu übernehmen • Vertrautheit mit Tools wie Asana, Airtable, Google Drive, Slack, Notion, 1Password, Calendly und Fireflies.ai • Grundlegendes Verständnis von Marketing ist ein großer Pluspunkt. • Du arbeitest sehr sorgfältig. Ob es um ein korrekt gesetztes Komma, ein pixelgenaues Design oder klare Kommunikation geht – du achtest auf die Details. • Du suchst aktiv nach Feedback und bist darauf aus, Neues zu lernen, um deine Fähigkeiten zu verbessern. • Pünktlichkeit ist dir wichtig. Deadlines sind für dich keine Option. • Du bist ein intellektuell neugieriger, kritisch denkender Kopf. Die Zeit vergeht wie im Flug, wenn du interessante Themen recherchierst oder kreative Lösungswege findest. • Du bist prozessorientiert: Du arbeitest möglichst effizient, oft durch Checklisten und Systeme, und suchst ständig nach Prozessverbesserungen. • Du triffst schnell gute Entscheidungen. Du hast eine Bias towards action und lernst unterwegs. Du scheust dich nicht davor, die beste Entscheidung für den Moment zu treffen, in dem Wissen, dass du sie später iterieren und verbessern kannst. • Du bist anpassungsfähig, flexibel und agil. Du weißt, dass nicht immer alles perfekt läuft, daher machst du das Nötige und gehst voran. • Du arbeitest hervorragend eigenständig: Du setzt dir Ziele, erreichst sie und kommunizierst, woran du arbeitest. Du brauchst keine enge Steuerung und gedeihst nicht unter dauerhaftem Stress oder extremem Druck. • Du bist kein Arschloch. Wir verbringen viel Zeit mit Teammitgliedern und Kunden – dafür gibt es keinen Platz. Du bist freundlich, übernimmst gern Verantwortung und arbeitest gerne im Team, um erfolgreich zu sein. • Das Bewerbungs-Passwort lautet: OPS2025

🏖️ Vorteile

• Flexible Remote-Arbeit: Wir sind ein zu 100 % remote arbeitendes Unternehmen – du kannst von überall aus arbeiten. • Schnelle Weiterentwicklung: Die Zusammenarbeit mit uns ermöglicht dir, schneller Erfahrung zu sammeln und deine Fähigkeiten zügiger zu entwickeln als in großen, langsamen Unternehmen. • Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen: Wir bieten zahlreiche Chancen, mehr Verantwortung zu tragen und einen spürbaren Einfluss zu haben. • Coaching: Wir coachen dich, damit du in deiner Funktion Weltklasse erreichst. • Team‑Trips: Jedes Jahr unternehmen wir Teamtrips in Städte wie Los Angeles, Boston, Austin und Chicago, um Zeit persönlich miteinander zu verbringen. • Autonomie: Wir geben dir das Vertrauen und den Freiraum, Probleme zu lösen und die Rolle eigenständig zu gestalten.