Finance Operations Associate und Finance Operations Lead

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Coefficient Giving

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51 - 200 Mitarbeiter

Gegründet 2014

🤲 Wohltätigkeit

🤝 Non-Profit

🔬 Wissenschaft

Charity • Non-profit • Science

Coefficient Giving ist ein philanthropischer Geldgeber und Berater, der mit Spendern zusammenarbeitet, um den philanthropischen Einfluss zu vervielfachen. Seit 2014 wurden über 5 Milliarden US-Dollar an Zuschüssen vergeben. Es verwaltet ein Portfolio zielgerichteter Fonds in Bereichen wie globale Gesundheit und Wohlbefinden, Biosicherheit und Pandemievorbereitung, Tierschutz in der Landwirtschaft, Eliminierung von Bleivergiftung, KI-Sicherheit und Governance, Wissenschaft und globale Gesundheitsforschung & Entwicklung sowie globale katastrophale Risiken. Das Unternehmen führt umfassende Forschung und Grantmaking durch, um wirkungsvolle Projekte zu identifizieren und Forschung, politische Maßnahmen und Interventionen zu beschleunigen.

Beschreibung

• Unterstützung bei der Verwaltung unseres gemeinsamen Finanz-Postfachs, einschließlich der Bearbeitung von Rechnungen, der Klärung finanzbezogener Anfragen von Mitarbeitenden und Auftragnehmern sowie der Koordination mit anderen Teams bei gemeinsamen Projekten. • Unterstützung der täglichen Verwaltung unseres Kreditorenprozesses (Accounts Payable), einschließlich der Erfassung relevanter Informationen und Unterlagen, um eine reibungslose Abwicklung für unsere Lieferanten und internen Stakeholder sicherzustellen. • Überprüfung von Mitarbeiterauslagen auf Genauigkeit, Richtlinienkonformität und Übereinstimmung mit den Anforderungen des IRS an "accountable plans". • Mitwirkung bei Monats‑ und Jahresabschlussarbeiten, einschließlich Buchungssätzen, Abstimmungen (Bank, Kreditkarte, Gehälter, Spesen), Bilanzanalyse sowie Erstellung von Zeitplänen für aktive Rechnungsabgrenzungen und Sachanlagen. • Onboarding von Auftragnehmern für Coefficient Giving und kontinuierliche Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten im Auftragnehmerprozess. • Pflege genauer Aufzeichnungen zu Finanzprozessen, Richtlinien und Verfahren zur Unterstützung effizienter Abläufe und Kontinuität. • Begleitung eines neuen Finanztools von der Evaluierung über den Erwerb und die Implementierung bis zur Dokumentation und dem laufenden Betrieb. • Einrichtung neuer internationaler Einheiten, Koordination mit externen Buchhaltungspartnern im Ausland und Mitwirkung am Konsolidierungsprozess mehrerer Einheiten. • Stärkung unseres internen Kontrollrahmens, während die Organisation ihren Tätigkeitsbereich über unterschiedliche Rechtsordnungen hinweg ausweitet. • Zusammenarbeit mit externen Steuer‑ und Prüfungs­partnern zur Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlussprüfungen nach Bedarf. • Unterstützung bei der Lohn‑ und Gehaltsabrechnung, der Administration von Benefits und bei zugehörigen Systemarbeiten (z. B. Migration der Payroll‑Plattform, Integrationen in unseren größeren Tech‑Stack).

🎯 Anforderungen

• Hervorragend organisiert und detailorientiert; Sie lassen nur selten etwas unbeachtet. • Sicherer Umgang mit einem hohen Volumen an Anfragen, E‑Mails und Aufgaben; Sie balancieren kurzfristige Reaktionsfähigkeit mit der Fähigkeit, fokussierte Zeit für tiefere oder Ad‑hoc‑Projekte einzuplanen. • Transparente, professionelle und empathische schriftliche Kommunikation; Sie können komplexe Finanz‑ und Buchhaltungsbegriffe verständlich erklären und Ihre Botschaft an die jeweilige Zielgruppe anpassen. • Engagierte Haltung gegenüber internen und externen Stakeholdern; Sie behandeln sie wie Kundinnen und Kunden und sorgen dafür, dass sie sich nach jeder Interaktion unterstützt fühlen. • Versiert in Google Sheets, einschließlich der Nutzung fortgeschrittener Funktionen und effizienter Analyse finanzieller Daten. • Interesse daran, die Abläufe im Finanzbereich einer wachsenden, mission‑orientierten Organisation kennenzulernen. • In der Regel 3–4 Jahre Erfahrung im Finanz‑ oder Rechnungswesen oder vergleichbare Erfahrung in Operations oder Projektmanagement bei einem Startup, in der Tech‑Branche oder in der Managementberatung. • Für die Ebene Finance Operations Lead: 5–7 Jahre Erfahrung im Finanz‑ oder Rechnungswesen mit signifikanter Verantwortung für Periodenabschlüsse, Prüfungen oder ähnliche zentrale Finanzprozesse.

🏖️ Vorteile

• Hervorragende Krankenversicherung (wir übernehmen innerhalb der USA 100 % der Prämien für Sie und alle anspruchsberechtigten Angehörigen) sowie ein arbeitgeberfinanziertes Health Reimbursement Arrangement für bestimmte weitere persönliche Gesundheitsausgaben. • Zahn-, Seh‑ und Lebensversicherung für Sie und Ihre Familie. • Empfohlen werden vier Wochen bezahlter Freistellung (PTO) pro Jahr. • Vier Monate vollständig bezahlte Elternzeit/Familienzeit. • Eine großzügige und flexible Spesenrichtlinie — wir ermutigen Mitarbeitende, ergonomische Ausstattung, Software und andere Services, die sie zur Gesundheit und Produktivität benötigen, erstattet zu bekommen. Diese Richtlinie umfasst auch einen Productivity‑Benefit, der einen festgelegten Betrag für Aufwendungen zur Produktivitätssteigerung vorsieht. • Eine Richtlinie für kontinuierliches Lernen, die Mitarbeitende dazu ermutigt, Zeit in berufliche Weiterbildung zu investieren; damit verbundene Ausgaben werden übernommen. • Wir können nicht immer alle Vorteile, die wir für US‑Mitarbeitende anbieten, internationalen Einstellungen in jedem Land zur Verfügung stellen, arbeiten jedoch daran (und bieten in der Regel Geldäquivalente für Leistungen, die wir in Ihrem Land nicht anbieten können).