Operations Assistant für die Geschäftsführung, Englisch & Deutsch

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GWNET: Global Women's Network for the Energy Transition

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Energy • Social Impact • Non-profit

GWNET ist eine globale Initiative, die die Energiewende vorantreiben will, indem sie Frauen im Energiesektor stärkt. Durch interdisziplinäres Networking, Interessenvertretung, Trainings und Mentoring arbeitet GWNET daran, bestehende Geschlechterungleichgewichte anzugehen und weltweit geschlechtersensible Maßnahmen in Energieinitiativen zu fördern. Die Organisation vernetzt zudem weibliche Fachkräfte, stellt Ressourcen für Mentoring bereit und macht die Beiträge von Frauen in den Bereichen erneuerbare Energien und verwandten Feldern sichtbar.

2 - 10 Mitarbeiter

Gegründet 2017

⚡ Energie

🌍 Soziale Wirkung

🤝 Non-Profit

Beschreibung

• Proaktiv komplexe Kalender in mehreren Zeitzonen verwalten, Terminanforderungen priorisieren und bearbeiten sowie Fokuszeiten der Führungskräfte schützen. • Sitzungsagenden vorbereiten, Logistik organisieren, umfassende Protokolle führen, bei Bedarf stellvertretend für Direktoren an Meetings teilnehmen und Nachverfolgung von Maßnahmen sicherstellen. • Professionelle Korrespondenz verfassen, übersetzen und beantworten (E-Mails, Dokumente, Memos); mit Mitarbeitenden für Beiträge abstimmen und das CRM aktuell halten. • Internationale und nationale Reisen, Unterkünfte und Reiserouten für Konferenzen, Kundenpräsentationen und Präsenztermine organisieren. • Administrative Plattformen und Unterlagen aktuell halten, einschließlich Präsentationen, Verträgen und anderen sensiblen Dokumenten; Dokumentation und Ablage verwalten. • Bei der Organisation von Veranstaltungen mitwirken, die OET veranstaltet oder an denen OET teilnimmt. • Allgemeine administrative Unterstützung leisten: Formulare ausfüllen und formatieren, Projektbriefings, Ausschreibungen, Präsentationen, Forschungsdokumente, Förderanträge und Archivdokumentation. • Als Schnittstelle zwischen der Führungsebene und internen Teams (Abteilungsleiter, Teamleiter, Lead Maintainers) fungieren. • Projektunterstützung leisten, z. B. Workflows einrichten (z. B. Asana), Aufgaben nachverfolgen und Aufgaben der Führungsebene überwachen, um den Kontext für Entscheidungsprozesse zu erhalten. • Ad-hoc-administrative Aufgaben im Bereich Business Development übernehmen, z. B. Kontakte bei potenziellen Kund:innen identifizieren. • Berichtslinie an den Head of People; enge Zusammenarbeit mit dem Finance Manager.

🎯 Anforderungen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Operations-, Executive- oder Administrative Assistenz oder in der Unterstützung von Senior Managern in schnelllebigen, hochautonomen, vollständig remote arbeitenden Umgebungen. • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (beide erforderlich). • Erste Erfahrungen im Finanzmanagement, in der Buchhaltung und/oder mit Gehaltsabrechnungssystemen und Berichten. • Erfahrung in der gleichzeitigen Unterstützung mehrerer Führungskräfte und bereichsübergreifender Zusammenarbeit (von Vorteil). • Erfahrung in einem Start-up, im Energiesektor, in der Unterstützung von Business Development oder in ähnlich großen Teams (~50 Personen) (von Vorteil). • Erfahrung beim Verfassen/Einreichen von Ausschreibungen und Förderanträgen sowie im Umgang mit Compliance- und Risikothemen (von Vorteil). • Hohe Selbstorganisation, Proaktivität, Detailgenauigkeit und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten. • Fähigkeit, mit sensiblen Informationen integer und vertraulich umzugehen. • Starkes Verantwortungsbewusstsein und Fähigkeit, die Bedürfnisse mehrerer Führungskräfte zu koordinieren und Prioritäten an sich ändernde operative Anforderungen anzupassen. • Technische Affinität; vertraut mit LLMs, Google Workspace, Discord, HubSpot CRM, Asana, Microsoft 365, Adobe, DocuSign und weiteren Office-/Projekt-/Task-Management-Tools. • Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten – freundlich, professionell, selbstbewusst und diplomatisch. • Hochschulabschluss nicht erforderlich; Erfahrung, Kommunikationsfähigkeiten und Arbeitsethik sind ausschlaggebend.

🏖️ Vorteile

• Flexible, vollständig remote Arbeitsumgebung mit hoher Eigenverantwortung und ohne Mikromanagement. • Möglichkeit, engagierte, leidenschaftliche Führungskräfte zu unterstützen, die sich für positive gesellschaftliche Veränderungen im Energiesektor einsetzen. • Eine Kultur, die Transparenz, Empathie, Vertrauen, Demut, Vielfalt, Zusammenarbeit und Anerkennung wertschätzt. • Offene Tür-Politik mit wechselseitigem Feedback und klarer Sichtbarkeit von Positionen. • Flache Hierarchien, in denen Beiträge geschätzt und Titel weniger betont werden. • Wettbewerbsfähiges Gehalt mit Entwicklungsmöglichkeiten (relevante Zusatzleistungen hängen vom Wohnort ab). • Unterstützendes Onboarding und Schulungen, zugeschnitten auf Stärken, Interessen und Karriereziele. • Möglichkeit, während der Gründungsphase des Unternehmens substanziell zur Unternehmenskultur und zu Prozessen beizutragen.