Invoicing Specialist

🕒 vor 1 Monat

🇺🇸 Vereinigte Staaten – Remote

💵 $60.000 - $73.000 / Jahr

⏰ Vollzeit

🟢 Junior

🟡 Mittelstufe

🚫👨‍🎓 Kein Abschluss erforderlich

👻 Geisterscore 10%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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Harbor IT

WebsiteLinkedInAlle Stellen

201 - 500 Mitarbeiter

Gegründet 1995

💼 Beratung

🏥 Gesundheitswesen

📦 Logistik

💰 €37.000.000 Series C im 2005-04

Consulting • Healthcare • Logistics

Harbor IT ist ein Managed Services Provider mit einem klaren Fokus auf Cyber-Sicherheit, der integrierte IT-, Cyber-Sicherheits- und Cloud-Services für Organisationen in komplexen, missionskritischen und regulierten Umgebungen bereitstellt. Sie bieten verwaltete Cyber-Sicherheitsdienste (einschließlich MDR), Schulungen zur Sicherheitsbewusstsein, Cyber-Governance und Risiko-Due-Diligence, verwalteten IT-Helpdesk, Server- und Netzwerkmanagement sowie verwaltete Cloud- und Infrastrukturdienste an. Harbor IT konzentriert sich auf Kunden wie Private-Equity-finanzierte Unternehmen, Gesundheitswesen & Life Sciences, kritische Infrastrukturen und regulierte professionelle Dienstleistungen, wobei der Schwerpunkt auf Sicherheit, Verfügbarkeit und Unternehmenswert liegt.

Beschreibung

• Generate and process monthly recurring invoices for managed service agreements in ConnectWise • Ensure billing aligns with contract terms, pricing schedules, and service bundles • Maintain accurate agreement billing setups, including additions, removals, and renewals • Review service tickets for completeness, accuracy, and billable status • Invoice time, materials, and project-related services based on approved ticket activity • Partner with service delivery teams to resolve billing discrepancies or missing documentation • Sync invoicing activity between ConnectWise and NetSuite to ensure proper financial posting • Maintain clean billing data and ensure invoices are coded correctly to customers and services • Support invoice delivery workflows and respond to customer billing inquiries • Create Sales Orders and structural Billing Agreements during the transition from Sales to Operations • Execute monthly billing for all active projects, including Fixed Fee milestone and Time & Materials projects • Generate and process all sales orders and project invoices daily • Work with CSMs and approvers to identify and process credit requests • Identify and fix underlying causes of credits in customer agreements • Maintain the credit memo database and produce monthly reports • Assist in improving invoicing accuracy, cycle times, and standard billing procedures • Support month-end close activities related to invoicing and deferred revenue • Ensure compliance with internal controls and documentation standards

🎯 Anforderungen

• 2+ years of hands-on invoicing or billing experience, preferably in a service company environment • Experience working with accounting or billing software, including ConnectWise • Familiarity with MSP or recurring revenue billing environments preferred • Basic understanding of accounting principles and revenue recognition • Account reconciliation experience a plus • Microsoft Office proficiency — Excel, Word, Teams • Associate's or Bachelor's degree in Accounting, Finance, or a related field preferred (or equivalent experience) • Strong attention to detail and numerical accuracy • Ability to follow and consistently adhere to documented SOPs • Ability to meet deadlines, especially during month-end close • Strong verbal and written communication skills • Customer-first mindset when handling billing inquiries • Ability to manage multiple tasks simultaneously and prioritize effectively • Ability to work both independently and collaboratively within a team

🏖️ Vorteile

• Competitive salary • Comprehensive health benefits • Unlimited paid time off • Opportunities for professional growth and development • Collaborative and supportive team environment