Part-Time Administrative and Operations Specialist – Fractional, Contract

🕒 vor 5 Monaten

🇺🇸 Vereinigte Staaten – Remote

💵 $25 - $40 / Stunde

⏳ Vertrag

🟡 Mittelstufe

🟠 Senior

⚙️ Operations

🦅 H1B-Visum-Sponsor

Dieses Unternehmen hat in der Vergangenheit H1B-Visa gesponsert.

👻 Geisterscore 9%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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TotalEnergies

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10.000+ Mitarbeiter

📦 Logistik

🏭 Fertigung

⚡ Energie

💰 Funding Round im 2016-09

Logistics • Manufacturing • Energy

TotalEnergies ist ein globales Energieunternehmen, das sich der Produktion und Bereitstellung nachhaltiger Energielösungen verschrieben hat. Mit einem Fokus auf erneuerbare Energiequellen und einem vielfältigen Portfolio zielt TotalEnergies darauf ab, die Energieherausforderungen der Welt zu bewältigen, während es soziale Verantwortung und Umweltbewusstsein fördert. Sie priorisieren Innovation und Effizienz, um der steigenden Nachfrage nach sauberen Energiealternativen gerecht zu werden, und engagieren sich für starke Partnerschaften in verschiedenen Sektoren.

Beschreibung

• Manage calendars, scheduling, and meeting coordination • Organize inboxes and communications workflows • Create, maintain, and improve file systems and documentation • Support internal processes to improve efficiency and clarity • Track expenses, process invoices, and support reconciliations • Maintain financial records, service contracts, and documentation • Coordinate with external vendors (e.g., contractors, bookkeepers, accountants) • Manage complex calendars and priorities for senior leaders • Draft communications, presentations, and board materials • Serve as a liaison between leadership, board members, clients, and/or stakeholders • Support client and/or donor relationship management • Schedule and post social media content • Draft newsletters or blog content • Update website content (basic CMS edits) • Maintain and update CRM systems (e.g., Salesforce) • Process donations and generate reports • Draft donor communications and prepare outreach materials • Track grant deadlines and reporting timelines • Prepare and organize grant materials and documentation • Track program data, timelines, and deliverables • Support participant or volunteer coordination • Prepare reports and routine communications

🎯 Anforderungen

• 3+ years of experience in administrative, operations, or similar roles • Experience supporting small teams, startups, or nonprofits strongly preferred • Comfortable working in a remote, fast-moving, and client-facing environment • Strong organizational and project management skills • Excellent written and verbal communication • High attention to detail and follow-through • Ability to manage multiple priorities across different clients • Sound judgment and ability to handle confidential information • Proficiency in Google Workspace and/or Microsoft Office • Expertise in calendar management, including proactive prioritization and schedule optimization • Experience with project management tools (e.g., Asana, Monday.com) • Comfort learning new systems quickly

🏖️ Vorteile

• Flexible, remote work • Exposure to a variety of mission-driven organizations and businesses • Opportunity to do meaningful, behind-the-scenes work that drives real impact • Ability to build a portfolio of diverse operational experience