Accounts Receivable Specialist, Sage 100 – Freelance

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Magic, Inc

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51 - 200 Mitarbeiter

🤝 B2B

⚡ Produktivität

B2B • Productivity

Magic ist ein reibungsloser Weg, gründlich geprüfte, kosteneffiziente Remote-Mitarbeiter einzusetzen, um Ihre wichtigsten Geschäftsbereiche zu skalieren. Durch eine Kombination aus Automatisierung und aktiver Arbeit nutzen wir unser Netzwerk aus geprüften Remote-Mitarbeitern, die Aufgaben von virtueller Assistenz und Kundenservice bis hin zu Verkaufsleadgenerierung und Terminplanung für verschiedene Teammitglieder übernehmen - wie von Zauberhand.

Beschreibung

• Prepare and send accurate invoices and monthly billing statements. • Post cash receipts, record customer payments in Sage 100, and code credit card statements when needed. • Maintain aging schedules, reconcile revenue and customer accounts, and keep AR records up to date. • Monitor overdue balances and execute professional, timely follow-ups via email and phone. • Research and resolve disputes, short-pays, and invoice discrepancies with support from the Collections Manager and internal teams. • Communicate clearly and professionally with customers regarding balances, payments, and billing questions. • Produce AR and customer account reports, including aging, unapplied cash, and reconciliation summaries. • Maintain accurate customer master data (names, addresses, mergers, mailing attention changes). • Ensure documentation and records are audit-ready and aligned with internal controls. • Manage executive calendars, schedule meetings, coordinate travel, and organize inboxes. • Prepare correspondence, reports, presentations, agendas, take meeting minutes, and follow up on action items. • Handle sensitive financial and executive information with discretion and confidentiality. • Partner with internal teams and the Collections Manager to streamline AR workflows in Sage 100. • Identify gaps in billing, payment posting, and collections processes and propose improvements. • Contribute to SOP updates and help maintain consistent service levels.

🎯 Anforderungen

• 4+ years in Accounts Receivable or strong hands-on AR experience within an accounting/bookkeeping role. • 1+ years of hands-on experience in Sage 100 (2+ years strongly preferred). • Excellent verbal and written English communication for professional, customer-facing collections and dispute resolution. • Proficiency with Microsoft Excel and Outlook; comfort with ERP/accounting systems. • Demonstrated executive administrative support experience (calendars, meetings, travel, agendas/minutes).

🏖️ Vorteile

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