Operations- und Systemassistent (m/w/d) – Breezeway & HubSpot

Stelle nicht auf LinkedIn

🔥 vor 8 Minuten

🌏 Überall auf der Welt

⏱ Teilzeit

🟡 Mittelstufe

🟠 Senior

⚙️ Operations

👻 Geisterscore 25%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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MasAlto Capital

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1 - 10 Mitarbeiter

💼 Beratung

🏨 Gastgewerbe

📦 Logistik

Consulting • Hospitality • Logistics

MasAlto Capital ist ein Family Office, das mit Technologie- und nachhaltigen Gastgewerbeprojekten zusammenarbeitet und von Werten wie Bescheidenheit, Kreativität und Nachhaltigkeit angetrieben wird. Unter der Leitung des Serienunternehmers Vladimir Suarez investiert das Unternehmen in zukunftsweisende Start-ups und Scale-ups mit dem Ziel, die Welt positiv zu verändern. Mit Büros in Singapur und Panama nutzt MasAlto Capital seine umfangreiche Erfahrung und sein Netzwerk, um Unternehmer weltweit zu unterstützen. Das Unternehmen konzentriert sich darauf, vielversprechende Unternehmungen zu fördern, die mit seiner Mission übereinstimmen, positive Veränderungen in der Welt zu bewirken, wobei über 20 Teams weltweit unterstützt werden.

Beschreibung

• Bestehende Breezeway-Konfiguration prüfen, organisieren, einrichten und optimieren • Vorlagen für Aufgaben in den Bereichen Housekeeping, Inspektion und Instandhaltung erstellen und verbessern • Standardisierte operative Checklisten für verschiedene Immobilientypen entwickeln • Immobilienspezifische Anweisungen, Notizen und operative Informationen organisieren • Wiederkehrende Aufgaben und operative Zeitpläne konfigurieren • Aufgabenzuweisungen, Prioritäten, Workflows, Aufgabenerstellung, Überwachung und Abschluss prüfen • Aufgabenautomatisierung und operative Trigger einrichten, sofern unterstützt • Aufgabennamen, Kategorien und Beschreibungen standardisieren • Fehlende Checklisten, doppelte Aufgaben und ineffiziente Workflows identifizieren • Qualitätskontrolle und Inspektionsverfahren verbessern • Konfigurationen vor der Implementierung testen • Verfahren dokumentieren, damit das interne Operations-Team das System selbstständig pflegen kann • Artikel in der HubSpot Knowledge Base erstellen, bearbeiten, organisieren und pflegen • Inhalte in logische Kategorien und Abschnitte gliedern • Bestehende Dokumentationen in standardisierte SOPs überführen • Artikel auf veraltete oder doppelte Informationen prüfen und Titel, Lesbarkeit, Struktur und Einheitlichkeit verbessern • Dokumentation für operative Prozesse, Gästeservice, Housekeeping, Instandhaltung und weitere Abteilungen pflegen • Mit Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um fehlende oder aktualisierte Verfahren zu beschaffen • Operative Daten und Dokumentationen organisieren • Zugewiesene Aufgaben, Fristen, Ergebnisse, abgeschlossene Arbeiten und ausstehende Verbesserungen nachverfolgen • Wöchentliche Fortschrittsberichte bereitstellen • Probleme identifizieren und praxisnahe Verbesserungen empfehlen • Vor dem Abschluss von Arbeiten Qualitätsprüfungen durchführen • Mit den Teams aus Operations und Management koordinieren • Bei Bedarf zusätzliche Projekte zur Softwarekonfiguration und Administration unterstützen

🎯 Anforderungen

• Nachweisbare praktische Erfahrung mit Breezeway, vorzugsweise im Bereich Ferienvermietung oder Immobilienverwaltung • Erfahrung mit HubSpot oder einer anderen Plattform für Wissensmanagement oder Dokumentation • Verständnis für Housekeeping, Instandhaltung, Inspektionen und Immobilienbetrieb • Erfahrung in der Erstellung operativer Checklisten, Workflows und Standard Operating Procedures (SOPs) • Ausgeprägte Detailgenauigkeit und Organisationsfähigkeit • Sehr gute Problemlösungskompetenz • Sehr gute schriftliche Englischkenntnisse • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und detaillierte Anweisungen zu befolgen • Sicherer Umgang mit Tools für die Remote-Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung • Vorherige Erfahrung bei einem Unternehmen für Ferienvermietung von Vorteil • Kenntnisse in Guesty, Hostaway oder vergleichbaren Immobilienverwaltungssystemen von Vorteil • Erfahrung in der Konfiguration von Aufgabenautomatisierung und wiederkehrenden operativen Workflows von Vorteil • Erfahrung in der Organisation operativer Systeme für Unternehmen mit der Verwaltung von mindestens 50 Immobilien von Vorteil • Kenntnisse in HubSpot CRM, Basecamp und Google Workspace von Vorteil • Erfahrung in der Unterstützung dezentral organisierter Housekeeping- und Instandhaltungsteams von Vorteil

🏖️ Vorteile

• Teilzeitbeschäftigung auf freiberuflicher Basis • Weltweit mögliche Remote-Tätigkeit • Bis zu 20 Stunden pro Woche • Flexible Arbeitszeiten • Verfügbarkeit für geplante Teammeetings