Accounts Admin Specialist

🕒 vor 3 Monaten

🇺🇸 Vereinigte Staaten – Remote

⏰ Vollzeit

🟢 Junior

🟡 Mittelstufe

🚫👨‍🎓 Kein Abschluss erforderlich

👻 Geisterscore 50%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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Outsourcey

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201 - 500 Mitarbeiter

Gegründet 2024

🤝 B2B

🛍️ eCommerce

B2B • eCommerce • IT outsourcing

Outsourcey ist eine führende Agentur für Remote-Mitarbeitervermittlung, die sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen mit qualifizierten Offshore-Talenten zu verbinden. Sie vereinfachen den Outsourcing-Prozess für Unternehmen, von Startups bis hin zu Fortune-500-Unternehmen, indem sie flexible Personallösungen ohne langfristige Verträge oder Einrichtungsgebühren anbieten. Durch die Nutzung eines umfangreichen Netzwerks qualifizierter Fachkräfte hilft Outsourcey Kunden, Betriebskosten zu senken, während Effizienz und Skalierbarkeit verbessert werden, und stellt sicher, dass Unternehmen ihre Projektanforderungen in verschiedenen Branchen effektiv erfüllen können.

Beschreibung

• Respond to online enquiries and confirm customer details • Perform accurate data entry and maintain organised digital filing systems • Coordinate with internal departments, contractors, and team members • Conduct research and compile information as required • Manage and track jobs through platforms such as Trello and other portals • Review purchase orders (POs), work orders, and call-up requests • Prepare, send, and follow up on customer quotes and estimates • Liaise with installers, suppliers, and internal teams to coordinate job progress • Process service orders and maintain up-to-date job tracking lists • Ensure all customer and operational records are maintained accurately • Perform daily bank reconciliations within Xero • Draft, issue, and manage customer invoices • Conduct customer payment follow-ups through Xero reminders, SMS, and manual communications • Complete monthly invoice reconciliations • Review incoming payments via GoCardless and Stripe and allocate payments correctly in Xero • Process refunds and credit notes as required • Update customer billing information and establish new customer accounts • Prepare aged receivables reports and escalate overdue accounts where necessary • Assist in maintaining accurate debtor records and reporting • Create and process supplier bills and invoices • Assist with accounts payable reconciliations • Support payroll administration activities.

🎯 Anforderungen

• Minimum 2+ years’ experience in administration, accounts, or bookkeeping support roles • Strong working knowledge of Xero • Experience with accounts receivable and accounts payable functions • High attention to detail and strong organisational skills • Excellent written and verbal communication skills • Ability to prioritise tasks and manage multiple deadlines • Experience using Trello or similar job/project management platforms is highly regarded • Proficient in Microsoft Office and Google Workspace • Experience with payment platforms such as Stripe and GoCardless is advantageous.

🏖️ Vorteile

• Competitive salary • Opportunity to shape the HR function of a rapidly growing BPO. • Work closely with a team of industry leaders who have successfully scaled BPOs in the past. • Career growth and development opportunities.