Skills Coalition
11 - 50 Mitarbeiter
🏥 Gesundheitswesen
🏭 Fertigung
📦 Logistik
Healthcare • Manufacturing • Logistics
Skills Coalition ist eine globale Personalvermittlungs- und Zeitarbeitsfirma, die grenzüberschreitendes Einstellen vereinfacht, indem sie proaktives Talent-Sourcing, branchenfokussierte Personalvermittlung und End-to-End-Lösungen für Lohnabrechnungen kombiniert. Das Unternehmen verbindet Arbeitgeber mit passiven und aktiven Kandidaten in spezialisierten Sektoren (z. B. Biotech, Cybersicherheit, KI, erneuerbare Energien, Pharma, Luft- und Raumfahrt) und bietet internationales Lohnmanagement sowie einen datengesteuerten, technologiegestützten Ansatz für die Personalvermittlung an. Skills Coalition bietet sowohl Kunden als auch Bewerbern maßgeschneiderte, beratende Dienstleistungen zur Vermittlung von Festanstellungen, Vertrags- und Zeitarbeitsplätzen weltweit an.
Administrative Assistenz – 12‑Monats‑Vertrag – 20–30 Stunden pro Woche
🔥 vor 24 Minuten
🗣️🇺🇸🇬🇧 Englisch erforderlich
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Skills Coalition
11 - 50 Mitarbeiter
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Skills Coalition ist eine globale Personalvermittlungs- und Zeitarbeitsfirma, die grenzüberschreitendes Einstellen vereinfacht, indem sie proaktives Talent-Sourcing, branchenfokussierte Personalvermittlung und End-to-End-Lösungen für Lohnabrechnungen kombiniert. Das Unternehmen verbindet Arbeitgeber mit passiven und aktiven Kandidaten in spezialisierten Sektoren (z. B. Biotech, Cybersicherheit, KI, erneuerbare Energien, Pharma, Luft- und Raumfahrt) und bietet internationales Lohnmanagement sowie einen datengesteuerten, technologiegestützten Ansatz für die Personalvermittlung an. Skills Coalition bietet sowohl Kunden als auch Bewerbern maßgeschneiderte, beratende Dienstleistungen zur Vermittlung von Festanstellungen, Vertrags- und Zeitarbeitsplätzen weltweit an.
Beschreibung
• Verwaltung komplexer individueller und Teamkalender mit Microsoft Outlook und internen Raumreservierungssystemen. • Koordination interner und externer Meetings, Videokonferenzen und Telefonkonferenzen an mehreren Standorten und Zeitzonen. • Professionelle Kommunikation mit Kundinnen und Kunden, Kolleginnen und Kollegen, leitenden Stakeholdern und externen Dienstleistern. • Organisation von Besprechungsräumen, Catering, audiovisueller Unterstützung und weiteren praktischen Anforderungen. • Planung nationaler und internationaler Reisen, einschließlich Flügen, Bahnanreisen, Unterkünften, Konferenzen und Seminaren. • Koordination von Visaanträgen sowie Erstellung detaillierter Reisepläne, Zeitpläne und Kontaktinformationen. • Korrekte und fristgerechte Erstellung und Einreichung von Reise- und Spesenabrechnungen. • Prüfung und Klärung offener Spesenanfragen. • Pflege genauer Kunden- und interner Kontaktaufzeichnungen in Salesforce und anderen Geschäftssystemen. • Überwachung eingehender Anfragen und Verteilung von Berichten, Veröffentlichungen und unterstützendem Material auf Anfrage. • Bearbeitung eingehender Korrespondenz, direkte Beantwortung, wo angebracht, oder Weiterleitung an die zuständige Person. • Erstellung professioneller E-Mails, Dokumente, Berichte und PowerPoint-Präsentationen. • Pflege organisierter und genauer elektronischer und physischer Ablagesysteme. • Unterstützung bei Druck-, Scan- und Dokumentenerstellungsanforderungen. • Erstellung und Überwachung von IT‑Support‑Anfragen und Abstimmung mit lokalen und internationalen Technikteams bis zur Behebung von Problemen. • Vorbereitung von Arbeitsplätzen für internationale Besucherinnen und Besucher und fungieren als deren Hauptkontakt im Büro während des Aufenthalts. • Administrative Vertretung für Kolleginnen und Kollegen in Urlaubs- oder Abwesenheitszeiten. • Unterstützung des Teams bei firmeninternen Konferenzen und Veranstaltungen. • Verwaltung interner, externer und virtueller Veranstaltungen von der ersten Planung bis zur Durchführung. • Koordination von Veranstaltungsorten, Lieferantenverträgen, Catering, Rednerorganisation, Kalendern und vor Ort Logistik. • Rasche und professionelle Beantwortung interner und externer Anrufe und E-Mails. • Übernahme zusätzlicher administrativer und koordinierender Aufgaben nach Bedarf zur Unterstützung des erweiterten Teams.
🎯 Anforderungen
• Nachgewiesene Erfahrung in der administrativen Unterstützung eines größeren Teams, einer Abteilung oder einer Gruppe von leitenden Stakeholdern. • Umfangreiche Erfahrung in der Terminkalenderverwaltung, Meeting-Koordination und Reisebuchung. • Hervorragende Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Fristen gleichzeitig zu managen. • Proaktive und selbstmotivierte Arbeitsweise mit der Bereitschaft, Verantwortung für Aufgaben zu übernehmen. • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. • Gute Fähigkeiten in Geschäftskorrespondenz, Grammatik und Dokumentenerstellung. • Professionelles Telefonverhalten und hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten. • Sicheres Auftreten in der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf Führungsebene. • Hohe Genauigkeit und ausgeprägte Detailorientierung. • Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team effektiv zu arbeiten. • Flexibilität und Bereitschaft, sich wechselnden Prioritäten und zusätzlichen Aufgaben zu stellen. • Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen. • Fähigkeit, neue Prozesse, Systeme und Technologien schnell zu erlernen. • Fundierte Kenntnisse in Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint. • Erfahrung mit Salesforce oder einem ähnlichen CRM-System ist von Vorteil. • Erfahrungen in der Veranstaltungskoordination sind ebenfalls vorteilhaft.
🏖️ Vorteile
• Krankenversicherung • Altersvorsorge • Bezahlter Urlaub • Flexible Arbeitsmodelle • Weiterbildungsmöglichkeiten
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