Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit

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SPCTR.

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1 - 10 Mitarbeiter

Gegründet 2023

📣 Marketing

🤝 B2B

📱 Medien

Marketing • B2B • Media

SPCTR. ist eine spezialisierte externe Inhouse-Performance-Marketing-Agentur, die Unternehmen dabei unterstützt, digitale Werbung durch datengesteuerte Strategien, Social-Media-Anzeigen, Markenmarketing und Webanalysen zu skalieren. Sie positionieren sich als integrierter Partner - so nah wie ein internes Team, aber mit der Agilität und dem Fachwissen einer Agentur - und konzentrieren sich darauf, den ROI zu maximieren, indem sie Budgets optimieren, Ergebnisse verfolgen und die besten Kampagnen kontinuierlich verbessern.

Beschreibung

• Bewerbungen sichten, Rückmeldungen geben, Gespräche terminieren und Interviewunterlagen vorbereiten • Postfächer vorsichten, E-Mails weiterleiten oder nach Rücksprache beantworten • Kalender organisieren und Termine sauber halten • Geschäftsführer-Weeklys, Quartalsziele, OKR-Termine, Team-Einzelgespräche und Jahresgespräche vor- und nachbereiten • Offene Aufgaben und Fristen über drei Geschäftsführer hinweg nachhalten • Monatliche Rechnungsstellung unterstützen, Belege sammeln und Eingangsrechnungen zuordnen • Offene Posten nachfassen sowie Freelancer-Verträge und Unterlagen verwalten • Kundeninformationen und Unterlagen aufbereiten sowie Zugänge, Fristen und Ablage verwalten • Messeauftritte wie DMEXCO und Teamtreffen organisieren • Kontaktlisten pflegen, Ansprechpartner und Anlässe recherchieren und bei Angeboten unterstützen

🎯 Anforderungen

• Erste Berufserfahrung als Assistenz, im Office Management oder im Backoffice • Idealerweise Erfahrung im Agentur- oder Start-up-Umfeld • Absolute Verlässlichkeit und Diskretion • Verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen wie Verträgen, Zahlen und Gehältern • Proaktives Nachhalten von Aufgaben und Fristen • Strukturierte Arbeitsweise und sichere Priorisierung bei mehreren parallelen Themen • Klare und verbindliche Kommunikation auf Deutsch • Sicherer und verantwortungsbewusster Einsatz von KI-Tools, insbesondere Claude • Fähigkeit, KI-Ergebnisse zu prüfen und fertig ausgearbeitete Ergebnisse zu liefern • Schnelle Einarbeitung in fremde Systeme wie awork, Microsoft 365, Teams und ein eigenes Portal • Selbstständige Arbeitsweise, Eigeninitiative und Sorgfalt

🏖️ Vorteile

• Direkte Zusammenarbeit mit den drei Geschäftsführern und Einblicke in alle Bereiche einer Agentur, von Finanzen über Recruiting bis New Business • Eine Vertrauensrolle mit echter Verantwortung ab dem ersten Tag • Flexible Arbeitszeiten mit 15 bis 20 Stunden pro Woche, vollständig remote • Option, die Stunden aufzustocken, wenn es für beide Seiten passt und das Unternehmen weiter wächst • KI-gestütztes Arbeitsumfeld mit Claude • Offenes und engagiertes Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen • Bezahlte Praxisaufgabe von rund zwei Stunden im Bewerbungsprozess