Event Project Manager - Life Sciences

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B2B • Enterprise • Life sciences

SpotMe ist eine Enterprise-Event-Management-Plattform, die Lösungen für die Organisation von ansprechenden, Compliance-konformen Veranstaltungen für verschiedene Branchen bietet, darunter Life Sciences und Pharma, professionelle Dienstleistungen und Finanzdienstleistungen sowie Behörden und der öffentliche Sektor. Sie unterstützt Präsenz-, Hybrid- und virtuelle Events und bietet Funktionen wie Event-Apps, CRM-Integrationen, Live-Engagement-Tools und Sicherheit auf Enterprise-Niveau. SpotMe wird als führend in der B2B-Event-Management-Technologie anerkannt und genießt das Vertrauen von Fortune-500-Unternehmen, um nahtlose und interaktive Event-Erlebnisse bereitzustellen.

51 - 200 Mitarbeiter

🤝 B2B

🏢 Unternehmen

Beschreibung

• Onomi existiert, um Pharma- und Event-Engagements besser zu gestalten. Wir bieten Life-Sciences-Teams eine Lösung, um ihre Präsenz- und virtuellen Engagements zu verwalten und dabei jede Interaktion in ihrem CRM zu erfassen. • Indem wir Events einfacher planbar und messbar machen, helfen wir Pharmaunternehmen, bessere Erlebnisse für medizinische Fachkräfte zu schaffen – und das zu geringeren Kosten. • Unsere Lösung verwandelt komplexe Kongress-Engagements, Webinare, eigenständige Meetings, Advisory Boards und von der Field-Abteilung geleitete Meetings in sinnvolle Kontakte, die Ergebnisse für kommerzielle und medizinische Teams liefern. • Diese Position ist ideal für einen Agency-/Pharma-Meetings-Projektmanager oder Event-/Meetingplaner mit Erfahrung in der Planung und Durchführung von Kongressen/Konventionen. Voraussetzung sind mindestens 2 Jahre Erfahrung in Kongress-Engagement, KOL- und Pharma-Stakeholder-Management, KOL-Mapping und -Engagement, KOL-Terminmanagement, Projektplanung und -durchführung von Kongressen und Life-Sciences-Events, Management von Onsite-Business-Suiten sowie Planung begleitender Meetings im Bereich Life Sciences. • Ein umfassendes Verständnis von Genehmigungsworkflows für Commercial, Medical, Legal Review-Prozesse sowie regulatorische Anforderungen ist ebenfalls erforderlich. • Obwohl die Rolle hauptsächlich in unserem Services-Team angesiedelt ist, haben Sie direkten Einfluss auf die Produktentwicklung, Serviceangebote und Kundenakquise. Diese Position arbeitet eng mit der Congress Lead zusammen, berichtet jedoch an den VP Professional Services. • Als Project Manager, Life Sciences bei SpotMe besteht Ihre Aufgabe darin, Kongress- und andere Life-Sciences-Eventprojekte sowohl vor Ort als auch remote end-to-end zu leiten und umzusetzen: • Dazu gehört das eigenständige Erstellen, Konfigurieren und Starten unserer Web- und nativen mobilen Event-Apps mit Backstage, um Life-Science- und Kongress-Events zu realisieren, die Meetings, Lead-Scanning und Engagement mit HCPs fördern (30%). • Sie betreuen unsere Kunden sowie andere Senior-Stakeholder fachkundig und stellen durch klare, zeitnahe Kommunikation ein verbessertes Kundenerlebnis sicher, wodurch Sie über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg Mehrwert schaffen (20%). • In der Phase vor der Live-Veranstaltung koordinieren Sie eng mit Kongressveranstaltern, Dienstleistern, internen Abteilungen und dem Kunden, um eine nahtlose Durchführung am Veranstaltungstag zu gewährleisten. Zu den Aufgaben können iPad-Check-in, Lead-Scanning, Einrichtung und Verwaltung des Appointment-Moduls für die Meetingplanung, Schulung von Field-Sales-Teams, Standpersonal, Agenturen und Kunden in der Nutzung ihrer Onsite-Module sowie eine gründliche Überprüfung der Event-Apps zur Gewährleistung einer fehlerfreien Auslieferung gehören (20%). • Für die Live-Veranstaltung können Ihre Aufgaben je nach eingesetzten Modulen variieren, umfassen aber ggf. die vollständige Briefing- und Vorbereitungsarbeit für Speaker – unabhängig davon, ob sie in einem Webinar präsentieren, eine virtuelle Sitzung moderieren oder vor Ort bei einem Medical Standalone oder Symposium sprechen. Sie sind verantwortlich dafür, dass der gesamte Veranstaltungsbetrieb sowohl für virtuelle als auch für Präsenzprojekte reibungslos abläuft (20%). • Nach der Veranstaltung übernehmen Sie die Post-Event-Kommunikation, analysieren Veranstaltungsdaten und liefern aussagekräftige Berichte, Dashboards und Empfehlungen an den Kunden, heben Erfolge hervor und identifizieren Bereiche für künftige Verbesserungen (10%). • Diese Rolle erfordert häufige Reisetätigkeit und Wochenendarbeit, da Sie etwa 40 % Ihrer Zeit in der Vorbereitung und Durchführung von 20–30 Life-Science-Kongressen und Meetings pro Jahr verbringen, von denen die meisten einen internationalen Vor-Ort-Einsatz erfordern.

🎯 Anforderungen

• Kongress-, Meeting- und Eventprojektmanagement sowie Prozess-Workflows mit ausgeprägter Branchenerfahrung: Sie bringen tiefgehende Expertise in der Planung und Durchführung von Pharma-Meetings und Kongressen mit, sei es aus Agentur- oder Unternehmensumfeld. Sie verstehen die Prioritäten der Pharma-Branche in jeder Phase – vor, während und nach Veranstaltungen – und übersetzen komplexe Workflows in klare, effektive Standard Operating Procedures, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und an Geschäftsziele ausgerichtet sind. • Aufbau starker Stakeholder-Beziehungen mit Serviceorientierung: Sie betreuen US- und EU-Kunden, KOLs und medizinische Gesellschaften versiert, indem Sie deren spezifische Bedürfnisse verstehen – Sie planen und gestalten jede Interaktion mit höchster Serviceorientierung und stimmen sich mit Unternehmens-Stakeholdern und KOLs ab. • Einflussnahme und Eskalation: Sie verstehen Entscheidungsprozesse in der Pharmaindustrie und eskalieren bei Bedarf selbstbewusst an Führungsebenen, um Projekte über anfängliche Hürden hinweg zu bringen und häufige Verzögerungen oder Einwände zu umgehen. • Technische Versiertheit: Sie sind in der Lage, praktische Lösungen effektiv und sicher umzusetzen (build and ship) in Excel, Veeva CRM, Veeva Link, Cvent und SpotMe/Onomi. • Ausgewogenheit zwischen Compliance und Geschäftszielen: Sie können pharmazeutische regulatorische Compliance und Legal-Review-Prozesse geschickt mit geschäftlichen Zielsetzungen in Einklang bringen und potenzielle Hindernisse lösen, ohne das Projekt voranzubringen zu gefährden. • Produktverständnis: Sie wissen, dass nicht jede Kundenanfrage direkt in ein Feature übersetzt werden kann. Sie können Bedürfnisse generalisieren und Prioritäten für Lösungen setzen, die echten Mehrwert liefern.

🏖️ Vorteile

• SpotMe rekrutiert, vergütet und fördert unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität oder Ausdrucksform, sexueller Orientierung, nationaler Herkunft, Genetik, Behinderung, Alter, Elternstatus oder Veteranenstatus.