Executive Assistant – Sales Force

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Teamficient

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11 - 50 Mitarbeiter

Gegründet 2020

📦 Logistik

📣 Marketing

✈️ Reisen

Logistics • Marketing • Travel

Teamficient ist ein von Frauen und Minderheiten geführtes Unternehmen, das Lösungen für das Management von Remote-Büros und spezialisierte virtuelle Assistenten für Unternehmen bereitstellt. Sie liefern geschulte, zweisprachige Remote-Fachleute und gemanagte Teams mit US-basierten Account Managern. Ihr Dienstleistungsangebot umfasst administrative Unterstützung, Kundenservice, Buchhaltung, technischen Support und Spezialdienste für Fahrschulen und Gesundheitseinrichtungen (einschließlich EHR-Unterstützung, Patientenplanung, Rezeptkoordination und HIPAA-/Datenschutzschulung). Teamficient betreibt gemanagte Remote-Callcenter, legt Wert auf Schulung und Sicherheit und bietet monatliche Verträge, um Unternehmen bei der Skalierung und der Auslagerung routinemäßiger Aufgaben zu unterstützen.

Beschreibung

• Provide day-to-day administrative support to management and internal teams. • Prepare, organize, and maintain business documents, reports, and correspondence. • Schedule meetings, manage calendars, and coordinate appointments. • Maintain accurate filing systems and company records. • Manage and maintain customer and business records within Salesforce CRM. • Update leads, contacts, accounts, opportunities, and case records. • Ensure data accuracy, completeness, and integrity within the CRM. • Generate Salesforce reports and dashboards to support business operations. • Assist with data imports, exports, and record management. • Support users with Salesforce-related administrative tasks. • Prepare operational reports and performance summaries. • Monitor data quality and resolve discrepancies. • Maintain confidential business information with a high level of accuracy. • Coordinate with internal departments to ensure smooth workflow and timely completion of tasks. • Respond professionally to internal and external inquiries. • Support cross-functional teams with documentation, follow-ups, and project coordination. • Identify opportunities to improve administrative processes and workflow efficiency.

🎯 Anforderungen

• Bachelor's degree in Business Administration, Management, or a related field. • 2+ years of experience in an Administrative Executive, Administrative Coordinator, or similar role. • Hands-on experience using Salesforce CRM. • Excellent proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook). • Strong organizational, multitasking, and time-management skills. • Excellent written and verbal English communication skills. • High attention to detail and strong problem-solving abilities. • Ability to work independently in a remote environment. • Preferred: Experience supporting sales, operations, or customer success teams. • Knowledge of CRM reporting and dashboard creation. • Experience with Google Workspace and project management tools such as Asana, Monday.com, ClickUp, or Trello. • Experience working with U.S.-based companies or international teams.

🏖️ Vorteile

• Work remotely with a collaborative and supportive international team. • Gain experience with industry-leading CRM technology. • Opportunities for professional growth and career development. • Dynamic work environment with exposure to cross-functional business operations. • Competitive compensation based on experience and qualifications.