Administrative/r Mitarbeiter/in für Rechtsangelegenheiten und Abrechnung

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Veta Virtual

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11 - 50 Mitarbeiter

🤝 B2B

☁️ SaaS

⚡ Produktivität

B2B • SaaS • Productivity

Veta Virtual ist auf Virtual Receptionist und Virtual Assistant Services spezialisiert. Das Unternehmen bietet unter anderem: • Anrufannahme • Inbound- und Outbound-Call-Management • Terminvereinbarung • Bearbeitung von Anruf-Überläufen (Call Overflow) Die Services sind darauf ausgelegt, Anrufende durch personalisierte Erlebnisse mit dedizierten, echten Empfangskräften in Kundschaft zu verwandeln. Veta Virtual arbeitet branchenübergreifend – unter anderem in Rechtsberatung, Buchhaltung/Steuerberatung und Gesundheitswesen – und unterstützt Unternehmen dabei, ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren, den Kundenservice zu verbessern und interne Ressourcen freizusetzen. Im Fokus steht echte menschliche Interaktion: 100 % reale Empfangskräfte integrieren sich nahtlos in bestehende Telefonanbieter und -systeme und bieten eine kosteneffiziente Alternative zur Einstellung von Vollzeitkräften.

Beschreibung

• Als Administrative/r Mitarbeiter/in für Rechtsangelegenheiten und Abrechnung unterstützen Sie den Anwalt und geschäftsführenden Partner der Kanzlei in zwei Kernbereichen – der rechtlichen Administration und der Vorbereitung von Abrechnungen. • Verwaltung und Filterung des E-Mail-Postfachs des Anwalts – Eingangs­korrespondenz organisieren, Prioritäten markieren, Antworten entwerfen und dafür sorgen, dass nichts Wichtiges übersehen wird. • Entgegennahme ausgehender Kundenanrufe über Lawmatics – Verwaltung von PNC-Nachverfolgungen und zeitkritischen Kundenkommunikationen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, in der Regel 2–3 Anrufe pro Tag. • Nutzung von Lawmatics CRM für Mandantenaufnahme, Pipeline-Management und Kommunikationsverfolgung – Mitwirkung bei der Entwicklung und Optimierung interner Workflows, während die Kanzlei ihre Systeme weiter ausbaut. • Vorbereitung der wöchentlichen Abrechnung – Exportieren abrechnungsfähiger Zeiten und Auslagen nach Excel, Rechtschreibprüfung durchführen, Korrekturen vornehmen und genaue Rechnungsentwürfe zur Prüfung durch den Anwalt erstellen. • Ziel, nach vollständiger Einarbeitung die wöchentlichen Rechnungen eigenständig zu erstellen – Übernahme des Abrechnungszyklus von der Vorbereitung bis zur Rechnungserstellung. • Pflege von Mandantendokumenten in Clio Manage und Lawmatics – Alle Unterlagen organisiert, aktuell und konform mit den Kanzleistandards halten. • Unterstützung bei ad-hoc-administrativen Aufgaben und Korrespondenz – Schnelle Anpassung an wechselnde Prioritäten und Unterstützung dort, wo die Kanzlei Bedarf hat.

🎯 Anforderungen

• Erfahrung mit Lawmatics oder einem ähnlichen Legal-CRM – Vertrautheit mit der Navigation, Konfiguration und Verwaltung von Mandantenpipelines in einer Praxisverwaltungsplattform wird stark bevorzugt. • Erfahrung mit Clio Manage oder einem ähnlichen Case-Management-System ist ein großer Vorteil. • Sichere Excel-Kenntnisse – Sie können Daten exportieren, Prüfungen durchführen, Korrekturen vornehmen und saubere Abrechnungsberichte erstellen, ohne Anleitung. • Vorherige Erfahrung in einer Kanzlei, in der Rechtsadministration oder in der Rechtsabrechnung ist bevorzugt – Kandidaten mit starkem Abrechnungs- und Verwaltungshintergrund aus anderen Branchen werden ebenfalls berücksichtigt. • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse – Sie kommunizieren im Namen der Kanzlei mit Mandanten und Anwälten; Ihre Professionalität spiegelt sich direkt in der Praxis wider. • Sehr gut organisiert und detailorientiert – Abrechnungsgenauigkeit ist unverhandelbar und Sie legen Wert darauf, jede Zahl und jeden Eintrag korrekt zu haben. • Eine proaktive, eigenständige Arbeitsweise – Sie antizipieren Bedürfnisse, lösen Probleme eigenständig und warten nicht darauf, Ihnen Anweisungen zu geben. • Komfortabel in einer kleinen, schnelllebigen Kanzlei zu arbeiten, in der Prozesse noch aufgebaut werden und Ihre Vorschläge zur Verbesserung von Workflows geschätzt werden.

🏖️ Vorteile

• 10 bezahlte Urlaubstage pro Jahr plus alle US-Bundesfeiertage. • 100% Remote – Arbeit von überall in LATAM oder Europa mit einem professionellen Home-Office. • Eine stabile, unterstützende Position in einer Boutique-Kanzlei, in der Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Abrechnungsgenauigkeit direkt das Wachstum der Kanzlei und die Kundenerfahrung unterstützen. • Ein kollaboratives, transparentes Arbeitsumfeld über Veta Virtual und unseren Mandanten – Ihre Zuverlässigkeit und Aufmerksamkeit fürs Detail werden vom ersten Tag an geschätzt.