Veta Virtual
11 - 50 Mitarbeiter
💼 Beratung
⚖️ Rechtswesen
🏥 Gesundheitswesen
Consulting • Legal • Healthcare
Veta Virtual ist auf Virtual Receptionist und Virtual Assistant Services spezialisiert. Das Unternehmen bietet unter anderem: • Anrufannahme • Inbound- und Outbound-Call-Management • Terminvereinbarung • Bearbeitung von Anruf-Überläufen (Call Overflow) Die Services sind darauf ausgelegt, Anrufende durch personalisierte Erlebnisse mit dedizierten, echten Empfangskräften in Kundschaft zu verwandeln. Veta Virtual arbeitet branchenübergreifend – unter anderem in Rechtsberatung, Buchhaltung/Steuerberatung und Gesundheitswesen – und unterstützt Unternehmen dabei, ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren, den Kundenservice zu verbessern und interne Ressourcen freizusetzen. Im Fokus steht echte menschliche Interaktion: 100 % reale Empfangskräfte integrieren sich nahtlos in bestehende Telefonanbieter und -systeme und bieten eine kosteneffiziente Alternative zur Einstellung von Vollzeitkräften.
Leiter/in des Stabs und Executive Operations
Stelle nicht auf LinkedIn
🔥 vor 5 Minuten
🗣️🇺🇸🇬🇧 Englisch erforderlich
📊 Überprüfen Sie Ihre Lebenslauf-Bewertung für diese Stelle
Verbessern Sie Ihre Chancen auf ein Vorstellungsgespräch, indem Sie Ihre Lebenslauf-Bewertung vor der Bewerbung überprüfen.
Veta Virtual
11 - 50 Mitarbeiter
💼 Beratung
⚖️ Rechtswesen
🏥 Gesundheitswesen
Consulting • Legal • Healthcare
Veta Virtual ist auf Virtual Receptionist und Virtual Assistant Services spezialisiert. Das Unternehmen bietet unter anderem: • Anrufannahme • Inbound- und Outbound-Call-Management • Terminvereinbarung • Bearbeitung von Anruf-Überläufen (Call Overflow) Die Services sind darauf ausgelegt, Anrufende durch personalisierte Erlebnisse mit dedizierten, echten Empfangskräften in Kundschaft zu verwandeln. Veta Virtual arbeitet branchenübergreifend – unter anderem in Rechtsberatung, Buchhaltung/Steuerberatung und Gesundheitswesen – und unterstützt Unternehmen dabei, ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren, den Kundenservice zu verbessern und interne Ressourcen freizusetzen. Im Fokus steht echte menschliche Interaktion: 100 % reale Empfangskräfte integrieren sich nahtlos in bestehende Telefonanbieter und -systeme und bieten eine kosteneffiziente Alternative zur Einstellung von Vollzeitkräften.
Beschreibung
• Die zentrale Übersicht aller laufenden Projekte in mehreren Unternehmen verantworten, einschließlich Fristen, Ergebnissen, Verantwortlichen und nächster Schritte • Wichtige Initiativen auf Kurs halten und die Zeit der Führungskraft schützen • Proaktiv Genehmigungen, Antworten und To-dos nachverfolgen, bis sie abgeschlossen sind • Finanzberichte, Customer-Experience-Dashboards und weitere Unterlagen auf Lücken oder Unstimmigkeiten prüfen • Mit internen Teams und externen Ansprechpartnern koordinieren, einschließlich einer gemeinnützigen Initiative mit gesellschaftlichem Auftrag • Als vertrauenswürdige Ansprechperson für Investoren, vermögende Privatpersonen, Institutionen, leitende Führungskräfte und Regierungsvertreter fungieren • An Besprechungen, Telefonaten und E-Mail-Korrespondenz teilnehmen, auch in Abwesenheit der Führungskraft • Nachrichten priorisieren und Korrespondenz im Namen der Führungskraft entwerfen • Sicherstellen, dass wichtige externe Nachfassaktionen fristgerecht erfolgen • Ein Projektmanagementsystem wie Notion oder Asana einrichten und verwalten • Arbeitsabläufe aus Google Sheets herauslösen und Projekt- sowie Prioritäten-Dashboards erstellen • Neue Tools, einschließlich KI-Tools, bewerten und implementieren • Prozesse, Vorlagen und Checklisten erstellen, um die Kontinuität bei Abwesenheiten sicherzustellen • Einen sich schnell ändernden Kalender über mehrere Zeitzonen hinweg verwalten • Zeit für Aufgaben mit hoher Priorität schützen • Tagesordnungen, Hintergrundinformationen und prägnante Recherchen für wichtige Besprechungen vorbereiten • Nationale und internationale Geschäftsreisen organisieren, einschließlich Flügen, Hotels, Bodentransport und Reiseplänen • Direkt an die Führungskraft auf Senior-Level berichten und als Einzelbeitragende/r arbeiten
🎯 Anforderungen
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Chief of Staff, Office Manager, Executive Assistant, Project Manager oder in einer vergleichbaren Position • Ausgeprägte Projektmanagementfähigkeiten und konsequente Umsetzung • Fähigkeit, Zeitpläne eigenverantwortlich zu steuern, Hindernisse frühzeitig zu erkennen, proaktiv zu handeln und Aufgaben bis zum Abschluss nachzuverfolgen • Sehr technikaffin sowie schnelle und analytische Denkweise • Fähigkeit, sich schnell in neue Tools einzuarbeiten • Hervorragende mündliche und schriftliche Englischkenntnisse • Energiegelassenes, sympathisches Auftreten; professionelles und sicheres Auftreten im Austausch mit Teammitgliedern, Investoren, leitenden Führungskräften und Regierungsvertretern, auch vor der Kamera • Ruhige, anpassungsfähige und eigeninitiativ arbeitende Persönlichkeit, die souverän mit Veränderungen umgeht und ohne Schritt-für-Schritt-Anweisungen arbeitet • Bereitschaft, der Führungskraft respektvoll zu widersprechen oder bei ihr nachzufassen, sowie konstruktives Feedback anzunehmen • Regelmäßige Verfügbarkeit nach US-Ostküstenzeit oder einem europäischen Zeitplan; US-Ostküstenzeit wird bevorzugt • Derzeitiger Wohnsitz in Lateinamerika (LATAM) oder Europa erforderlich • Von Vorteil: Erfahrung im Umgang mit Investoren, vermögenden Privatpersonen, Institutionen, leitenden Führungskräften oder Regierungsvertretern sowie ein Hintergrund in MINT, Finanzen, Non-Profit, ESG oder Nachhaltigkeit • Von Vorteil: praktische Erfahrung bei der Einrichtung von Notion, Asana oder vergleichbaren Projektmanagementsystemen mit Dashboards • Von Vorteil: Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und Dashboards mit KI-Tools, die auf Plattformen wie Lovable oder Vercel bereitgestellt werden • Von Vorteil: Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verteilten Teams in EMEA und NAM/LATAM • Eine kurze, zweiminütige Videoantwort auf eine Frage in klarem, sicherem Englisch ist erforderlich
🏖️ Vorteile
• Wettbewerbsfähige Vergütung in USD, die zuverlässig monatlich ausgezahlt wird • Möglichkeit zur Übernahme in eine Festanstellung: zunächst ein einmonatiger Zeitraum, bei sehr guter Leistung mit Aussicht auf eine dauerhafte Anstellung • 100 % Remote-Arbeit nach einem festen Zeitplan; Änderungen werden im Zusammenhang mit Reisen im Voraus geplant • Direkte Zusammenarbeit mit einer Führungskraft auf Senior-Level • Eigenverantwortliche Tätigkeit mit großem Gestaltungsspielraum • Unterstützende Unternehmenskultur bei Veta Virtual und beim Kunden
Jetzt Bewerben
