CPT-11496 Assistant(e) virtuel(le) de direction et d’équipe

Emploi pas sur LinkedIn

🔥 il y a 10 minutes

🌏 N'importe où dans le monde

⏳ Contrat

🟡 Intermédiaire

🟠 Senior

👨‍💼 Assistant de Direction

👻 Score fantôme 25%

Ce que ça veut dire : la probabilité que cette offre reste ouverte sans recrutement actif.Comment le lire : 60 % ou plus, on pense que c'est une offre fantôme. Un score plus bas est moins inquiétant.Comment on la calcule : ancienneté, republications, postes ouverts vs taille de l'équipe, rapidité de clôture, et si le salaire est indiqué.À noter : une estimation à partir de données publiques, pas un jugement sur l'entreprise. De vraies offres peuvent avoir un score élevé, alors prenez-le comme un indice, pas comme un fait.

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20four7VA

Site WebLinkedInTous les Emplois

51 - 200 employés

Fondée en 2010

💼 Conseil

📦 Logistique

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA est une entreprise spécialisée dans les services d’assistants virtuels, proposant des solutions de staffing à distance personnalisables pour des entreprises de toutes tailles. Elle offre une large gamme de services d’assistanat virtuel — administratif, support opérationnel, marketing et assistance technique — afin d’aider ses clients à gagner en efficacité et à réduire leurs coûts fixes. Forte d’une équipe solide d’assistants virtuels qualifiés (VAs), 20four7VA permet à ses clients de se concentrer sur la croissance de leur activité tandis que leurs besoins variés sont pris en charge par des professionnels expérimentés.

Description

• Gérer l’agenda Outlook du PDG : planification, replanification, fuseaux horaires et temps de trajet • Préparer les notes de réunion, les ordres du jour et les informations contextuelles pertinentes • Coordonner les déplacements professionnels et les itinéraires • Organiser les justificatifs de frais et les documents associés • Suivre les échéances, rendez-vous, interventions et certifications • Organiser les priorités et les relances • Gérer les informations relatives aux projets, à l’équipe, aux prestataires et au pipeline dans Airtable • Effectuer la saisie de données récurrente, le nettoyage et la mise à jour des dossiers • Mettre à jour l’avancement des projets et garantir l’exactitude des informations après les réunions et les appels • Générer des rapports et des vues simples sur les échéances, les tâches et l’activité du pipeline • Créer des tableaux Trello pour les nouveaux projets et organiser les documents clients dans SharePoint • Gérer les listes d’inscription, les informations sur les participants et la saisie de données liées aux événements • Rechercher et présélectionner des prestataires événementiels, notamment pour les lieux, la restauration, l’audiovisuel, la production, la location, le transport et le personnel • Demander et organiser les devis, disponibilités, certificats d’assurance, formulaires W-9 et informations relatives aux prestataires • Préparer des comparatifs de prestataires côte à côte • Tenir à jour les informations relatives aux prestataires : coordonnées, tarifs et performances • Suivre les contrats, les acomptes et les échéances de paiement • Coordonner les réunions internes, prendre des notes et suivre les actions à réaliser • Mettre en forme et relire les présentations, rapports, déroulés opérationnels et autres supports clients • Organiser les fichiers partagés, listes de contacts et documents de l’entreprise • Préparer des documents, des PDF et des demandes de signature électronique • Maintenir des conventions cohérentes de classement et de nommage • Participer à la planification des publications sur les réseaux sociaux et à la tenue du calendrier éditorial • Organiser les fichiers vidéo et marketing • Assurer d’autres tâches administratives selon l’évolution des besoins de l’activité • Fournir des prestations définies et spécifiques dans le cadre d’un contrat de travailleur indépendant et d’un cahier des charges convenu

🎯 Exigences

• Une expérience d’au moins 3 ans en tant qu’assistant(e) de direction ou assistant(e) administratif(ve) est vivement souhaitée • Une expérience auprès d’un PDG, d’un fondateur ou d’un cadre dirigeant est vivement souhaitée • La maîtrise d’Airtable est obligatoire • Une solide maîtrise de Microsoft 365 et Outlook est obligatoire • De solides compétences en saisie de données et en administration sont obligatoires • Une expérience en recherche de prestataires ou de fournisseurs est vivement souhaitée • Une expérience en organisation d’événements, hôtellerie-restauration, agence ou secteur associatif constitue un atout • La maîtrise de SharePoint et Trello est souhaitée • Une expérience dans la planification de publications sur les réseaux sociaux constitue un atout • Très organisé(e), proactif(ve) et fiable • Solide expérience de l’assistanat de direction et du support administratif back-office • Excellente maîtrise de l’anglais écrit et très bonnes capacités de relecture • À l’aise dans la gestion de priorités et d’échéances concurrentes • Solides compétences en recherche et en sélection de prestataires • Sens aigu du détail et rigueur dans la gestion des données • Capable de travailler de manière autonome et d’assurer le suivi sans relances constantes • Discrétion indispensable concernant les informations confidentielles relatives aux clients, aux finances et aux contrats • À l’aise pour accompagner à la fois un PDG et une équipe projet élargie • Connaissance d’Airtable, Microsoft 365 / Outlook, SharePoint, Trello, Google Docs / Google Sheets et Canva / PowerPoint • Une connaissance pratique des plateformes de signature électronique est souhaitée • Anglais privilégié ; excellente maîtrise de l’anglais écrit obligatoire • Disponibilité du lundi au vendredi, entre 9 h et 18 h (heure de l’Est des États-Unis) • Exercice obligatoire dans le cadre d’un accord-cadre de services et d’un cahier des charges, en tant que travailleur indépendant

🏖️ Avantages

• Rémunération compétitive • Paiements hebdomadaires • Plusieurs postes sont actuellement ouverts • Formation et montée en compétences gratuites • Accompagnement et conseils continus • Une communauté dynamique toujours prête à vous aider • Le nombre d’heures peut augmenter en fonction des performances et de la charge de travail • Alignement, dans la mesure du possible, sur les horaires privilégiés du client