Assistant(e) virtuel(le) en support administratif et facturation dans le secteur de la construction — CPT-11461

Emploi pas sur LinkedIn

🔥 il y a 8 minutes

🌏 N'importe où dans le monde

⏱ Temps Partiel

🟡 Intermédiaire

🟠 Senior

👨‍💼 Assistant de Direction

👻 Score fantôme 25%

Ce que ça veut dire : la probabilité que cette offre reste ouverte sans recrutement actif.Comment le lire : 60 % ou plus, on pense que c'est une offre fantôme. Un score plus bas est moins inquiétant.Comment on la calcule : ancienneté, republications, postes ouverts vs taille de l'équipe, rapidité de clôture, et si le salaire est indiqué.À noter : une estimation à partir de données publiques, pas un jugement sur l'entreprise. De vraies offres peuvent avoir un score élevé, alors prenez-le comme un indice, pas comme un fait.

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20four7VA

Site WebLinkedInTous les Emplois

51 - 200 employés

Fondée en 2010

💼 Conseil

📦 Logistique

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA est une entreprise spécialisée dans les services d’assistants virtuels, proposant des solutions de staffing à distance personnalisables pour des entreprises de toutes tailles. Elle offre une large gamme de services d’assistanat virtuel — administratif, support opérationnel, marketing et assistance technique — afin d’aider ses clients à gagner en efficacité et à réduire leurs coûts fixes. Forte d’une équipe solide d’assistants virtuels qualifiés (VAs), 20four7VA permet à ses clients de se concentrer sur la croissance de leur activité tandis que leurs besoins variés sont pris en charge par des professionnels expérimentés.

Description

• Examiner les informations transmises par les équipes de terrain concernant les travaux quotidiens réalisés • Saisir et mettre à jour les données quotidiennes de production dans Fiber Field • Tenir à jour des journaux de chantier et des pièces justificatives fiables • Organiser les informations nécessaires à la facturation hebdomadaire • Vérifier que les saisies sont complètes et signaler les informations manquantes • Prendre progressivement en charge les processus récurrents de suivi des chantiers après la formation • Compiler les rapports hebdomadaires des équipes de terrain et les pièces justificatives associées • Préparer les informations nécessaires à la facturation • Créer et gérer les factures dans QuickBooks Online • Suivre les factures envoyées et leur état de paiement de base • Tenir à jour des dossiers organisés de facturation et de comptes clients • Contribuer à ce que les travaux réalisés soient documentés et soumis au paiement dans les délais • Surveiller et organiser la boîte de réception Gmail de l’entreprise • Participer aux tâches administratives courantes et à la gestion quotidienne du bureau • Passer des appels professionnels sortants si nécessaire • Tenir à jour des fichiers et documents numériques organisés • Participer à d’autres tâches récurrentes de back-office au fur et à mesure de la croissance de l’activité • Travailler d’abord en étroite collaboration avec le dirigeant afin d’apprendre les processus de l’entreprise, puis prendre progressivement en charge les activités quotidiennes de support • Fournir des services professionnels et adaptés aux tâches confiées, dans le respect des délais, consignes et livrables convenus, dans le cadre d’un contrat de prestation indépendant

🎯 Exigences

• Une première expérience en administration, support de bureau, assistance comptable ou dans un domaine similaire est requise • Une expérience de QuickBooks Online est vivement souhaitée • Une expérience de la facturation ou des comptes clients est souhaitée • De solides compétences en saisie de données et en utilisation de tableurs sont requises • Excellentes aptitudes de communication écrite et orale en anglais • Une expérience dans la construction, les travaux contractuels, les services de terrain ou un secteur similaire constitue un atout, sans être obligatoire • Être à l’aise pour apprendre à utiliser des logiciels de construction propres au client • Maîtrise de QuickBooks Online (vivement souhaitée) • Formation à Fiber Field fournie • Connaissance de Gmail et de Google Workspace • Connaissance de Microsoft Excel et de Google Sheets • Connaissance de Google Voice ou d’un système téléphonique professionnel similaire • Être très organisé(e) et fiable • Faire preuve d’une grande attention aux détails et garantir l’exactitude des données • Être à l’aise avec le traitement quotidien d’informations de production répétitives • Être capable d’apprendre rapidement à utiliser de nouveaux systèmes • Être à l’aise avec la facturation et le suivi financier de base • Faire preuve de proactivité pour identifier les informations manquantes • Être capable d’évoluer vers une prise en charge accrue des processus administratifs récurrents • Être à l’aise pour accompagner à distance une entreprise de services de terrain en forte croissance • Une communication claire et professionnelle en anglais est requise • Disponibilité de 20 heures contractuelles par semaine, du lundi au vendredi, avec une plage de travail quotidienne flexible de 4 heures entre 15 h 00 et 21 h 00, heure de l’Est des États-Unis (EST)

🏖️ Avantages

• Rémunération compétitive • Paiements hebdomadaires • Plusieurs postes sont disponibles • Formation et montée en compétences gratuites • Accompagnement et conseils continus • Une communauté dynamique toujours prête à vous soutenir • Plage de travail quotidienne flexible de 4 heures • Travail à distance • Collaboration dans le cadre d’un contrat de prestation indépendant