Assistant(e) exécutif(ve) aux opérations

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Sauti Contact Center est un prestataire de services client axé sur la technologie qui améliore l'engagement des clients grâce à des solutions alimentées par l'IA. En tirant parti de technologies avancées, Sauti optimise les canaux de communication, offre un support multicanal fluide et utilise l'analyse de données pour améliorer la prestation de services. Leur attention à la réactivité et à l'efficacité vise à créer des expériences client positives tout en soutenant les entreprises dans des domaines tels que la conversion de prospects, la gestion des données et la fidélisation des clients.

Description

• Maintenir une liste centrale et exacte des tâches, projets, engagements et suivis actifs de l’exécutif. • Décomposer les instructions importantes en actions claires et réalisables. • Assigner des échéances, priorités, responsables et prochaines étapes à chaque tâche. • Suivre plusieurs tâches à travers différentes entreprises, clients, fournisseurs, employés et partenaires. • Relancer les personnes responsables jusqu’à ce que le travail soit achevé. • Enregistrer les mises à jour, retards, décisions et besoins en suspens. • Identifier les tâches bloquées et prendre les mesures appropriées pour les faire avancer. • Escalader les affaires urgentes ou les retards importants avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs. • Aider à organiser les priorités quotidiennes, hebdomadaires et à long terme de l’exécutif. • Gérer les rappels pour les réunions, échéances, paiements, rendez-vous et engagements. • Coordonner des réunions entre le Kenya, les États-Unis et d’autres fuseaux horaires internationaux. • Préparer des ordres du jour, notes de réunion, actions à mener et listes de suivi. • Veiller à ce que les engagements pris lors de réunions ou de conversations soient consignés et exécutés. • Communiquer de manière professionnelle par téléphone, e-mail, WhatsApp, SMS, messagerie en ligne et visioconférences. • Planifier et confirmer réunions, appels, rendez-vous et rappels. • Préparer et mettre en forme des documents professionnels, rapports, lettres, propositions, factures, présentations et feuilles de calcul. • Effectuer des recherches en ligne sur des entreprises, produits, services, fournisseurs, options de voyage, opportunités commerciales, logiciels et autres sujets assignés. • L’assistant(e) pourra être amené(e) à coordonner des activités à travers plusieurs entreprises et projets.

🎯 Exigences

• Excellentes compétences informatiques. • Doit être très à l’aise pour travailler sur ordinateur la majeure partie de la journée. • Bonne vitesse de frappe avec grande précision. • Capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et plateformes en ligne. • Solides compétences en recherche sur Internet. • Expérience de l’utilisation d’e-mails, navigateurs web, stockage cloud, formulaires en ligne, agendas et plateformes de visioconférence. • Maîtrise de Microsoft Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook. • Maîtrise de Google Workspace, y compris Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Calendar et Google Drive. • À l’aise avec WhatsApp Web et autres plateformes de communication en ligne. • Connaissance des systèmes de gestion des tâches, CRM ou outils de gestion de projet. • Volonté d’apprendre des plateformes telles que Zoho, Microsoft Dynamics 365, ChatGPT, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet et autres outils professionnels. • Très bon niveau d’anglais parlé et écrit. • Communication téléphonique claire et professionnelle. • Capacité à rédiger des e-mails professionnels et des messages WhatsApp. • Capacité d’écoute attentive, compréhension des instructions et formulation de questions pertinentes si nécessaire. • Capacité à communiquer avec confiance avec des professionnels seniors, clients, fournisseurs et membres d’équipe. • Aptitude à résumer des informations complexes ou volumineuses de manière claire. • Excellente attention aux détails. • Solides compétences de gestion du temps et de priorisation. • Capacité à tenir des registres et tableaux de suivi précis. • Capacité à se souvenir et à assurer le suivi des engagements. • Capacité à travailler sur plusieurs entreprises et projets sans se laisser désorienter. • Aptitude à distinguer les tâches urgentes de celles qui peuvent attendre. • Capacité à travailler de manière méthodique même lorsque les priorités changent. • Honnêteté et intégrité. • Fiable et ponctuel(le). • Grande organisation. • Sens des responsabilités dans la gestion du temps. • Être proactif(ve) plutôt que passif(ve). • À l’aise pour prendre en charge des tâches. • Persévérant(e) dans les relances auprès des interlocuteurs. • Capable de travailler avec une supervision limitée. • Volonté d’accepter des retours et d’apporter des corrections. • Calme sous pression. • Flexible et adaptable. • Professionnel(le) dans l’apparence, le comportement et la communication. • Précautionneux(se) avec les informations confidentielles. • Capable d’admettre une lacune de connaissances puis de prendre les mesures pour l’apprendre. • Axé(e) sur la production de résultats précis. • Capable de résoudre de façon autonome des problèmes routiniers. • Intérêt pour l’apprentissage continu et le développement professionnel.

🏖️ Avantages

• Indemnité Internet prise en charge par l’entreprise pour assurer un télétravail fiable. • Poste entièrement en télétravail, éliminant les coûts et le temps de trajet quotidiens. • Exposition directe à la direction de l’entreprise, à la prise de décision, aux opérations, à la technologie, à la gestion client et à l’entrepreneuriat. • Opportunité d’apprentissage des systèmes d’entreprise modernes, y compris les plateformes CRM, outils de gestion des tâches, applications cloud, outils d’intelligence artificielle et plateformes d’automatisation. • Travail varié et significatif couvrant la technologie, le service client, le développement commercial, les opérations, les voyages, le conseil et d’autres domaines en croissance. • Développement professionnel concret en communication, organisation, coordination de projets, recherche, support exécutif et résolution de problèmes. • Possibilité d’augmentation des responsabilités et de salaire en fonction des performances, de la fiabilité, des compétences et de l’expansion de l’entreprise. • Potentiel d’emploi à long terme pour une personne fiable devenue un membre de confiance et à valeur ajoutée de l’équipe. • Horaires de travail flexibles, avec heures convenues pouvant être adaptées entre les horaires du Kenya et des États-Unis si nécessaire. • Plus grande indépendance et prise en charge des responsabilités, permettant au candidat retenu de gagner en confiance et en initiative plutôt que d’effectuer uniquement des tâches administratives répétitives. • Mentorat professionnel et accompagnement par une implication directe dans de véritables défis, projets et décisions d’entreprise. • Exposition à des clients, partenaires et environnements de travail internationaux, offrant une expérience précieuse au-delà du marché local. • Opportunité de construire un solide parcours professionnel en aidant à gérer des projets importants, coordonner plusieurs parties prenantes et délivrer des résultats mesurables. • Reconnaissance des performances, de l’initiative, de la précision et du suivi constant.