Assistant(e) de direction confirmé(e)

🔥 il y a 1 heure

🇪🇺 Europe – Télétravail

⏰ Temps Plein

🟠 Senior

👨‍💼 Assistant de Direction

👻 Score fantôme 12%

Ce que ça veut dire : la probabilité que cette offre reste ouverte sans recrutement actif.Comment le lire : 60 % ou plus, on pense que c'est une offre fantôme. Un score plus bas est moins inquiétant.Comment on la calcule : ancienneté, republications, postes ouverts vs taille de l'équipe, rapidité de clôture, et si le salaire est indiqué.À noter : une estimation à partir de données publiques, pas un jugement sur l'entreprise. De vraies offres peuvent avoir un score élevé, alors prenez-le comme un indice, pas comme un fait.

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Veta Virtual

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11 - 50 employés

💼 Conseil

⚖️ Juridique

🏥 Santé

Consulting • Legal • Healthcare

Veta Virtual est une entreprise spécialisée dans les services de standard externalisé (virtual receptionist) et d’assistant(e) virtuel(le) (virtual assistant). Elle propose une gamme de prestations destinées à transformer les appelants en clients grâce à des expériences personnalisées délivrées par des réceptionnistes dédiés, 100 % humains. • Réponse aux appels et gestion des appels entrants et sortants • Prise de rendez-vous • Gestion des débordements d’appels Ses services s’intègrent en toute transparence à vos solutions de téléphonie existantes, offrant une alternative économique à l’embauche de personnel à temps plein. Veta Virtual intervient dans de nombreux secteurs — juridique, comptable, médical, etc. — et aide les entreprises à préserver une image professionnelle, à améliorer la relation client et à libérer des ressources internes.

Description

• Assurer le soutien administratif quotidien du fondateur et du directeur des opérations (COO) • Gérer et coordonner des agendas complexes, des réunions, des rendez-vous et des événements • Coordonner la logistique des réunions, notamment les salles, les liens de visioconférence, les supports et la communication avec les participants • Préparer les membres de la direction aux réunions, rendez-vous et engagements en assurant le suivi des agendas et l’envoi de rappels • Rédiger, mettre en forme, relire et organiser la correspondance, les présentations, les rapports et autres supports • Tenir à jour et organiser les fichiers électroniques, les dossiers et la documentation de la direction • Coordonner les déplacements en France et à l’international, notamment les vols, hôtels, transports terrestres et itinéraires • Gérer les notes de frais, justificatifs, remboursements et rapprochements de la carte bancaire professionnelle • Préparer les ordres du jour et les supports de réunion, prendre des notes et suivre les actions à mener ainsi que les relances • Coordonner les réunions et les communications entre les services, les partenaires, les fournisseurs et les parties prenantes • Aider à l’accueil des visiteurs et à l’organisation des réunions, repas, événements et autres activités professionnelles • Participer aux projets ponctuels et aux initiatives administratives confiés par la direction • Être l’interlocuteur ou l’interlocutrice professionnel(le) des parties prenantes internes et externes • Collaborer avec les équipes RH, finance, juridique, IT et opérations sur les demandes liées à la direction • Traiter les informations confidentielles relatives à l’entreprise et au personnel avec discrétion

🎯 Exigences

• 2 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif, d’assistanat de direction ou de coordination de bureau, idéalement auprès de cadres dirigeants ou de membres de la direction • Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps • Excellentes compétences en communication écrite et orale • Grande attention portée aux détails • Capacité à faire preuve de discrétion et à préserver la confidentialité des informations sensibles relatives à l’entreprise et au personnel • Capacité à anticiper les besoins, à repérer rapidement les problèmes et à assurer le suivi de manière autonome • Aisance dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement • Maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams • Une expérience de la gestion d’agendas complexes et de l’organisation de déplacements professionnels est souhaitée • Aisance et maîtrise dans l’utilisation d’outils d’IA pour la rédaction, l’organisation et la productivité au quotidien constituant un atout majeur • Résider actuellement en Amérique latine (LATAM) ou en Europe • Disposer d’un environnement de travail professionnel à domicile

🏖️ Avantages

• Rémunération mensuelle attractive en USD • 15 jours de congés payés par an • Tous les jours fériés fédéraux américains • Télétravail à 100 % depuis n’importe quel pays d’Amérique latine (LATAM) ou d’Europe • Environnement de travail professionnel à domicile • Environnement dynamique et en forte croissance dans le secteur mondial de la fintech et des cryptomonnaies • Culture collaborative fondée sur la confiance au sein de Veta Virtual et de son client • Courte vidéo de deux minutes à enregistrer dans le cadre du processus de présélection