Assistente Executivo – Operações de Vendas e Suporte Pessoal

Vaga não está no LinkedIn

🔥 52 minutos atrás

🌐 México, Brasil, +1 outros países – Remoto

🇲🇽 México – Remoto 🇧🇷 Brasil – Remoto 🇨🇴 Colômbia – Remoto

💵 $1.000 - $1.700 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 20%

O que significa: a chance de ninguém estar realmente contratando para esta vaga.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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FreedUp

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11 - 50 funcionários

💼 Consultoria

📦 Logística

⚡ Produtividade

Consulting • Logistics • Productivity

A FreedUp é uma empresa que oferece um Executive Assistant Operating System, fornecendo aos clientes assistentes executivos (EA) treinados que gerenciam tarefas administrativas. A empresa realiza um processo de onboarding completo que inclui sistemas personalizados, treinamentos sob medida e suporte contínuo para garantir que as necessidades administrativas dos clientes sejam atendidas com eficiência. A FreedUp é especializada na criação de sistemas operacionais pessoais para indivíduos e empresas, utilizando talentos globais de ponta e minimizando o atrito operacional.

Descrição

• Assumir e gradualmente gerenciar o CRM do Notion para o pipeline de vendas de aviação. • Adicionar e atualizar negociações, sinalizar registros desatualizados, criar entradas no CRM a partir de transcrições de chamadas do Zoom usando o Claude e delegar acompanhamentos. • Coordenar dois representantes de vendas e garantir que leads, negociações, próximos passos e anúncios de aeronaves estejam sempre atualizados. • Enviar visões consolidadas do status do pipeline. • Organizar fotos, vídeos, fichas técnicas, brochuras, relatórios de manutenção, contratos, LOIs, APAs e confirmações de depósito de aeronaves no Dropbox. • Gerenciar o calendário do Outlook e a disponibilidade no Calendly do executivo, incluindo reagendamentos e e-mails de agendamento com clientes. • Enviar proativamente, ao final do dia, resumos das reuniões, logística, documentos e horários de treino do dia seguinte. • Planejar e reservar de duas a três viagens predominantemente domésticas por mês usando o Kayak e aplicativos de companhias aéreas. • Gerenciar preferências de viagem, reservas, check-in e confirmações. • Gerenciar autorizações, registros de veículos e documentação empresarial. • Lembrar aniversários e datas comemorativas, organizando flores e presentes dentro do orçamento. • Processar a folha de pagamento da empresa de piscinas. • Possivelmente monitorar o GoHighLevel em busca de leads da empresa de piscinas e enviar respostas rápidas por mensagem de texto. • Auditar sistemas, identificar falhas de processo e recomendar tarefas adicionais que possam ser retiradas da responsabilidade do executivo. • Esta função não inclui chamadas com clientes nem onboarding.

🎯 Requisitos

• Pelo menos 3 anos de experiência como Assistente Executivo, Coordenador de Vendas ou em função de suporte semelhante. • Perfil muito proativo, atuando como um “segundo cérebro”, capaz de auditar sistemas e identificar falhas sem precisar ser orientado. • Altamente organizado e atento aos detalhes. • Ágil e responsivo. O executivo nunca deve ficar esperando. • Disciplinado e profissional. • Excelente inglês escrito e falado. • Confortável em lidar com tarefas profissionais e pessoais. • Alta discrição ao lidar com informações de clientes, financeiras e de folha de pagamento. • Disponibilidade em período integral, das 9h às 17h no fuso horário Central dos EUA. • Internet de alta velocidade confiável e ambiente de home office silencioso. • Experiência com o Notion como CRM. • Familiaridade com ferramentas de IA, especialmente o Claude. • Experiência em operações de vendas ou suporte a vendas de alto valor. • Experiência com o GoHighLevel. • Familiaridade com Notion, Claude, Outlook, Dropbox, Zoom, Calendly, DocuSign, GoHighLevel, Kayak e aplicativos de companhias aéreas.

🏖️ Benefícios

• Remuneração em dólares americanos • Bônus de fim de ano, além de outros bônus aplicáveis • Auxílio para seguro-saúde • PTO + feriados • Treinamento e suporte contínuo da equipe FreedUp

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