Executive Assistant – Operations Coordinator

🕒 Julho 28

🇵🇭 Filipinas – Remoto

💵 $6 / hora

⏱ Meio Período

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 3%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Remote Raven

SiteLinkedInTodas as Vagas

11 - 50 funcionários

💼 Consultoria

📦 Logística

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

Remote Raven é uma agência de recrutamento que se especializa em conectar empresas a assistentes virtuais altamente qualificados das Filipinas. Eles oferecem um processo de contratação simplificado, onde especialistas locais em recrutamento avaliam candidatos para garantir que atendam às necessidades empresariais. A Remote Raven fornece trabalhadores remotos com conjuntos de habilidades diversificadas, incluindo funções em contabilidade, atendimento ao cliente, marketing e suporte técnico, tornando-se uma solução versátil para empresas que buscam aprimorar suas equipes de forma eficiente.

Descrição

• Review, prioritize, and sort the CEO and project team inboxes daily • Respond to routine emails within 24 hours; escalate complex or high-priority items promptly • Flag leads, referrals, and partnership opportunities requiring the CEO’s direct attention • Draft polished, professional, outgoing emails, proposals, and follow-ups • Monitor inbox cleanliness, archive and organize on a regular basis • Book meetings promptly, confirm with attendees, and include all relevant details • Proactively avoid scheduling conflicts and double-bookings • Organize and maintain project files across Google Drive and shared folders • Keep all shared workspaces (ClickUp, Google Drive, Gmail) clean and up to date • Assist with lead generation tasks, including CRM updates and outreach coordination • Research and compile a list of potential clients weekly and add to CRM • Reach out to a set number of leads via email or LinkedIn on a weekly cadence • Schedule and maintain a check-in cadence with referral partners (quarterly at minimum) • Update the CRM with accurate lead details and track responses efficiently • Manage active client projects in ClickUp: create tasks, track deadlines, and keep statuses current • Follow up with team members on overdue or at-risk tasks proactively • Weekly and as-needed calls with the CEO. Provide the CEO with a weekly project status summary and flag any issues or risks • Join client calls to capture action items and update project management tools in real time • Build and maintain ClickUp automations based on documented SOPs • Draft, document, and refine Standard Operating Procedures for recurring workflows (e.g., client onboarding, deliverables review, project launch and close) • Proactively identify bottlenecks and recommend process improvements without being prompted • Keep process documentation organized and accessible so the team operates consistently • Monitor the team inbox for client and project emails. Ensure no communication is missed • Coordinate client onboarding and offboarding logistics • Schedule calls and manage time zone differences for remote meetings • Create and send invoices within 24 hours of project milestones or per payment schedule, with zero errors • Track overdue invoices and follow up within 5 business days • Assist with customizing proposals in HoneyBook • Follow up with prospects and leads to move them toward a decision

🎯 Requisitos

• This is a part time role • Up to $6/hr • 100% Remote