Executive Assistant

🕒 Julho 28

🇵🇭 Filipinas – Remoto

💵 ₱1.800 - ₱2.000 / mês

⏰ Tempo Integral

🟡 Pleno

🟠 Sênior

👨‍💼 Assistente Executivo

👻 Score fantasma 12%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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MultiplyMii

SiteLinkedInTodas as Vagas

201 - 500 funcionários

Fundada em 2019

🎯 Recrutamento

🤝 B2B

Recruitment • B2B

MultiplyMii é um serviço de recrutamento e contratação remota que conecta empresas em crescimento com profissionais filipinos experientes em posições remotas, como marketing, operações, contabilidade/finanças, suporte ao cliente, SEO, e-commerce e gestão administrativa/projetos. A empresa oferece suporte completo no processo de contratação, incluindo planejamento de funções, sourcing, triagem e pré-seleção de candidatos, suporte estruturado para integração e orientação de longo prazo para contratações. A MultiplyMii também publica guias salariais, modelos de descrição de cargos, histórias de sucesso e oferece opções de contratação mais rápidas (Talent Overflow) e workshops estratégicos para ajudar as empresas a formarem equipes remotas eficientes e de alto desempenho nas Filipinas.

Descrição

• Manage executive inboxes and calendars, including scheduling, prioritization, and protecting focus time • Coordinate meetings end-to-end, ensuring seamless communication, conflict resolution, and follow-ups • Own task tracking in Asana by assigning, monitoring progress, and enforcing accountability on deadlines • Provide weekly updates on priorities, overdue items, and blockers to ensure smooth execution • Prepare agendas, materials, and capture notes with clear action items and timely follow-ups • Act as a communication bridge, following up with team members, vendors, and partners on behalf of leadership • Coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, and detailed itineraries • Handle pre-trip planning and scheduling to ensure smooth and organized travel experiences • Manage personal calendars, appointments, and family logistics such as school and activity schedules • Oversee household operations, including vendor coordination, subscriptions, and online orders • Assist in planning and coordinating company events, offsites, and key initiatives • Support team culture efforts such as onboarding, birthdays, and recurring operational checklists • Track expenses, collect receipts, and assist in maintaining accurate financial records • Organize systems (Google Drive, Asana) and recommend process improvements for better efficiency

🎯 Requisitos

• 3-5 yrs experience supporting executives with calendars, inboxes, and coordination. • Ability to manage high-volume inboxes, prioritize urgent messages, and follow up proactively. • Experience in creating clear notes, SOPs, and meeting summaries for team alignment. • Strong written and verbal communication with clarity, professionalism, and responsiveness. • Able to anticipate needs, identify gaps, and take action without constant direction. • Experience with Asana, ClickUp, or similar tools to track tasks and deadlines. • Proactive problem-solving and foresight to anticipate needs • Track action items and ensure completion across multiple stakeholders and projects. • Experience handling personal scheduling, travel, or family-related coordination tasks.

🏖️ Benefícios

• Professional development opportunities • Flexible work arrangements