Construction Executive Assistant – New Zealand Market

Vaga não está no LinkedIn

🕒 Abril 24

🇵🇭 Filipinas – Remoto

💵 ₱75.000 / mês

⏰ Tempo Integral

🟢 Júnior

🟡 Pleno

👨‍💼 Assistente Executivo

🚫👨‍🎓 Sem graduação necessária

👻 Score fantasma 44%

O que significa: quão provável esta vaga está aberta sem contratação ativa.Como ler: 60% ou mais significa que achamos que é uma vaga fantasma. Pontuações mais baixas preocupam menos.Como pontuamos: tempo em aberto, republicações, vagas abertas vs tamanho do time, rapidez para fechar vagas, e se o salário está divulgado.Observação: é uma estimativa de dados públicos, não um julgamento da empresa. Vagas reais podem ter pontuação alta, então use como uma dica, não como um fato.

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Pear Tree.

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1 - 10 funcionários

💼 Consultoria

📦 Logística

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

A Pear Tree é uma empresa de recrutamento e serviços de contratação offshore, nascida em Melbourne, que conecta empresas da Austrália, EUA e Reino Unido diretamente a profissionais offshore qualificados (principalmente das Filipinas) sem sobretaxas de agências. Eles oferecem suporte completo à contratação — sourcing, triagem, avaliações de habilidades, entrevistas em vídeo, verificação de referências — e oferecem assistência com folha de pagamento, Employer-of-Record e conformidade, além de uma garantia de substituição de seis meses. A Pear Tree recruta para funções em TI, vendas & marketing, finanças, criação, administração e operações, enfatizando economia de custos, pagamento direto aos talentos e fluxos de integração seguros.

Descrição

• Triage and prioritise a high volume of daily emails across both directors' inboxes • Flag urgent items and draft professional responses to key correspondence on the directors' behalf • Ensure no important communication goes unanswered or unactioned • Manage calendars for both directors, coordinating meetings, site visits, and deadlines • Keep both directors informed of upcoming priorities and time-sensitive commitments in advance • Monitor the production calendar in WorkflowMax to track active jobs and upcoming project deadlines • Review newly accepted quotes and confirm all required documentation is in place within internal files • Notify relevant team members — including the workshop manager, admin team, council contacts, project managers, and sales — when new jobs are activated • Proactively flag potential scheduling conflicts or documentation gaps before they escalate • Track asbestos job notifications and permit expiry dates across all active projects • Send timely reminders to the relevant team members to prevent compliance lapses or regulatory issues • Maintain an organised and up-to-date log of compliance obligations across active and upcoming jobs • Monitor government tender portals including GETS and other relevant platforms for suitable opportunities, alongside the internal QS • Summarise and flag relevant tenders for director review in a clear, concise format • Assist with the coordination of tender submissions as required • Conduct research tasks as directed — such as evaluating timesheet systems, supplier options, or industry tools • Provide clear, well-structured summaries to support director decision-making • Handle general administrative tasks to keep day-to-day operations running smoothly

🎯 Requisitos

• Minimum 2 years of solid, demonstrable experience as an Executive Assistant supporting multiple executives or directors within the Australian or New Zealand market • Background supporting directors or senior leaders in a trade, construction, or regulated industry environment • Familiarity with New Zealand compliance frameworks, permitting processes, or government procurement systems= • Experience with WorkflowMax or a comparable job/project management platform • Comfortable working with government procurement or tender portals (GETS or similar) • Strong written English with the ability to draft professional business correspondence and emails on behalf of senior leaders • Exceptional organisational skills — able to manage multiple priorities simultaneously without prompting • Experience monitoring and coordinating tender submissions in a support capacity • Comfortable working independently and remotely with minimal day-to-day supervision • Discreet, trustworthy, and professional — this role involves access to sensitive business and compliance information • Confident navigating digital systems and learning new platforms quickly