CPT-11496 Executive- und Team-Virtual-Assistant

Stelle nicht auf LinkedIn

🔥 vor 12 Minuten

🌏 Überall auf der Welt

⏳ Vertrag

🟡 Mittelstufe

🟠 Senior

👨‍💼 Assistenz der Geschäftsführung

👻 Geisterscore 25%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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20four7VA

WebsiteLinkedInAlle Stellen

51 - 200 Mitarbeiter

Gegründet 2010

💼 Beratung

📦 Logistik

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA ist ein spezialisierter Dienstleister für virtuelle Assistenz, der anpassbare Remote-Staffing-Lösungen für Unternehmen jeder Größe bereitstellt. Das Angebot umfasst ein breites Spektrum an Leistungen der virtuellen Assistenz – darunter administrative Tätigkeiten, Business Support, Marketing und technische Unterstützung –, damit Kundinnen und Kunden effizienter arbeiten und Gemeinkosten senken können. Mit einem leistungsstarken Team qualifizierter VAs stellt 20four7VA sicher, dass sich Unternehmen auf ihr Wachstum konzentrieren können, während ihre vielfältigen Anforderungen von erfahrenen Fachkräften erfüllt werden.

Beschreibung

• Outlook-Kalender des CEO verwalten, einschließlich Terminplanung, Umbuchungen, Zeitzonen und Reisezeiten • Besprechungsunterlagen, Tagesordnungen und relevante Hintergrundinformationen vorbereiten • Reisebuchungen und Reisepläne koordinieren • Belege und zugehörige Nachweise organisieren • Fristen, Termine, Vorträge und Zertifizierungen nachverfolgen • Prioritäten und Wiedervorlagen übersichtlich organisieren • Projekt-, Team-, Anbieter- und Pipeline-Informationen in Airtable pflegen • Wiederkehrende Dateneingaben, Datenbereinigungen und Datensatzpflege durchführen • Projektstatus aktualisieren und nach Besprechungen und Telefonaten für korrekte Informationen sorgen • Einfache Berichte und Ansichten zu Fristen, Aufgaben und Pipeline-Aktivitäten erstellen • Trello-Boards für neue Projekte einrichten und Kundendokumente in SharePoint organisieren • Anmel delisten, Teilnehmerinformationen und veranstaltungsbezogene Dateneingaben unterstützen • Veranstaltungsdienstleister recherchieren und eine Vorauswahl treffen, darunter Veranstaltungsorte, Catering, AV, Produktion, Vermietung, Transport und Personal • Angebote, Verfügbarkeiten, Versicherungsbescheinigungen, Steuerformulare und Anbieterinformationen anfordern und organisieren • Anbieter im direkten Vergleich gegenüberstellen • Anbieterdaten, Preise, Kontakte und Leistungsinformationen pflegen • Verträge, Anzahlungen und Zahlungsfristen nachverfolgen • Interne Besprechungen koordinieren, Notizen anfertigen und Maßnahmen nachverfolgen • Präsentationen, Berichte, Ablaufpläne und sonstige Kundenunterlagen formatieren und Korrektur lesen • Gemeinsame Dateien, Kontaktlisten und Unternehmensunterlagen organisieren • Dokumente und PDFs vorbereiten sowie Anfragen für elektronische Signaturen versenden • Einheitliche Ablage- und Benennungskonventionen sicherstellen • Bei der Planung von Social-Media-Beiträgen und der Pflege des Content-Kalenders unterstützen • Video- und Marketingdateien organisieren • Je nach Entwicklung des Geschäftsbedarfs weitere administrative Aufgaben übernehmen • Definierte, aufgabenspezifische Leistungen im Rahmen eines Vertrags mit selbstständigen Auftragnehmern und einer vereinbarten Leistungsbeschreibung erbringen

🎯 Anforderungen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder Administrative Assistant werden dringend bevorzugt • Erfahrung in der Unterstützung eines CEO, Gründers oder einer Führungskraft der oberen Ebene wird dringend bevorzugt • Erfahrung mit Airtable erforderlich • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 / Outlook erforderlich • Ausgeprägte Fähigkeiten in Dateneingabe und Administration erforderlich • Erfahrung in der Recherche nach Anbietern oder Lieferanten wird dringend bevorzugt • Erfahrung in Veranstaltungsplanung, Hotellerie und Gastronomie, Agenturen oder gemeinnützigen Organisationen von Vorteil • Erfahrung mit SharePoint und Trello bevorzugt • Erfahrung mit der Planung von Social-Media-Beiträgen von Vorteil • Sehr gut organisiert, proaktiv und zuverlässig • Fundierter Hintergrund als Executive Assistant sowie in der Backoffice-Unterstützung • Hervorragende schriftliche Englischkenntnisse und ausgeprägte Fähigkeiten im Korrekturlesen • Sicher im Umgang mit konkurrierenden Fristen und Prioritäten • Ausgeprägte Recherche- und Fähigkeiten zur Anbieterbeschaffung • Detailorientiert und mit sorgfältiger, korrekter Datenverwaltung • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Aufgaben ohne ständige Erinnerungen konsequent abzuschließen • Diskreter Umgang mit vertraulichen Kunden-, Finanz- und Vertragsinformationen • Sicher in der Unterstützung sowohl eines CEO als auch eines größeren Projektteams • Kenntnisse in Airtable, Microsoft 365 / Outlook, SharePoint, Trello, Google Docs / Google Sheets sowie Canva / PowerPoint • Grundkenntnisse in Plattformen für elektronische Signaturen bevorzugt • Englischkenntnisse bevorzugt; hervorragende schriftliche Englischkenntnisse erforderlich • Verfügbarkeit montags bis freitags zwischen 9:00 und 18:00 Uhr EST • Tätigkeit als selbstständiger Auftragnehmer im Rahmen eines Master Service Agreement und einer Leistungsbeschreibung erforderlich

🏖️ Vorteile

• Wettbewerbsfähige Vergütung • Wöchentliche Auszahlungen • Verschiedene offene Positionen verfügbar • Kostenlose Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten • Kontinuierliche Unterstützung und Anleitung • Eine lebendige Community, die jederzeit Unterstützung bietet • Je nach Leistung und Arbeitsaufkommen kann sich der Stundenumfang erhöhen • Abstimmung der Arbeitszeiten auf die vom Kunden bevorzugten Zeiten, soweit möglich