CPT-11461 Virtuelle Assistenz für Bauwesen, Büroorganisation und Abrechnungsunterstützung

Stelle nicht auf LinkedIn

🔥 vor 20 Minuten

🌏 Überall auf der Welt

⏱ Teilzeit

🟡 Mittelstufe

🟠 Senior

👨‍💼 Assistenz der Geschäftsführung

👻 Geisterscore 25%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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20four7VA

WebsiteLinkedInAlle Stellen

51 - 200 Mitarbeiter

Gegründet 2010

💼 Beratung

📦 Logistik

📣 Marketing

Consulting • Logistics • Marketing

20four7VA ist ein spezialisierter Dienstleister für virtuelle Assistenz, der anpassbare Remote-Staffing-Lösungen für Unternehmen jeder Größe bereitstellt. Das Angebot umfasst ein breites Spektrum an Leistungen der virtuellen Assistenz – darunter administrative Tätigkeiten, Business Support, Marketing und technische Unterstützung –, damit Kundinnen und Kunden effizienter arbeiten und Gemeinkosten senken können. Mit einem leistungsstarken Team qualifizierter VAs stellt 20four7VA sicher, dass sich Unternehmen auf ihr Wachstum konzentrieren können, während ihre vielfältigen Anforderungen von erfahrenen Fachkräften erfüllt werden.

Beschreibung

• Von Außenteams übermittelte Informationen zu den täglich abgeschlossenen Arbeiten prüfen • Tägliche Produktionsdaten in Fiber Field erfassen und aktualisieren • Präzise Auftragsprotokolle und zugehörige Nachweise pflegen • Für die wöchentliche Abrechnung benötigte Informationen organisieren • Einträge auf Vollständigkeit prüfen und fehlende Informationen kennzeichnen • Nach der Einarbeitung schrittweise Verantwortung für wiederkehrende Workflows zur Auftragsverfolgung übernehmen • Wöchentliche Außendienstprotokolle und zugehörige Dokumentation zusammenstellen • Für die Rechnungsstellung benötigte Informationen vorbereiten • Rechnungen in QuickBooks Online erstellen und pflegen • Eingereichte Rechnungen und den grundlegenden Zahlungsstatus nachverfolgen • Geordnete Unterlagen zur Abrechnung und zu Forderungen aus Lieferungen und Leistungen pflegen • Dazu beitragen, dass abgeschlossene Arbeiten fristgerecht dokumentiert und zur Zahlung eingereicht werden • Das allgemeine Gmail-Postfach überwachen und organisieren • Bei routinemäßigen Verwaltungs- und Aufgaben im Büromanagement unterstützen • Bei Bedarf ausgehende Geschäftsanrufe tätigen • Digitale Dateien und Dokumentationen übersichtlich verwalten • Mit zunehmendem Wachstum des operativen Geschäfts bei weiteren wiederkehrenden Backoffice-Aufgaben unterstützen • Zunächst eng mit dem Inhaber zusammenarbeiten, um die Unternehmensabläufe kennenzulernen, und anschließend schrittweise Verantwortung für die täglichen Support-Prozesse übernehmen • Im Rahmen eines Vertrags als unabhängige Auftragnehmerin bzw. unabhängiger Auftragnehmer professionelle, aufgabenspezifische Leistungen gemäß den vereinbarten Zeitplänen, Richtlinien und Ergebnissen erbringen

🎯 Anforderungen

• Abgeschlossene Erfahrung in der Verwaltung, Büroorganisation, Buchhaltungsunterstützung oder einem vergleichbaren Bereich erforderlich • Erfahrung mit QuickBooks Online stark bevorzugt • Erfahrung in der Rechnungsstellung oder im Forderungsmanagement bevorzugt • Sehr gute Kenntnisse in der Datenerfassung und im Umgang mit Tabellenkalkulationen erforderlich • Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse • Erfahrung im Bauwesen, im Baugewerbe, bei technischen Außendiensten oder in einem vergleichbaren Bereich ist von Vorteil, aber nicht erforderlich • Bereitschaft, kundenspezifische Bausoftware zu erlernen • Sicherer Umgang mit QuickBooks Online (stark bevorzugt) • Einarbeitung in Fiber Field wird angeboten • Kenntnisse in Gmail bzw. Google Workspace • Kenntnisse in Microsoft Excel bzw. Google Sheets • Kenntnisse in Google Voice oder einem vergleichbaren Geschäftstelefonsystem • Sehr gut organisiert und zuverlässig • Ausgeprägte Sorgfalt und hohe Genauigkeit bei der Datenerfassung • Freude an der Arbeit mit sich wiederholenden täglichen Produktionsdaten • Fähigkeit, neue Systeme schnell zu erlernen • Sicherer Umgang mit Rechnungsstellung und grundlegender Finanzverfolgung • Fehlende Informationen proaktiv erkennen • Bereitschaft, zunehmend Verantwortung für wiederkehrende Büroprozesse zu übernehmen • Bereitschaft, ein schnell wachsendes, außendienstorientiertes Unternehmen remote zu unterstützen • Klare, professionelle Kommunikation auf Englisch erforderlich • Verfügbarkeit für 20 vertraglich vereinbarte Stunden pro Woche, Montag bis Freitag, mit einer flexiblen täglichen 4-Stunden-Schicht zwischen 15:00 und 21:00 Uhr deutscher Zeit (entspricht 9:00 bis 15:00 Uhr EST)

🏖️ Vorteile

• Wettbewerbsfähige Vergütung • Wöchentliche Zahlungen • Verschiedene offene Stellen verfügbar • Kostenlose Schulungen und Weiterbildungen • Kontinuierliche Unterstützung und Anleitung • Eine lebendige Community, die jederzeit Unterstützung bietet • Flexible tägliche 4-Stunden-Schicht • Remote-Arbeit • Tätigkeit als unabhängige Auftragnehmerin bzw. unabhängiger Auftragnehmer