Executive Assistant (Assistenz der Geschäftsführung)

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Fast Company

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51 - 200 Mitarbeiter

Gegründet 1995

📱 Medien

🤝 B2B

💰 Seed im 2016-02

Media • B2B

Fast Company ist eine globale Wirtschaftsmedienmarke und ein Magazin, das sich auf Innovation, Technologie, Design, Führung und die Zukunft der Arbeit konzentriert. Es veröffentlicht Nachrichten, Analysen, ausführliche Features, Podcasts, Videos, Listen und Veranstaltungen zu Themen wie KI, Klimatechnologie, Produktdesign, Management und Arbeitsplatztrends. Fast Company bietet auch abonnentenexklusive Berichterstattung, Partnergeschichten, Werbung und Veranstaltungen, die auf Geschäfts- und Kreativprofis abzielen.

Beschreibung

• Leitung der Team-Operations einschließlich interner Kommunikation, Verteilung von E-Mail-Listen, Technologie, Upgrades, Koordination von Neueinstellungen, Unterstützung bei der Zeiterfassung usw. • Abstimmung mit anderen Mitarbeitenden und Abteilungen zur Unterstützung von Projekten und Initiativen. • Durchführung von Recherchen, Erstellung von Präsentationen (PowerPoint, Keynote, Documents, Excel) und Berichten sowie Nachverfolgung verschiedener Details. • Verwaltung von Terminkalendern und Koordination von Meetings. • Planung und Organisation von Reisebuchungen (national und international), einschließlich Recherche und Auswahl der besten Optionen sowie Bearbeitung notwendiger Änderungen/Anpassungen der Reiseroute. • Verlängerung von Mitgliedschaften, Visa, Kreditkarten etc. • Durchführung zahlreicher weiterer Ad-hoc-Projekte.

🎯 Anforderungen

• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einem Unternehmensumfeld • Starke administrative/organisatorische Fähigkeiten einschließlich Business-Etikette, Telefonannahme und Bearbeitung von Anfragen sowie die Fähigkeit, als Gatekeeper zu agieren und Personen bis zur Einhaltung von Fristen nachzuhaken • Fundierte Erfahrung mit Präsentationsprogrammen wie PowerPoint, Keynote, Google Slides und mit Kalenderverwaltung • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich • Hervorragende Multitasking-Fähigkeiten, Ausbalancieren konkurrierender Prioritäten und Abschließen von Aufgaben, häufig unter engen Fristen • Detailorientierte und kollaborative Arbeitsweise • Nachgewiesene Fähigkeit, Eigeninitiative zu ergreifen sowie vorausschauend zu denken und zu planen • Ausgeprägtes Auge für Details und Organisation mit hohem Anspruch an Fehlerfreiheit und korrekte Grammatik • Diskretion, gutes Urteilsvermögen und ein hohes Maß an Vertraulichkeit • Bereitschaft, überall dort mit anzupacken, wo es notwendig ist – kein Auftrag ist zu groß oder zu klein • Hervorragende intuitive Denkweise, kritische Urteilsfähigkeit und Problemlösungskompetenz • Hohe Dringlichkeit und starke Ergebnisorientierung; nicht ruhend, bevor das gewünschte Ergebnis erreicht ist • Fähigkeit, logische, vernünftige Entscheidungen zu treffen, wenn keine expliziten Vorgaben vorliegen.