Senior Executive Assistant – Executive Operations

Stelle nicht auf LinkedIn

🔥 vor 26 Minuten

🌏 Überall auf der Welt

⏰ Vollzeit

🟠 Senior

👨‍💼 Assistenz der Geschäftsführung

👻 Geisterscore 18%

Was es bedeutet: wie wahrscheinlich diese Stelle offen bleibt, ohne dass aktiv eingestellt wird.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Wie wir werten: Dauer offen, Neuveröffentlichungen, offene Stellen vs Teamgröße, wie schnell Stellen geschlossen werden, und ob ein Gehalt angegeben ist.Hinweis: eine Schätzung aus öffentlichen Daten, kein Urteil über das Unternehmen. Echte Stellen können hoch punkten, nutze es also als Hinweis, nicht als Fakt.

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ERGOMED

WebsiteLinkedInAlle Stellen

1001 - 5000 Mitarbeiter

Gegründet 1997

💼 Beratung

🏥 Gesundheitswesen

📦 Logistik

Consulting • Healthcare • Logistics

ERGOMED ist eine weltweit tätige Unternehmensgruppe, die spezialisierte Dienstleistungen für die Biotechnologie- und Pharmaindustrie erbringt. Sie ist in verschiedenen Geschäftsbereichen aktiv, darunter Ergomed Clinical Research, PrimeVigilance und ADAMAS Consulting, und bietet als Clinical Research Organization (CRO) umfassende Full-Service-Fähigkeiten. Mit Fokus auf Onkologie, seltene Erkrankungen und komplexe Studien bietet Ergomed zudem End-to-End-Pharmakovigilanz- und Medical-Information-Services sowie umfassende GxP-Audits. Ergomed unterstützt die Arzneimittelentwicklung mit einer globalen Präsenz in rund 100 Ländern.

Beschreibung

• Provide proactive, high-impact support to the CEO and Executive Leadership Team • Prioritise competing demands and protect executive focus on critical business matters • Act as a trusted liaison between executives and internal and external stakeholders • Manage the CEO’s complex calendar and ELT calendars across time zones • Coordinate meeting agendas, briefing materials, pre-reads and follow-ups • Own and maintain the annual and rolling ELT plan • Track leadership actions, decisions and deliverables through completion • Coordinate cross-functional inputs, deadlines and risk escalation • Maintain CEO office processes, templates, document control and SharePoint/Teams sites • Coordinate ELT meetings, offsites and leadership forums • Manage the Board and Committee meeting cycle, including calendars, agendas, papers, Board packs and logistics • Support Board and Committee meetings, capture actions and track completion • Draft, build and refine PowerPoint presentations and executive briefing materials • Prepare speaking notes and rehearsal materials • Manage end-to-end business travel, itineraries, visas, documentation and disruption handling • Process executive travel and expense claims • Support leadership offsites and internal events • Handle highly sensitive business and people information with discretion

🎯 Anforderungen

• Proven experience managing complex executive calendars and international travel • Significant experience supporting C-suite executives in a global organisation • Strong organisational and prioritisation skills in a fast-paced environment • Excellent written and verbal communication skills • High level of discretion and professionalism • Ability to manage complexity, ambiguity, and competing priorities • Experience working with a highly analytical, data-driven senior leader, with strong attention to detail and accuracy • Experience supporting Board and/or ELT meeting cycles, including agenda setting, paper preparation and follow-up • Advanced PowerPoint skills with proven ability to draft executive-level presentations and briefing materials • Advanced proficiency in Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, SharePoint) • Experience in pharma, CRO, or life sciences preferred • Exposure to executive operations, Chief of Staff, PMO or business operations roles preferred • Experience supporting multiple executives or an ELT preferred • Familiarity with global organisations and remote collaboration preferred • Comfort using data and AI-enabled tools to improve the efficiency and quality of executive support preferred • Must handle sensitive information in line with GDPR, data protection law, and sponsor and client confidentiality obligations

🏖️ Vorteile

• Remote work • Collaborative team environment • Opportunity to contribute to pharmaceutical treatments benefiting patients • Work with global teams across countries, cultures and time zones • Professional growth and meaningful career impact • Exposure to clinical research, pharmacovigilance and quality consulting • Leadership offsites and internal events