Housing & Delegate Management, Attendee Data Manager

🕒 vor 2 Monaten

🇮🇪 Irland – Remote

⏰ Vollzeit

🟡 Mittelstufe

🟠 Senior

📊 Data Scientist

👻 Geisterscore 37%

Was es bedeutet: die Wahrscheinlichkeit, dass für diese Stelle niemand wirklich einstellt.So liest du es: 60 % oder höher heißt, wir halten das für einen Geisterjob. Niedrigere Werte sind weniger bedenklich.Warum dieser Wert:

• Seit 70 Tagen offen.
• Stellen bei diesem Unternehmen werden meist in 21 Tagen besetzt.
• Kein Gehalt angegeben.

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501 - 1000 Mitarbeiter

💼 Beratung

🏥 Gesundheitswesen

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FIRST ist eine führende globale Agentur für Markenerlebnisse, die Dienstleistungen in den Bereichen Inhalt, Kreativität, digitale Technologie, Management und Lieferung sowie Daten und Erkenntnisse anbietet. Als Full-Service-Agenturpartner oder durch die Einbindung von Fachkräften in Kundenteams bringt FIRST Marken und Menschen durch kreative, vernetzte Erlebnisse zusammen. In 12 Ländern mit mehr als 900 Teammitgliedern tätig, arbeitet FIRST mit Kunden aus verschiedenen Branchen, darunter Finanzdienstleistungen, Technologie, neue und traditionelle Medien, Automobil, Luft- und Raumfahrt, Gesundheitswesen und professionelle Dienstleistungen. FIRST hat zahlreiche Auszeichnungen erhalten, darunter die Ernennung zu einer der Top 150 Event-Veranstalter & -Agenturen in den USA von Eventex, die Aufnahme unter die "200 Top Marketing Agencies" in 2023, 2022 & 2021 durch Chief Marketer, die Anerkennung als eine der "50 Top Event Companies" durch Special Events, die Aufnahme in die Top 100 "Best Places to Work in NYC" durch Crain's New York Business und die Auflistung als eines der "1000 Companies to Inspire Britain" von der London Stock Exchange Group. Mehr erfahren Sie unter www.firstagency.com

Beschreibung

• Lead housing and delegate management across events • Manage end-to-end registration for high-volume in-person, hybrid, and virtual events • Develop, test, and deliver event communications, including invitations, reminders, confirmations, and surveys • Manage attendee databases, including data entry, list generation, and analysis • Serve as the primary contact for attendee and client registration inquiries within agreed SLAs • Establish communications, reporting, operating processes, deadlines, escalation paths, and onsite approaches • Maintain documented process trails using standardized templates and ensure compliance with client and internal systems • Resolve complex exceptions and provide onsite leadership for priority programs • Review reporting and analysis and provide recommendations to stakeholders • Handle confidential invitee data and sensitive PII in accordance with compliance guidelines • Coordinate attendee logistics, including transportation, accommodations, gift sizing, and related data with clients, planners, and vendors • Oversee rooming lists, hotel submissions, pickup monitoring, reservations, VIP requirements, billing instructions, and final reconciliation • Lead strategy and delivery for complex, high-profile, multi-hotel, and concurrent programs • Resolve complex hotel, delegate, capacity, service, and data issues independently • Assess operational, room-block, attrition, service, and financial exposure and recommend mitigation strategies • Review contractual arrangements, identify issues, and advise clients and internal teams • Produce event materials such as badges, tent cards, place cards, departure notices, confirmations, agendas, and signage • Pack, order, and ship event supplies; maintain shipping grids and track deliveries • Support event project managers with logistics, production, onsite execution, pre-event and day-of support, and travel • Manage post-event attendee reporting • Mentor and train Coordinators, Associates, and new joiners

🎯 Anforderungen

• 5-7+ years of experience in Attendee Data Management, Housing and Delegate Management and/or Event Technology including meeting planning and coordination • Strong working knowledge of Cvent is preferred • Proficient with Microsoft Office, specifically Excel, including the VLOOKUP function, and PowerPoint • Proficiency with other event platforms such as Cvent, Aventri, Certain, Swoogo, Rainfocus, Eventbrite, or other registration website platforms is preferred • Experience scheduling/managing 1-on-1 meetings is a plus • Able to manage multiple projects simultaneously • Strong written and oral communication skills at all levels • Industry knowledge of new suppliers, services, and best practices • Client-centric, approachable, and able to adjust to client needs and styles • Motivated self-starter able to take direction and work independently • Ability to think innovatively • Flexible and willing to work outside normal business hours, including evenings and weekends • Willingness to travel when required to be onsite at events or troubleshoot remotely • Candidates must have the right to undertake the required work and travel without employer sponsorship or additional work authorisation

🏖️ Vorteile

• Group Income Protection • Private Medical Cover with Irish Life Health from day one • 25 Days Annual Leave PLUS Public Holidays • Personal Volunteer Day • 10 Days of Sick Pay each Year • Enhance Parental Leave (Maternity & Paternity) • Wellness Stipend • Mobile Phone Allowance • Pension Scheme Enhancements • Life Insurance • Travelcard Loan • Bike to Work Scheme • Discretionary Bonus Structure • Complimentary access to Headspace & Maven

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