Sekretär / Office Manager (w/m/d)

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Project Bay

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1 - 10 Mitarbeiter

Gegründet 2020

🏠 Immobilien

👥 B2C

Hospitality • Real Estate • B2C

Project Bay ist ein Unternehmen, das ein einzigartiges Workation-Erlebnis bietet, indem es professionelle Coworking Spaces mit Ferienunterkünften an schönen Orten wie der Lietzow-Bucht auf Rügen kombiniert. Sie bieten Coworking Spaces mit modernen Annehmlichkeiten wie High-Speed-Internet, Snackboxen und Konferenzräumen, zusammen mit entspannenden Unterkünften und Freizeitaktivitäten in einer natürlichen Umgebung. Project Bay zielt darauf ab, Arbeit und Freizeit zu verbinden und bietet kreative Umgebungen, die Produktivität und Genuss fördern.

Beschreibung

• Du erledigst den klassischen Schriftverkehr, verwaltest den Postein- und -ausgang und sorgst für ein strukturiertes Dokumentenmanagement (digital und analog). • Du bist die erste Anlaufstelle per Telefon und E-Mail für unsere Kunden, Partner und Dienstleister. • Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung. • Du koordinierst Termine, übernimmst die Reiseplanung für das Team und bereitest Meetings vor (z. B. Besprechungsräume richten). • Du sammelst, prüfst und sortierst Rechnungen und Belege, verwaltest Angebote und arbeitest hierbei eng mit unserer Steuerberatung bzw. GFs zusammen.

🎯 Anforderungen

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär:in, Hotelkauffrau/-mann) oder bringst mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Rolle mit. • Du bist absolut sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) bzw. der Google Workspace. • Du besitzt eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch) und hast ein freundliches, professionelles Auftreten. • Diskretion und Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich. • Du hast Freude an Routineaufgaben, behältst auch bei vielen gleichzeitigen Anfragen den Überblick und bist ein echter Teamplayer.

🏖️ Vorteile

• Eine gründliche Einarbeitung und einen sicheren Arbeitsplatz. • Ein sympathisches Team und eine offene Arbeitsatmosphäre. • Geregelte Arbeitszeiten (Teilzeit oder Vollzeit nach Absprache) für eine gute Work-Life-Balance.